Sistemas informáticos de facturación, factura electrónica, Verifactu… De un tiempo a esta parte se emplean mucho estos términos, pero no todo el mundo sabe exactamente lo que significan o a qué se refiere cada uno de ellos.
En este artículo vamos a aclarar conceptos y despejar dudas. Sobre todo en lo que se refiere a Verifactu y cómo afecta a los autónomos de nuestro país.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Verifactu es un sistema de facturación electrónica desarrollado por la AEAT (La Agencia Estatal de Administración Tributaria) para las empresas y autónomos con el objetivo de garantizar la trazabilidad y autenticidad de las facturas y prevenir el fraude fiscal.
El sistema Verifactu aprobado en el Real Decreto 1007/2023, busca modernizar el proceso, permitiendo a Hacienda verificar las facturas en el momento de la emisión. Por lo que no se trata de un programa de facturación, sino que Verifactu es una forma de cumplir con el Reglamento de facturación.
La normativa prevé dos formas de cumplir con el sistema, la modalidad Verifactu y la No Verifactu, en la que se deben conservar los registros de facturación en el Sistema emisor.
Además, se establecen una serie de pautas que deben cumplir todos los programas de facturación para asegurar, principalmente, que las facturas no se puedan modificar una vez emitidas, que los registros que se creen no se puedan alterar y que no se pueda llevar una doble contabilidad.
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Regístrate¿El sistema Verifactu afecta a los autónomos?
Sí, el sistema Verifactu afecta a todos los autónomos y empresas que emiten facturas en España (excepto País Vasco y Navarra), sin importar su tamaño o su sector y que utilicen un software para facturar.
No se aplica a los autónomos que se encuentran en regímenes especiales como lo son los de módulos o de recargo de equivalencia, o los empresarios que están adscritos al Suministro Inmediato de Información, ya que ya transmiten los registros en tiempo real a la AEAT.
¿Cuándo entra en vigor el uso de Verifactu para los autónomos?
Los autónomos que se dedican a la producción o fabricación de software ya deben tener sus programas de facturación adaptados al sistema Verifactu, desde el 29 de julio de 2025.
Las personas jurídicas con empresas con IS deberán implantarlo a partir del 1 de enero de 2026 con un software adaptado.
En cuanto al resto de autónomos y pymes, tienen hasta el 1 de julio de 2026 para adoptar un software de facturación que sea compatible con el sistema Verifactu, como lo es Holded.
¿Qué implica para los autónomos usar el sistema Verifactu?
Aunque a día de hoy los autónomos no están obligados a usar Verifactu, contar ya con un software de facturación que esté adaptado al sistema Verifactu puede facilitar el proceso en el futuro.
Además al usar un software de facturación compatible, como Holded, te aseguras de que los datos de la factura se envíen a la AEAT de forma automática, y se inlcuirá el QR de “factura verificable”por defecto.
Ten en cuenta de que aunque como autónomo no te encuentres obligado a usar Verifactu, es decir estés en modalidad No Verifactu, el software de facturación que utilices debes indicar si eres o no usuario de Verifactu, y almacenará los registros para enviarlos en caso de requerimiento.
¿Qué autónomos están obligados a utilizar Verifactu?
Los autónomos que se dediquen a crear programas informáticos de facturación, deben acogerse al sistema Verifactu y reunir una serie de requisitos que establece el Reglamento.
Para cumplir con esta normativa existen dos modalidades:
- El sistema Verifactu, que supone la remisión de los registros generados a la sede electrónica de la Administración tributaria.
- La modalidad de conservación de los registros en el sistema emisor (también llamada No Verifactu).
Esta normativa afecta a los autónomos (y resto de empresas) en el sentido de que si utilizan un software de facturación este debe cumplir con los requisitos que establece.
Pero en ningún caso es obligatorio que esté adaptado a Verifactu porque, como hemos comentado, se permite también la modalidad No Verifactu.
¿Cómo funciona Verifactu para los autónomos?
Para poder utilizar el sistema Verifactu, necesitas contar con un software de facturación homologado por la AEAT, como Holded.
Éste software te permite generar las facturas electrónicas verificables, incluyendo automáticamente el código QR y enviarlas desde su interfaz de forma segura a Hacienda en tiempo real.
¿Qué ventajas trae el sistema Verifactu para los autónomos?
Implementar el sistema Verifactu siendo autónomo ofrece una serie de ventajas, ya que las facturas que se generan a través del software son verificables y el cliente puede acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para comprobar, a través del código QR, su veracidad fiscal. Esto marca una interesante diferencia con la competencia, creando una ventaja competitiva.ç
El sistema Verifactu facilita tanto la confección de las autoliquidaciones obligatorias como la elaboración del Libro Registro de Facturas Emitidas.
De la misma manera, también se puede acceder y consultar las facturas recibidas que los proveedores hayan emitido utilizando el sistema Verifactu.
Además, no recibirá requerimientos de presentación de información relacionada por parte de la AEAT porque esta ya dispone de ellos. La tranquilidad y el ahorro de tiempo en este sentido puede ser importante.
¿Cómo implementar el sistema Verifactu siendo autónomo?
Merece la pena destacar los siguientes aspectos en cuanto a la implementación del Verifactu para los autónomos:
¿Qué tipos de sistemas existen para emitir facturas verificables con Verifactu?
El empresario o profesional que quiera emitir sus facturas de modo que sean verificables con Verifactu cuenta con dos posibilidades:
- Utilizar la aplicación que la Agencia Tributaria pondrá a disposición de los usuarios que lo deseen, aunque esta no se podrá utilizar ni para las facturas simplificadas ni para las que cuenten con varios destinatarios.
- Emplear cualquiera de los software que haya en el mercado y que lo incluya.
En este sentido, si decides implementar en tu empresa la factura electrónica con Holded será todo un acierto, porque se trata de una herramienta que destaca por su fácil manejo y que está adaptada al sistema Verifactu.
¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?
Las facturas Verifactu son verificables en la Agencia Tributaria y dicha operación se puede realizar con la URL que contiene su código QR.
¿Cómo enviar los registros de facturación a la AEAT?
La legislación exige que todos los programas informáticos de facturación tengan la capacidad de remitir a la Agencia Tributaria, por medios telemáticos y de manera segura y correcta, todos los registros de facturación.
Ahora bien, existen dos tipos de herramientas:
- Los adaptados al sistema Verifactu, que remiten la información de manera inmediata y automática.
- Los no adoptados al sistema Verifactu, que no realizan ese envío automático, pero que sí deben estar preparados para llevarlo a cabo ante un requerimiento de Hacienda.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el sistema Verifactu de la factura electrónica?
La factura electrónica es la que se emite en formato digital, es decir, se trata de un fichero que se expide, se envía y se recibe por medios telemáticos.
El sistema Verifactu es la remisión de los registros que se generan al emitir una factura a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Y dichos registros son verificables por el cliente, que puede acceder a ellos mediante el código QR que contiene la factura.
Se puede emitir una factura electrónica y no ponerla en conocimiento de la AEAT haciendo uso del Verifactu.
¿Qué consecuencias traería no usar un software de facturación adaptado a Verifactu?
Si el programa de facturación que utiliza la empresa no está adaptado al sistema Verifactu deberá cumplir una serie de requisitos que, para esos casos, establece la normativa.
En todo caso, es la propia entidad fabricante o suministradora del sistema informático la que debe certificar que cumple con la legislación vigente, lo que exime de responsabilidad a la empresa que emite las facturas.
¿Cómo me afecta Verifactu si soy autónomo?
Si emites facturas, deberás asegurarte de que cumplen con la normativa de Verifactu. Holded te ayudará a gestionar este proceso sin complicaciones.
¿Puedo seguir generando facturas en borrador antes de enviarlas?
Sí, los autónomos podrán crear facturas en modo borrador y revisarlas antes de enviarlas a la AEAT.
¿Qué ocurre con las facturas de gastos y compras?
Las facturas de gastos seguirán registrándose como hasta ahora. Si están sujetas a Verifactu, se enviarán automáticamente a la AEAT.
¿Se pueden programar facturas recurrentes en Verifactu?
Sí, Holded permitirá generar facturas recurrentes. Sin embargo, su envío a la AEAT dependerá de las reglas establecidas.
¿Las facturas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria?
Sí, una vez generadas y aprobadas, se enviarán a la AEAT de forma automática.
¿Quién envía la factura a la AEAT, el autónomo o el software?
El software de facturación, en este caso Holded, se encargará del envío automático de la factura a la Agencia Tributaria.
¿Cómo se anulan facturas en Verifactu?
Para anular una factura en Verifactu es necesario generar una factura rectificativa.
¿Puedo anular una factura y reutilizar el mismo número?
No, cada factura debe tener un número único, incluso si se emite una rectificativa.
