Muchas empresas cierran su contabilidad ignorando gastos devengados sin documentar y esto es algo que pone en riesgo la coherencia fiscal de sus cuentas. Es importante saber que la ausencia de una factura no exime del deber de declarar la obligación cuando el gasto ya existe.
Por eso, para ayudarte a evitar inconvenientes, en este artículo te vamos a explicar por qué y cómo debes contabilizar una factura pendiente de recibir y cuáles son las cuentas contables destinadas para tal fin.
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Empieza gratis¿Qué es una factura pendiente de recibir?
Una factura pendiente de recibir es la que surge cuando una empresa ya ha obtenido un bien o servicio, pero al cierre del mes o del ejercicio aún no ha recibido la factura del proveedor o acreedor. Esta situación se produce si la factura aún no ha sido emitida (facturas pendientes de emitir) o si todavía no ha llegado.
Diferencias entre albarán y factura
Muchas veces, una factura pendiente de recibir se basa en un albarán ya firmado, un documento que funciona como un comprobante de entrega y sirve para dejar constancia de que el cliente ha recibido un pedido o servicio. Sin embargo, el albarán no tiene valor contable ni fiscal. Es como un “recibí” firmado, sin precios obligatorios.
En cambio, la factura sí es un documento legal que genera obligaciones de pago, sirve para declarar impuestos y debe incluir datos clave como el precio, el IVA, la fecha y el emisor.
Por eso es importante conocer las diferencias entre albarán y factura, ya que, en el caso de una factura pendiente de recibir, se suele obtener el albarán primero y la factura después.
¿Es necesario el asiento provisional de la factura pendiente de recibir?
Sí es necesario el asiento de la factura pendiente de recibir, ya que, aunque todavía no se tenga el soporte documental definitivo, el gasto ya se ha generado. En este sentido, a nivel contable se requiere el registro de la factura pendiente de recibir para reflejar el pasivo y los gastos incurridos.
Así te aseguras de que los estados financieros muestren fielmente las deudas reales, que haya una correcta imputación de costes en el periodo en que realmente se han originado y que se mantenga la correlación temporal entre ingresos y costes conforme a dicho principio de devengo.
Esta obligación de asentar la factura pendiente de recibir se enmarca en el Plan General de Contabilidad (PGC) que establece que los gastos deben reconocerse cuando se devengan. Es decir, cuando se produce la transacción económica, no cuando se recibe la factura.
¿Puedo deducir el IVA de una factura que aún no he recibido?
No, no se puede deducir el IVA de una factura pendiente de recibir. Aunque se haya obtenido el bien o servicio, para poder deducir el IVA se necesita tener en el poder la factura completa y válida.
Esto se debe a que el derecho a la deducción del IVA nace en el momento en que se cumplen dos condiciones simultáneas:
- El IVA ha sido devengado, es decir, se ha realizado la operación de entrega de bienes o de prestación de servicios.
- El destinatario posee una factura válida según lo establecido en el artículo 97 de la Ley del IVA.
En caso contrario, aunque el gasto se registre contablemente como factura pendiente de recibir, el IVA soportado no puede incluirse en el modelo 303 hasta que llegue la factura.
Por ejemplo, si recibes mercancía el 25 de marzo, pero la factura te llega el 5 de abril, el gasto se imputa a marzo, pero el IVA solo podrás deducirlo en la declaración de abril (trimestre o mes, según el caso), porque fue entonces cuando tuviste en tu poder el documento fiscal.
Cuentas contables para las facturas pendientes de recibir
Cuando hay facturas pendientes de recibir no se puede utilizar la cuenta 400 de abono a Proveedores porque precisamente todavía no existe la factura. En estos casos, el PGC contempla cuentas específicas (la 4109 y la 4009), que son realmente subcuentas de ajuste, utilizadas de forma temporal hasta que se reciban las facturas reales (momento en el que se regularizan las operaciones).
Cuenta contable 4109
La “Cuenta 4109: Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir” se utiliza cuando se ha recibido un servicio (por ejemplo: asesoría, electricidad, transporte), pero no se ha recibido aún la factura correspondiente. Contablemente se registra un pasivo devengado por el valor estimado del servicio recibido.
Cuenta contable 4009
La “Cuenta 4009: Proveedores, facturas pendientes de recibir” se usa cuando se han recibido bienes materiales o mercancías, pero todavía no se ha emitido o recibido la factura. Al igual que en la 4109, se reconoce el gasto o activo y se registra el pasivo pendiente con carácter provisional.
¿Cómo hacer los asientos contables en las facturas pendientes de recibir?
Siguiendo los principios del Plan General de Contabilidad, los asientos contables en las facturas pendientes de recibir se realizan de la siguiente manera:
- Primero, se hace un registro contable al cierre del ejercicio (o periodo) en una de las cuentas transitorias (4109 o 4009 según sea el caso). Por ejemplo:
| Ejemplo de cuenta 4109 de Acreedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 629 Servicios exteriores | XXX € |
| 4109 Acreedores, f.p.r. | XXX € |
| Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 600 Compras de mercaderías | XXX € |
| 4009 Proveedores, f.p.r. | XXX € |
En ninguno de los casos se registra el IVA en estos momentos, porque no hay facturas. Solo los gastos devengados y las deudas.
- Después, cuando se recibe la factura con todos los datos, hay que sustituir la cuenta transitoria (4109 o 4009) por la cuenta del proveedor (400), e incorporar el IVA. Por ejemplo:
| Ejemplo de cuenta 4109 de Acreedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 4109 Acreedores, f.p.r. | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
| Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 4009 Proveedores, f.p.r. | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
¿Cómo contabilizar facturas de proveedores que no se van a pagar?
Cuando una factura de proveedor no se va a pagar, contablemente no basta con solo ignorarla o dejarla sin registrar. Hay que actuar según la causa real, es decir, en función de si se trata de una condonación, una devolución, una factura duplicada o una reclamación fallida, ya que cada caso tiene un tratamiento distinto.
- Condonación de deuda por parte del proveedor: si el proveedor decide perdonar total o parcialmente la deuda (por acuerdo comercial, liquidación, etc.), se considera un ingreso extraordinario o excepcional para la empresa. Por ejemplo:
| Asiento contable de condonación total | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 778 Ingresos excepcionales | XXX € |
| Nota: se elimina la deuda y se reconoce un ingreso, no sujeto a IVA. | |
- Factura anulada o errónea (duplicada, mal emitida): si la factura nunca debió emitirse o el proveedor la anula porque es incorrecta, debe emitir un abono o factura rectificativa. En este caso, no se trata de ingreso, sino de cancelación de la operación. Por ejemplo:
| Asiento contable al recibir el abono | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 600/627 (según el gasto) | XXX € |
| 472 IVA soportado (si aplica) | XXX € |
| Nota: se anula el gasto y el IVA deducido, si ya se había registrado. | |
- Factura impagada por conflicto o imposibilidad de cobro del proveedor: si la empresa decide no pagar la factura por conflicto contractual, inconformidad o el proveedor no reclama en un periodo prolongado, hay que hacer un asiento de baja de pasivo por prescripción o acuerdo, pero respaldado legalmente (lee más sobre cuándo prescribe una factura impagada). Por ejemplo:
| Asiento contable por prescripción o renuncia del proveedor | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 778 Ingresos excepcionales | XXX € |
| Nota: se recomienda documentar bien este asiento con soporte legal (acta, carta del proveedor, etc.). | |
- El proveedor desaparece o no ejecuta la entrega: si no hay entrega, ni servicio, ni forma de ejecutar el gasto y el proveedor no responde, puede eliminarse el pasivo si hay documentación que lo respalde. Por tanto, si nunca se registró el gasto ni el IVA, no hay problema; en el caso de que sí se haya registrado, hay que revertirlo con un asiento de anulación (como en el caso de la factura anulada). Por ejemplo:
| Asiento contable al recibir el abono | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 600/627 (gasto relacionado) | XXX € |
| 472 IVA soportado (si se dedujo) | XXX € |
| Nota: se revierte el gasto y el IVA deducido, y se elimina la deuda con el proveedor. | |
¿Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir del año anterior?
Para contabilizar las facturas pendientes de recibir del año anterior hay que realizar una serie de ajustes contables que garanticen que los estados financieros reflejen la imagen fiel del patrimonio y de los resultados, tanto del ejercicio anterior como del actual.
- Primero, se tiene que comprobar si el gasto fue devengado en el ejercicio anterior. Por ejemplo: el 28 de diciembre de 2024 se realizó una reparación de maquinaria, pero la factura llegó el 10 de enero de 2025. Entonces el gasto pertenece a 2024.
- Segundo, se tiene que registrar el asiento de ajuste con efectos retroactivos. Como la factura pertenece al ejercicio anterior, pero no se registró en su momento como “pendiente de recibir”, se debe contabilizar entonces como gasto del ejercicio anterior mediante una cuenta de ajuste (678 o 479).
| Asiento contable en el ejercicio actual (enero de 2025) | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 678 Gastos del ejercicio anterior | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
Se registra el gasto como “fuera de plazo”, separándolo del resultado de 2025. Así no distorsiona los gastos del nuevo ejercicio. Aquí te explicamos cómo contabilizar facturas atrasadas.
Por otro lado, si lo que se recibió en 2024 fue un activo (por ejemplo, mobiliario o maquinaria) y no se registró en su momento, el asiento se haría así:
| Debe | Haber |
| 21X Inmovilizado material | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
Además, se debería corregir también la amortización acumulada si ya ha comenzado su vida útil.
En el caso de que se haya registrado la factura como pendiente (cuenta 4109 o 4009), entonces, al recibir la factura, solo hay que revertir la cuenta transitoria y registrar el IVA:
| Debe | Haber |
| 4009 / 4109 | Base imponible |
| 472 IVA soportado | Cuota de IVA |
| 400 Proveedores | Total factura |
Ejemplo de contabilización de una factura que no se ha recibido aún
Veamos con el siguiente ejemplo práctico cómo contabilizar una factura pendiente de recibir:
- El 15 de junio de 2025, la empresa recibe una entrega de envases plásticos para productos alimentarios, pero el proveedor aún no ha emitido la factura.
- Valor estimado del pedido: 3.000 € + IVA (21%)
- Documento de respaldo: albarán firmado con fecha 15 de junio de 2025.
- Factura recibida: 30 de junio de 2025.
Como ya has recibido la mercancía y firmado el albarán, aunque aún no haya llegado la factura, debes registrar el gasto y la deuda provisional, pero aún sin registrar el IVA. Este sería el asiento contable correspondiente:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 600. Compras de mercaderías | 3.000,00€ | |
| 4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir | 3.000,00€ |
Este asiento refleja el gasto ya realizado y reconoce un pasivo temporal con el proveedor.
Luego, la factura llega con fecha 30 de junio y detalla:
- Base imponible: 3.000€
- IVA (21%): 630€
- Total: 3.630€
Entonces, se procede a reemplazar la cuenta provisional 4009 por la cuenta real del proveedor 400 y se incorpora el IVA deducible. Así:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 4009. Proveedores, f.p.r. | 3.000,00€ | |
| 472. IVA soportado | 630,00€ | |
| 400. Proveedores | 3.630,00€ |
De esta forma, la cuenta provisional se salda, se registra el IVA y queda la deuda real con el proveedor en la cuenta 400.
Todo este proceso paso a paso garantiza el cumplimiento del principio de devengo y refuerza la trazabilidad y coherencia en los cierres contables. Por eso, para evitar distorsiones contables al gestionar las facturas pendientes de recibir hay que registrar el gasto en el momento en que se produce la entrega y deducir el IVA únicamente cuando se recibe la factura conforme a la normativa.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas pendientes de recibir son gasto deducible?
Sí, siempre que el gasto esté devengado, justificado documentalmente y afecte a la actividad económica, aunque la factura aún no se haya recibido.
¿Las facturas pendientes de pago son activo o pasivo?
Son un pasivo, ya que representan una obligación de pago reconocida frente a terceros, incluso si la factura ya ha sido contabilizada previamente.
