Seguramente te ha pasado que has realizado una compra o contratado un servicio para tu negocio, lo has recibido y contabilizado, pero aún no tienes la factura física correspondiente en tu poder, sino que estás pendiente de recibirla. No registrar este gasto hasta que llegue el documento puede distorsionar tu imagen financiera real, mostrando una deuda menor de la que realmente tienes.
¿Cómo reflejar entonces este compromiso de pago de forma correcta en tus libros? La solución pasa por utilizar asientos contables específicos en los que se detalla la obligación pendiente.
En este artículo, te explicamos de manera práctica y sencilla el procedimiento paso a paso para contabilizar estas facturas pendientes de recibir. Aprenderás a utilizar las cuentas del Plan General Contable adecuadas para reflejar la deuda con tus proveedores y regularizarla una vez recibida la factura, manteniendo así tu contabilidad siempre precisa y al día.
Ahorra tiempo automatizando tu contabilidad'
Consulta tus estados financieros en tiempo real, calcula los impuestos por pagar y automatizar la presentación de algunos modelos
Empieza gratis¿Qué implica una factura pendiente de recibir?
Las facturas pendientes de recibir tienen sus propias características, que las diferencian contablemente de otro tipo de facturas:
- Generan una obligación de pago, puesto que se refieren a un bien o servicio que ya has recibido.
- No ha sido formalizada bien porque el proveedor no la ha emitido o porque no ha llegado a tiempo.
- No es una factura vencida (cuyo plazo de pago ya ha pasado), sino que no se ha pagado porque no ha llegado aún. Se considera una deuda pendiente de formalización.
La gestión de las facturas pendientes de recibir tiene ciertas implicaciones que debes conocer para cumplir correctamente con tus obligaciones contables. Una de ellas es el principio de devengo, según el cual debes registrar tus gastos cuando se producen, no cuando realizas el pago ni cuando recibes la factura.
Esto te ayuda a que los estados financieros de tu empresa sean más fieles a la realidad, ya que recogen los gastos realizados, aunque aún no se hayan pagado. Además, te permite realizar un control más exhaustivo de los pagos a proveedores y tomar mejores decisiones, ya que te permite tener a la vista todas tus obligaciones financieras.
Finalmente, otorgar a la facturas pendientes de recibir la misma importancia contable que a aquellas que ya están en tu poder te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales, especialmente al cierre de cada ejercicio o cierre contable.
Diferencias entre albarán y factura
Muchas veces, una factura pendiente de recibir se basa en un albarán ya firmado, un documento que funciona como un comprobante de entrega y sirve para dejar constancia de que el cliente ha recibido un pedido o servicio. Sin embargo, el albarán no tiene valor contable ni fiscal. Es como un “recibí” firmado, sin precios obligatorios.
En cambio, la factura sí es un documento legal que genera obligaciones de pago, sirve para declarar impuestos y debe incluir datos clave como el precio, el IVA, la fecha y el emisor.
Por eso es importante conocer las diferencias entre albarán y factura, ya que, en el caso de una factura pendiente de recibir, se suele obtener el albarán primero y la factura después.
¿Es necesario el asiento provisional de la factura pendiente de recibir?
Sí es necesario el asiento de la factura pendiente de recibir, ya que, aunque todavía no se tenga el soporte documental definitivo, el gasto ya se ha generado. En este sentido, a nivel contable se requiere el registro de la factura pendiente de recibir para reflejar el pasivo y los gastos incurridos.
Así te aseguras de que los estados financieros muestren fielmente las deudas reales, que haya una correcta imputación de costes en el periodo en que realmente se han originado y que se mantenga la correlación temporal entre ingresos y costes conforme a dicho principio de devengo.
Esta obligación de asentar la factura pendiente de recibir se enmarca en el Plan General de Contabilidad (PGC) que establece que los gastos deben reconocerse cuando se devengan. Es decir, cuando se produce la transacción económica, no cuando se recibe la factura.
Cuentas contables para las facturas pendientes de recibir
Cuando hay facturas pendientes de recibir no se puede utilizar la cuenta 400 de abono a Proveedores porque precisamente todavía no existe la factura. En estos casos, el PGC contempla cuentas específicas (la 4109 y la 4009), que son realmente subcuentas de ajuste, utilizadas de forma temporal hasta que se reciban las facturas reales (momento en el que se regularizan las operaciones).
Cuenta contable 4009
La “Cuenta 4009: Proveedores, facturas pendientes de recibir” se usa cuando se han recibido bienes materiales o mercancías, pero todavía no se ha emitido o recibido la factura. Al igual que en la 4109, se reconoce el gasto o activo y se registra el pasivo pendiente con carácter provisional.
Cuenta contable 4109
La “Cuenta 4109: Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar” se utiliza cuando se ha recibido un servicio (por ejemplo: asesoría, electricidad, transporte) por parte de un tercero que no se considera un proveedor principal, pero no se ha recibido aún la factura correspondiente.
¿Cómo hacer los asientos contables en las facturas pendientes de recibir?
Siguiendo los principios del Plan General de Contabilidad, los asientos contables en las facturas pendientes de recibir se realizan de la siguiente manera: en primer lugar, debes realizar el asiento de provisión en la cuenta 4009, debitando la cuenta de gastos o activos por el mismo valor.
Una vez que recibas la factura, tienes que ajustar la provisión, cancelando la cuenta 4009 y registrando la factura en su cuenta correspondiente. En detalle:
- Primero, se hace un registro contable al cierre del ejercicio (o periodo) en una de las cuentas transitorias (4109 o 4009 según sea el caso). Por ejemplo:
| Ejemplo de cuenta 4109 de Acreedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 629 Servicios exteriores | XXX € |
| 4109 Acreedores, f.p.r. | XXX € |
| Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 600 Compras de mercaderías | XXX € |
| 4009 Proveedores, f.p.r. | XXX € |
En ninguno de los casos se registra el IVA en estos momentos, porque no hay facturas. Solo los gastos devengados y las deudas.
- Después, cuando se recibe la factura con todos los datos, hay que sustituir la cuenta transitoria (4109 o 4009) por la cuenta del proveedor (400), e incorporar el IVA. Por ejemplo:
| Ejemplo de cuenta 4109 de Acreedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 4109 Acreedores, f.p.r. | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
| Ejemplo de cuenta 4009 de Proveedores | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 4009 Proveedores, f.p.r. | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
¿Cómo contabilizar facturas de proveedores que no se van a pagar?
Cuando una factura de proveedor no se va a pagar, contablemente no basta con solo ignorarla o dejarla sin registrar. Hay que actuar según la causa real, es decir, en función de si se trata de una condonación, una devolución, una factura duplicada o una reclamación fallida, ya que cada caso tiene un tratamiento distinto.
- Condonación de deuda por parte del proveedor: si el proveedor decide perdonar total o parcialmente la deuda (por acuerdo comercial, liquidación, etc.), se considera un ingreso extraordinario o excepcional para la empresa. Por ejemplo:
| Asiento contable de condonación total | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 778 Ingresos excepcionales | XXX € |
| Nota: se elimina la deuda y se reconoce un ingreso, no sujeto a IVA. | |
- Factura anulada o errónea (duplicada, mal emitida): si la factura nunca debió emitirse o el proveedor la anula porque es incorrecta, debe emitir un abono o factura rectificativa. En este caso, no se trata de ingreso, sino de cancelación de la operación. Por ejemplo:
| Asiento contable al recibir el abono | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 600/627 (según el gasto) | XXX € |
| 472 IVA soportado (si aplica) | XXX € |
| Nota: se anula el gasto y el IVA deducido, si ya se había registrado. | |
- Factura impagada por conflicto o imposibilidad de cobro del proveedor: si decides no pagar la factura por conflicto contractual, inconformidad o el proveedor no reclama en un periodo prolongado, hay que hacer un asiento de baja de pasivo por prescripción o acuerdo, pero respaldado legalmente (lee más sobre cuándo prescribe una factura impagada). Por ejemplo:
| Asiento contable por prescripción o renuncia del proveedor | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 778 Ingresos excepcionales | XXX € |
| Nota: se recomienda documentar bien este asiento con soporte legal (acta, carta del proveedor, etc.). | |
- El proveedor desaparece o no ejecuta la entrega: si no hay entrega, ni servicio, ni forma de ejecutar el gasto y el proveedor no responde, puede eliminarse el pasivo si hay documentación que lo respalde. Por tanto, si nunca se registró el gasto ni el IVA, no hay problema; en el caso de que sí se haya registrado, hay que revertirlo con un asiento de anulación (como en el caso de la factura anulada). Por ejemplo:
| Asiento contable al recibir el abono | |
| Debe | Haber |
| 400 Proveedores | XXX € |
| 600/627 (gasto relacionado) | XXX € |
| 472 IVA soportado (si se dedujo) | XXX € |
| Nota: se revierte el gasto y el IVA deducido, y se elimina la deuda con el proveedor. | |
¿Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir del año anterior?
Para contabilizar las facturas pendientes de recibir del año anterior hay que realizar una serie de ajustes contables que garanticen que los estados financieros reflejen la imagen fiel del patrimonio y de los resultados, tanto del ejercicio anterior como del actual.
La diferencia fundamental para asegurar que se hace de forma correcta estriba en si la contabilidad del año anterior está o no cerrada. En el caso de que la contabilidad del año anterior aún no esté cerrada, tienes dos opciones:
- Registrar tanto el gasto como el IVA en el año actual como si se tratara de una nueva compra. En este caso, debes actualizar el gasto y el IVA a la fecha actual.
- Registrar el gasto en el año anterior y el IVA en el actual. Para ello, debes registrar el gasto en el año anterior, utilizando la cuenta 678 Gastos de ejercicios anteriores o la cuenta 479 Otras provisiones y ajustes y, en la cuenta del proveedor, utiliza la subcuenta 4009 de facturas pendientes de recibir. Por otro lado, en el ejercicio actual, recibes la factura, saldas la deuda en la cuenta 4009 y registras el IVA correspondiente.
Si, por el contrario, la contabilidad del año anterior ya está cerrada debes seguir estos pasos:
- Registra un asiento de ajuste en el año actual, de forma retroactiva para el ejercicio anterior.
- Utiliza la cuenta correspondiente dentro del subgrupo 6 (60 o 62) y abona la cuenta 4009 de Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.
- Crea un asiento de ajuste en el año actual utilizando una cuenta de pérdida de ejercicios anteriores (por ejemplo, la 678) para reflejar tanto el gasto del ejercicio anterior y la deuda con el proveedor.
Si lo necesitas, consulta nuestro post acerca de cómo contabilizar facturas atrasadas.
| Asiento contable en el ejercicio actual (enero de 2025) | |
|---|---|
| Debe | Haber |
| 678 Gastos del ejercicio anterior | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
Se registra el gasto como “fuera de plazo”, separándolo del resultado de 2025. Así no distorsiona los gastos del nuevo ejercicio. Aquí te explicamos cómo contabilizar facturas atrasadas.
Por otro lado, si lo que se recibió en 2024 fue un activo (por ejemplo, mobiliario o maquinaria) y no se registró en su momento, el asiento se haría así:
| Debe | Haber |
| 21X Inmovilizado material | XXX € |
| 472 IVA soportado | XXX € |
| 400 Proveedores | XXX € |
Además, se debería corregir también la amortización acumulada si ya ha comenzado su vida útil.
En el caso de que se haya registrado la factura como pendiente (cuenta 4109 o 4009), entonces, al recibir la factura, solo hay que revertir la cuenta transitoria y registrar el IVA:
| Debe | Haber |
| 4009 / 4109 | Base imponible |
| 472 IVA soportado | Cuota de IVA |
| 400 Proveedores | Total factura |
Ejemplo de contabilización de una factura que no se ha recibido aún
Veamos con el siguiente ejemplo práctico cómo contabilizar una factura pendiente de recibir:
- El 15 de junio de 2025, la empresa recibe una entrega de envases plásticos para productos alimentarios, pero el proveedor aún no ha emitido la factura.
- Valor estimado del pedido: 3.000 € + IVA (21%)
- Documento de respaldo: albarán firmado con fecha 15 de junio de 2025.
- Factura recibida: 30 de junio de 2025.
Como ya has recibido la mercancía y firmado el albarán, aunque aún no haya llegado la factura, debes registrar el gasto y la deuda provisional, pero aún sin registrar el IVA. Este sería el asiento contable correspondiente:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 600. Compras de mercaderías | 3.000,00€ | |
| 4009. Proveedores, facturas pendientes de recibir | 3.000,00€ |
Este asiento refleja el gasto ya realizado y reconoce un pasivo temporal con el proveedor.
Luego, la factura llega con fecha 30 de junio y detalla:
- Base imponible: 3.000€
- IVA (21%): 630€
- Total: 3.630€
Entonces, se procede a reemplazar la cuenta provisional 4009 por la cuenta real del proveedor 400 y se incorpora el IVA deducible. Así:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 4009. Proveedores, f.p.r. | 3.000,00€ | |
| 472. IVA soportado | 630,00€ | |
| 400. Proveedores | 3.630,00€ |
De esta forma, la cuenta provisional se salda, se registra el IVA y queda la deuda real con el proveedor en la cuenta 400.
Todo este proceso paso a paso garantiza el cumplimiento del principio de devengo y refuerza la trazabilidad y coherencia en los cierres contables. Por eso, para evitar distorsiones contables al gestionar las facturas pendientes de recibir hay que registrar el gasto en el momento en que se produce la entrega y deducir el IVA únicamente cuando se recibe la factura conforme a la normativa.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas pendientes de recibir son gasto deducible?
Sí, siempre que el gasto esté devengado, justificado documentalmente y afecte a la actividad económica, aunque la factura aún no se haya recibido. Eso sí, recuerda que para la deducción del IVA necesitas haber recibido la factura (ya sea de forma física o electrónica) y que no hayan transcurrido más de 4 años desde la emisión de la misma.
¿Las facturas pendientes de pago son activo o pasivo?
Son un pasivo, ya que representan una obligación de pago reconocida frente a terceros, incluso si la factura ya ha sido contabilizada previamente.
