¿Qué es Verifactu y cómo afecta a tu facturación?

Seguro que ya has oído hablar de Verifactu, el nuevo sistema de validación de facturas de la Agencia Tributaria que ha llegado para cambiar la forma en que facturan autónomos y empresas. Desde su entrada en vigor, ciertos contribuyentes tendrán que facturar según los requerimientos de este sistema, lo que ya está generando dudas sobre cómo adaptarse sin complicaciones.

En este artículo descubrirás qué es Verifactu, quiénes deben usarlo y, lo más importante, cómo afecta a tu facturación diaria. No se trata solo de un trámite más: un error en el proceso puede acarrear sanciones o problemas con Hacienda. Pero no te preocupes, nuestro objetivo es guiarte paso a paso para que entiendas cómo cumplir con este requisito de la manera más sencilla y eficiente.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización en los procesos de contabilidad empresarial.

El sistema de emisión de facturas verificables Verifactu (o Veri*Factu) garantiza que las facturas de empresas y autónomos sean auténticas, íntegras y se pueda garantizar su trazabilidad a lo largo de todo el proceso, de forma que se pueda verificar la información y detectar fallos y anomalías en tiempo real.

Se trata de una de las principales novedades que introdujo la nueva ley Antifraude. Cada programa de facturación debe integrar el sistema Verifactu para ser un software certificado por la AEAT.

Características del sistema Verifactu

El sistema Verifactu afecta directamente a todos los programas de facturación electrónica. Los desarrolladores deben hacer una declaración responsable que implica que el software reúne una serie de características. Son las siguientes:

• Garantía de la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
• Generación inmediata de un registro de facturación de alta por cada factura emitida que facilite la trazabilidad.
• Envío de la información a la AEAT de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
• Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
• Garantía de generación de registros de facturación exactos y auténticos.
• Posibilidad de generar un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta en caso de emisión de una factura errónea.
• Integración de una herramienta para añadir una huella o hash y la firma electrónica, además de un código QR con datos identificativos.

Además, los desarrolladores de los softwares de facturación compatibles realizarán una declaración responsable en la que se asegure que el programa cumple todos los requisitos de Verifactu.

¿Qué implica la implementación del sistema Verifactu para las empresas?

La llegada de Verifactu supone un cambio importante en la gestión de la facturación para los autónomos y las pymes obligados a usarlo. Su implementación implica:

• Registro obligatorio de facturas emitidas y recibidas en tiempo real (o casi real), lo que aumenta la trazabilidad fiscal.
• Mayor control por parte de Hacienda, reduciendo el fraude pero también exigiendo mayor precisión en los datos.
• Adaptación de software y procesos: las empresas de facturación electrónica deberán integrar sus sistemas con la plataforma de la AEAT.
• Posibles sanciones por incumplimiento, por lo que es clave conocer los plazos y formatos admitidos.

Aunque al principio pueda parecer un trámite burocrático más, Verifactu busca agilizar y hacer más transparente la facturación. Las empresas afectadas deben prepararse para evitar errores y asegurar el cumplimiento sin complicaciones.

¿Cómo afecta el sistema Verifactu en el proceso de facturación y antifraude?

La implementación de Verifactu no solo cambia la forma en que autónomos y pymes gestionan sus facturas, sino que también refuerza el control fiscal para combatir el fraude.

En el proceso de facturación electrónica, el primer impacto es la obligatoriedad de registro en la AEAT, ya que las facturas emitidas y recibidas deben declararse en la plataforma mediante la integración con un software de facturación, ya sea público o de pago.

Además, se imponen plazos más estrictos, puesto que las facturas deben reportarse en 4 días (si se emiten a particulares) o en el plazo general de facturación (para empresas y autónomos).

Finalmente, el sistema será capaz de verificar de forma automática que los datos (NIF, importes, fechas) coincidan con los registros de Hacienda, evitando discrepancias. Gracias a esto, se facilita la lucha contra el fraude, la principal meta del nuevo sistema, ya que la AEAT podrá cruzar datos en tiempo real, se reducirán la cantidad de facturas en B, además de permitir que se agilice el sistema de inspecciones y, en su caso, de sanciones.

¿Quiénes están obligados a implementar Verifactu?

Lo primero que debemos aclarar es que una cosa es el programa y otra el profesional que tiene que usarlo: solo están obligados a implementar el sistema Verifactu los programas de facturación electrónica.

En principio, utilizar este sistema es opcional y voluntario para los autónomos y empresas, es decir, puedes decidir si quieres remitir voluntariamente tus facturas a Hacienda o no. En todo caso, aunque decidas no acogerte a Verifactu, el programa de facturación que utilices debe estar homologado.

Hay algunas excepciones a esta norma:

• Los territorios forales (que tienen sus propios sistemas).
• Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Aquellos que no están obligados a emitir facturas.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

El pasado 1 de abril de 2025 se publicó el Real Decreto 254/2025 por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Esta norma especifica los requisitos que deben cumplir los softwares de facturación y el periodo que tienen para hacerlo, de 9 meses, es decir, hasta el 1 de enero de 2026. Esto supone que:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas, sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras formas jurídicas que deben cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al Impuesto sobre Sociedades) tienen como plazo para adaptar sus programas de facturación hasta el 1 de enero de 2026.
• El resto de los obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades que, aunque deben cumplir con obligaciones de facturación, no están sujetas al Impuesto sobre Sociedades) tiene como límite el 1 de julio de 2026.

¿Es lo mismo Verifactu y factura electrónica?

Aunque a menudo se confunden, Verifactu y la factura electrónica son conceptos distintos, ambos relacionados con la modernización de la facturación y el control fiscal. Verifactu es un sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) que obliga a ciertos autónomos y empresas a registrar sus facturas (tanto emitidas como recibidas) en una plataforma oficial para garantizar la autenticidad y trazabilidad de las mismas.

Su objetivo principal es evitar el fraude, permitiendo que Hacienda cruce datos en tiempo real y no implica emitir facturas en un formato digital específico, sino comunicarlas a la AEAT en los plazos establecidos.

Por su parte, la factura electrónica es aquella que se genera en un formato digital, como XML o PDF con firma electrónica, que cumple con determinados estándares y requisitos para ser válidas sin un documento en papel que las respalde.

En España, ya es obligatoria para la contratación pública y, próximamente, se extenderá a más empresas (según la futura Ley de Facturación Electrónica).

Ambas iniciativas tienen como objetivo luchar contra el fraude y modernizar el proceso de facturación en España, pero de forma distinta. En cualquier caso, algunas soluciones de facturación electrónica pueden integrarse con el sistema Verifactu y, al contrario, todas las empresas que emitan facturas electrónicas pueden, si están obligadas, reportarlas también en VeriFactu.

¿Cómo es el proceso de emisión de facturas verificables con el sistema Verifactu?

Aunque todavía hay que esperar para ver cómo se implementa el sistema Verifactu y cómo funciona una vez que esté en marcha, hay muchas cosas que ya sabemos acerca del proceso de emisión de facturas verificables. En concreto, conocemos sus requisitos, sus características y cómo identificar las facturas Verifactu, como veremos a continuación.

¿Qué requisitos son necesarios para la emisión?

Según el Real Decreto 1007/2023, los sistemas informáticos homologados con Verifactu deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, la empresa o autónomo debe aceptar voluntariamente la remisión automática de sus facturas a Hacienda.

¿Cómo identificar las facturas Verifactu?

Identificar las facturas Verifactu es relativamente fácil, ya que tienen que reunir las siguientes características:

• Incluyen un código QR con datos identificativos.
• Incluyen la referencia “Verifactu”, que certifica que la factura ha sido generada mediante un sistema de emisión de facturas verificables.
• Se envían en formato XML a Hacienda de manera online.
• Estas facturas permiten la comprobación del comprador a través de la lectura del código QR.
• Debe existir como respaldo un registro de cada factura y evento.

¿Cómo es el proceso de registro de facturación con Verifactu?

Aún es pronto para saber cómo será el proceso de registro de facturación con Verifactu, porque no entra en vigor hasta el 1 de julio de 2025. No obstante, es esperable que su funcionamiento no diste mucho del de los actuales programas de facturación electrónica, con la salvedad de que el profesional puede decidir enviar o no las facturas a la AEAT de manera inmediata.

¿Se debe notificar a la AEAT los registros de facturación?

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. Esto significa que las empresas y los autónomos tienen dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a Hacienda (es la opción recomendada por la Administración).
• Registro sin envío de las facturas, que implica que cada registro tiene que estar firmado digitalmente y a disposición de la AEAT en todo momento.

Ojo, aunque la empresa o autónomo decida no enviar las facturas, el software de facturación que utilice debe ser capaz de hacerlo, ya que deberán enviarlas a Hacienda cuando lo solicite.

¿Cómo implementar el sistema Verifactu en tu empresa paso a paso?

No es que tengas que implementar el sistema Verifactu en tu empresa, sino que tienes que adquirir un software de facturación electrónica que esté homologado. Es decir, que tu programa para emitir facturas electrónicas debe contar con el sistema Verifactu. Para asegurarte de ello, puedes consultar la página web del desarrollador o dirigirte directamente al fabricante.

¿Qué software de facturación adaptado a Verifactu utilizar?

En el mercado encontrarás un montón de programas de facturación electrónica, pero para que sea realmente útil para ti, el elegido tiene que implementar el sistema Verifactu.

Holded se posiciona como una solución práctica para la gestión de facturación, especialmente en el contexto de Verifactu, gracias a su acreditación como Colaborador Social de la AEAT. Esta certificación garantiza que el software cumple con los requisitos técnicos y legales para integrarse directamente con los sistemas de Hacienda, facilitando el envío automatizado de facturas y reduciendo errores.

• Integración nativa con Verifactu: Holded te permite reportar las facturas emitidas y recibidas sin salir de la plataforma, cumpliendo con los plazos legales (4 días para particulares, 1 mes para empresas).
• Sincronización con la AEAT: valida automáticamente datos como NIFs o importes, minimizando riesgos de sanciones por discrepancias.
• Centralización de procesos: incluye herramientas para contabilidad, gestión de gastos y proyectos, eliminando la necesidad de usar múltiples programas.
• Trazabilidad: genera registros auditables, clave en caso de inspecciones.

A diferencia de opciones genéricas, Holded está específicamente adaptado a la normativa y te asegura actualizaciones automáticas ante posibles futuros cambios de la norma, lo que lo convierte en una alternativa eficaz para autónomos y pymes que buscan cumplir con Verifactu sin aumentar su carga administrativa.

Lo queramos o no, el sistema Verifactu ya está aquí y ha empezado a tocar las puertas de todas las empresas y autónomos. La factura electrónica va a suponer un gran cambio que afecta a todos los profesionales y, antes o después, tendrán que hacerse con un buen programa de facturación electrónica adaptado al sistema Verifactu.

Si tu software no cuenta con el aprobado de Hacienda, hay que optar por otro. En todo caso, si buscas un programa de facturación con ERP integrado con Verifactu, Holded te ofrece justo lo que necesitas y mucho más. Contabilidad, proyectos, inventario, CRM… Holded tiene todo lo que hace falta para gestionar tu negocio cuando quieras y donde quieras.

Preguntas frecuentes

Modalidad Verifactu	Modalidad no Verifactu
Envío automático de los registros de facturación a la AEAT.	Registro y almacenamiento de las facturas, que se deberán presentar por requerimiento de la AEAT.
Menor control fiscal al enviar las facturas en tiempo real.	Mayor posibilidad de controles tributarios.
Las facturas son verificables y dan más confianza a los clientes.	Las facturas no son verificables, lo que puede reducir la confianza de los clientes.
Reducción de obligaciones fiscales.	Más obligaciones fiscales.
Acceso a ayudas y servicios fiscales.	No da acceso a ayudas fiscales.
La conservación de los registros es responsabilidad de Hacienda.	La pérdida de los datos puede implicar incumplimiento de la obligación de conservación.
Requiere conexión permanente a internet para garantizar el envío de los archivos.	No requiere conexión permanente a internet.