¿Puede tener nómina un autónomo?

¿Eres autónomo y te preguntas si puedes tener una nómina como un empleado más? Es una duda común entre los trabajadores por cuenta propia, que en la mayor parte de los casos están sujetos a los ingresos impredecibles de las facturas. 

En este artículo te explicamos, de forma sencilla y práctica, en qué casos puedes tener nómina como trabajador por cuenta propia, cómo confeccionarla paso a paso, los conceptos clave que debe incluir y las diferencias esenciales con la de un empleado. 

Aprenderás a hacerlo de manera rápida y eficaz, para que puedas enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

¿Puede un autónomo puede tener una nómina?

No, los autónomos individuales no pueden tener nómina al recibir sus ingresos mediante facturas y no mediante nómina. Un autónomo individual no tiene una separación legal entre su patrimonio y el de su negocio y, por tanto, sus ingresos son rendimientos de la actividad económica y no salarios. 

¿Por qué un autónomo individual no puede tener nómina? 

Hay 2 motivos principales por los que un autónomo individual no puede tener nómina.

Ausencia de separación de patrimonio

Un autónomo individual no puede tener nómina debido a que no existe una distinción legal entre su patrimonio personal y el de su negocio. Esto implica que, al ser el propietario y responsable de todos los aspectos de la actividad económica, no se considera necesario ni posible que perciba un “sueldo” formal como lo haría un trabajador por cuenta ajena.

En lugar de ello, los beneficios del negocio se consideran como rendimientos de su actividad económica, los cuales se declaran y tributan de manera diferente.

Naturaleza de los ingresos

A diferencia de los trabajadores asalariados, los ingresos de un autónomo provienen de los rendimientos de su actividad económica, los cuales son evaluados y gravados según las normativas fiscales correspondientes a los autónomos.

Estos ingresos no se consideran un salario tradicional sujeto a nómina, sino que son el resultado de la generación de beneficios por la prestación de servicios o venta de productos.

Por ello, un autónomo no puede tener nómina, ya que su remuneración está ligada directamente a los beneficios netos que obtiene de su actividad y no a un salario fijo como en el caso de un empleado.

¿Cuándo un autónomo sí puede tener una nómina?

Si bien un autónomo individual no puede tener nómina, sí hay algunos tipos de autónomos que pueden recibir una nómina:

• Autónomos societarios. Si prestan servicios profesionales a la misma, pueden recibir mensualmente una nómina, siempre que se cumplan dos requisitos: debe estar regulado en los estatutos de la empresa y la nómina debe considerarse un gasto deducible.
• Autónomos colaboradores, es decir, familiares del autónomo principal que colaboran en el negocio habitual o puntualmente. 

En el caso de la mayor parte de los autónomos, el hecho de no poder tener nómina implica que la justificación de sus ingresos mensuales debe hacerse mediante otro tipo de documentación, como el certificado de retenciones (ingresos a cuenta del IRPF) o sus declaraciones de impuestos.

Esto es así porque, aunque el autónomo puede considerar “sueldo” el dinero que extrae de sus beneficios para sí mismo, legalmente esta cantidad se considera rendimientos de la actividad económica, no salario.

Autónomos individuales

Un autónomo individual desarrolla su labor profesional como persona física. En consecuencia, su empresa y él son, a efectos tributarios y jurídicos, exactamente lo mismo. Es evidente que este tipo de autónomos no puede tener nómina, ya que la misma no tiene ningún efecto fiscal.

Un autónomo con nómina individual no tiene sentido tributario, pero quizá sí práctico

Ahora bien, hay una cuestión que trasciende lo impositivo. Existen casos de autónomos que trabajan para una empresa además de por cuenta propia y que tienen, por tanto, unos ingresos fijos que les permiten asegurar el pago de parte de sus gastos. Pero en general no suele ser así: la mayoría de los autónomos depende de su negocio al cien por cien. Y, aunque tener nómina tal como lo entendemos no es posible, sí lo es ponerse un sueldo.

Esto no tiene ninguna relevancia en lo que a pago de impuestos se refiere (no hay nada que pueda desgravarse), pero es una solución interesante en el plano organizativo. Si separamos lo que necesitamos para nuestros gastos de la provisión de fondos para nuestra empresa estaremos mejorando la subsistencia y la solvencia del negocio.

Autónomos societarios

Bien, si hablamos de un autónomo con nómina estamos hablando de autónomos societarios. La diferencia entre un autónomo y un autónomo societario es, fundamentalmente, la figura jurídica que adopta la empresa. La entidad jurídica de la sociedad afecta directamente la remuneración de los socios, ya que determina cómo se gestionan los pagos y las responsabilidades fiscales.

En el caso del autónomo, hemos visto que la empresa es él mismo. Es decir, su número de identificación fiscal es el que aparece en su DNI. La empresa del autónomo societario, sea socio o administrador de dicha empresa, se crea bajo la figura jurídica de la sociedad.

Al tener la sociedad una personalidad jurídica propia, sí es posible fijar una nómina para retribuir el trabajo del autónomo societario dentro de aquella. Además, la retribución puede realizarse de diferentes formas, como salario o dividendos, lo cual afecta tanto la declaración de impuestos como la salud financiera de la entidad. Pero entonces, ¿siempre puede existir el autónomo con nómina dentro de la sociedad? Pues no: hay excepciones.

Excepciones a la nómina para los autónomos societarios

Con carácter general, las sociedades (como por ejemplo imprentas, servicios de mantenimiento, etcétera), sí pueden retribuir con nómina a su administrador y/o a sus socios.

Sin embargo, desde la entrada en vigor de la Ley de Sociedades Profesionales, en 2007, ciertos profesionales independientes (ingenieros, economistas, abogados, etcétera) ya no pueden tener un nómina, incluso aunque formen una sociedad. 

Por otro lado, la Ley 26/2014 del IRPF establece que los servicios que prestan los socios de este tipo de sociedades profesionales pasan a ser ingresos de actividades profesionales y no rendimientos del trabajo. Es decir: no tienen derecho a nómina.

¿De qué depende, entonces, que puedas cobrar o no una nómina como autónomo societario? De la actividad con la que la empresa se registre en el IAE. Para evitar incurrir en una infracción, lo mejor es consultar con un asesor fiscal antes de dar un paso en falso.

¿Cómo se puede poner sueldo un autónomo?

Más allá de las consideraciones fiscales, un autónomo puede ponerse un sueldo. Aunque sea una cuestión interna sin efectos fiscales (debemos tributar por todos nuestros ingresos y no solo por el salario que utilizamos para fines privados), es muy recomendable: ayuda a organizarse mejor y a visibilizar tus verdaderos ingresos netos después de pagos y gastos. 

En general, debes tener en cuenta estas cuestiones:

• ¿Qué ingresos fijos y esporádicos tienes? Con ellos tendrás que hacer una previsión al alza y otra a la baja y tomar un punto medio como ingresos estimados.
• ¿Cuáles son los gastos fijos derivados de tu actividad? Esto incluye la cuota de autónomos, sea la estándar, la tarifa plana o la próxima reducida, el transporte, el alquiler de un local y/o las facturas del lugar en el que desarrollas tu actividad, etcétera.
• Tu provisión de fondos para la compra de material para tu actividad.

Restando estos gastos, obtendrás el dinero del que dispones en un escenario ni demasiado pesimista ni demasiado optimista: ese sería tu salario. Es importante establecer un salario razonable en función de tus responsabilidades, ya que esto tiene implicaciones fiscales significativas.

¿Cómo elaborar la nómina de un autónomo societario?

Para un autónomo societario (o administrador de su propia sociedad), la elaboración de la nómina no es solo una opción de organización, sino un requisito legal obligatorio si tiene un contrato laboral con su empresa y percibe una remuneración por ello.

A diferencia de los autónomos individuales (o personas físicas), que facturan a sus clientes, un socio administrador que realiza funciones de dirección y gestión para su propia sociedad debe ser dado de alta en el Régimen General de la Seguridad Social como un empleado más a través del modelo TA.2/S, con su correspondiente nómina y cotización como asalariado.

La empresa (la sociedad) debe comunicar el alta en el censo de trabajadores de la Seguridad Social; es fundamental tener un contrato de trabajo formalizado, que justifique la relación laboral entre la sociedad (empresa) y el administrador (empleado).

El salario bruto que se establezca en la nómina determinará la base de cotización a la Seguridad Social y la base de retención del IRPF. Este salario debe ser razonable y acorde al mercado para el puesto que desempeña. No puede ser simbólicamente bajo ni excesivamente alto si la situación real de la empresa no lo justifica, para evitar problemas con Hacienda.

La nómina debe desglosar las siguientes deducciones, que la sociedad retendrá y ingresará a los organismos correspondientes:

Aportaciones a la Seguridad Social:

• Contingencias Comunes: se aplica un porcentaje sobre la base de cotización. Generalmente, el 28,30% (un 23,60% a cargo de la empresa y un 4,70% a cargo del trabajador).
• Desempleo: para contratos indefinidos, el 7,05% (5,50% empresa + 1,55% trabajador);para contratos temporales, el 8,60% (6,70% empresa + 1,90% trabajador).
• Formación Profesional: 0,60% (0,60% empresa + 0,10% trabajador).
• Retención del IRPF: se aplica el porcentaje de retención que corresponda según las tablas de Hacienda, en función del salario bruto anual estimado, la situación familiar y el tipo de contrato. Esta retención se ingresa mensualmente a Hacienda y se descuenta del salario del trabajador.

El salario neto es el resultado de restar al salario bruto todas las deducciones (la parte del trabajador de la Seguridad Social y la retención de IRPF), según la siguiente fórmula:

Salario Neto = Salario Bruto – (Cotiz. SS a cargo del trab. + Retención IRPF)

A continuación se debe emitir el recibo de salarios, es  decir, la nómina propiamente dicha. Este documento debe incluir toda la información exigida por el Estatuto de los Trabajadores:

• Datos de la empresa y del trabajador.
• Período de liquidación.
• Detalle de devengos (salario base, complementos, pagas extras prorrateadas).
• Detalle de deducciones (Seguridad Social e IRPF).
• Salario neto a percibir.
• Líquido total a percibir.

Ambos, empresa y trabajador deben firmar la nómina.

Finalmente, la sociedad tiene la obligación de ingresar mensualmente (a través del modelo TC-1 y TC-2) las cotizaciones sociales (parte de la empresa + parte del trabajador) a la Seguridad Social y trimestralmente las retenciones de IRPF a través del modelo 111.