¿El sistema Verifactu es gratuito? Estas son las mejores opciones y alternativas

La facturación electrónica es ya una realidad para autónomos y pymes, pero muchas empresas temen que adaptarse a este cambio implique nuevos costes. Si estás buscando una solución eficiente y económica, es probable que te hayas preguntado: ¿el sistema Verifactu es realmente gratuito o tendré que invertir más?

En este artículo, analizaremos a fondo si Verifactu cubre todas tus necesidades sin coste adicional o si, por el contrario, existen limitaciones que te obliguen a invertir en un software de pago. Además, exploraremos alternativas asequibles y sencillas para que puedas cumplir con la normativa sin complicaciones ni gastos innecesarios.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Para definir qué es el sistema Verifactu, podemos decir que es un sistema de facturación promovido por la Agencia Tributaria para reforzar el control fiscal mediante el envío automático de las facturas emitidas. Su objetivo principal es asegurar la trazabilidad de la información contable y prevenir el fraude, en el marco de la actual Ley Antifraude.

El sistema Verifactu no implica un formato específico de factura, sino una funcionalidad que los programas de facturación tienen que incorporar para poder cumplir con todas las nuevas obligaciones fiscales del futuro cercano.

¿Sabes qué implica la implantación de Verifactu para los autónomos? Te lo contamos aquí.

¿Cómo puedo utilizar Verifactu de forma gratuita?

Muchos negocios buscan cumplir con la normativa sin añadir nuevos costes a su operativa diaria. Si te estás preguntando si puedes usar Verifactu de forma gratuita, la respuesta es sí, aunque con ciertos matices.

A día de hoy existen dos caminos posibles: optar por un programa de facturación de pago que sea compatible con Verifactu o esperar a que la Agencia Tributaria habilite un sistema de facturación electrónica público compatible con Verifactu.

A día de hoy aún no existe una plataforma pública operativa para Verifactu gratis. Por lo tanto, si quieres empezar a trabajar con este sistema ya mismo, necesitas utilizar un programa de facturación de pago que cumpla con los requisitos técnicos de la AEAT, como Holded, que es colaborador social de la AEAT.

Ten en cuenta que, para cumplir con todos los requerimientos de Verifactu a largo plazo, es recomendable optar por soluciones que garanticen actualizaciones automáticas, seguridad legal y soporte técnico. En el caso de Holded, además de todo lo anterior, puedes disfrutar de un periodo de prueba gratuito de 14 días, durante los cuales podrás comprobar que el software se adapta a todas tus necesidades.

Alternativa gratuita de Verifactu: plataforma pública de Hacienda

La Agencia Tributaria tiene previsto habilitar un programa gratuito de facturación homologado con Verifactu para quienes no deseen contratar una solución privada, que permitirá emitir facturas que cumplan con el estándar de Verifactu, de forma completamente gratuita, y enviar automáticamente la información a Hacienda.

De hecho, ya existe el llamado punto FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), que permite presentar y gestionar facturas electrónicas generadas por las empresas, siempre y cuando se dirijan a la Administración Pública, por lo que resulta razonable pensar que la nueva plataforma funcionará de forma similar.

¿Cuándo está previsto su lanzamiento?

Según la información pública disponible, la plataforma gratuita Verifactu de la AEAT estará disponible cuando entre en vigor Verifactu de forma obligatoria, el próximo 1 de enero de 2026, para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2026 para el resto de obligados tributarios, según los plazos en vigor en este momento.

Características de la versión gratuita de Verifactu

Puesto que, como ya hemos explicado, Verifactu no es una plataforma en sí mismo, sino una funcionalidad que deben incorporar los programas de facturación, la nueva plataforma gratuita de la AEAT deberá cumplir con los siguientes requisitos (que ya cumplen los programas que, como Holded, se han adaptado con anticipación a la norma):

• Generación de facturas electrónicas adaptadas a los estándares exigidos por Verifactu.
• Comunicación con la AEAT: envía de forma automatizada las facturas a la Administración Tributaria, respetando los criterios de seguridad, integridad, disponibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
• Historial de operaciones: almacena acciones relevantes para mantener un seguimiento detallado de las transacciones realizadas en el módulo de facturación.
• Adecuación a la legislación: cumple con los requerimientos fiscales vigentes, verificando que toda la documentación generada se ajuste a la normativa aplicable.
• Protección y almacenamiento seguro: asegura que los archivos digitales se mantengan completos, resguardados, accesibles, legibles y libres de alteraciones no permitidas.
• Vinculación con recursos tributarios: al operar en sintonía con la plataforma de la Agencia Tributaria, simplifica la conexión con beneficios y herramientas fiscales asociadas a la digitalización de facturas.

Descubre en qué se diferencian Verifactu y el SII y cuándo usar cada uno

Limitaciones de las alternativas gratuitas de Verifactu

Aunque utilizar Verifactu gratis será posible en ciertos casos, tanto con programas de pago en sus versiones gratuitas como con la futura plataforma de la AEAT, estas alternativas tienen limitaciones que conviene tener en cuenta antes de tomar una decisión.

Carencias de los planes gratuitos de software privados

Casi todos los softwares privados de facturación tienen un plan de prueba gratuito, que puede ser realmente útil para probar si, realmente, sus funciones se adaptan a lo que necesitas.

Sin embargo, debes tener en cuenta que las versiones gratuitas o de prueba normalmente no te garantizan una adaptación completa al sistema y es muy posible que se queden desactualizadas en el caso de que en un futuro haya nuevos cambios en el reglamento de Verifactu u otras normas relacionadas en el futuro.

Limitaciones de la plataforma pública de Hacienda

La futura plataforma gratuita de la Agencia Tributaria te ofrecerá una forma oficial de cumplir con Verifactu sin pagar nada, pero es casi seguro que presentará desventajas importantes, especialmente para negocios en crecimiento:

• Número limitado de facturas: todo apunta a que el sistema gratuito de Verifactu estará pensado para autónomos con poca facturación, por lo que el volumen de facturas que se podrán emitir será reducido y poco escalable.
• Soporte al usuario escaso o inexistente: al tratarse de una herramienta pública, no esperamos que cuente con un soporte técnico de atención personalizada, sino que posiblemente las dudas o errores deberán resolverse por cuenta propia, lo que puede generar inseguridad en la gestión fiscal.
• Dificultad de traslado de los datos a y desde otras herramientas: no está claro si se podrán exportar fácilmente los datos contables desde un programa de pago hacia Verifactu o si este podrá integrarse con otras plataformas. Esto puede dificultar el crecimiento o la migración futura a un sistema más completo si tu volumen de facturación aumenta y necesitas pasar a un programa más funcional.
• Diseño poco intuitivo: históricamente, las plataformas de la AEAT no se han caracterizado especialmente por su facilidad de uso. Se espera que cuente con una interfaz funcional pero poco amigable.
• Olvida las facturas internacionales: todo indica que la plataforma estará centrada únicamente en facturación nacional, dejando fuera funcionalidades como la gestión del IVA intracomunitario o la emisión de facturas en otros idiomas o divisas.

Usar el Kit Digital para conseguir Verifactu gratis

Una forma inteligente de conseguir Verifactu gratis, es aprovechar las ayudas del Kit Digital. Este programa del Gobierno está pensado para impulsar la digitalización de autónomos y pymes, y cubre herramientas como software de facturación, contabilidad o gestión empresarial.

Al contratar un programa de facturación compatible con Verifactu a través del Kit Digital, puedes acceder a un plan subvencionado que te permite emitir facturas adaptadas al nuevo sistema sin tener que pagar por la solución durante el periodo cubierto por la ayuda, por lo que tendrás un software con Verifactu gratuito de la AEAT totalmente subvencionado.

Si todavía no has solicitado el Kit Digital, aún estás a tiempo: la convocatoria sigue abierta para diferentes segmentos de empresas en función de su tamaño. Y si ya lo tienes, asegúrate de elegir un proveedor, como Holded, que te permita adquirir Verifactu gratis sin complicaciones.

• Acceso a software de facturación y contabilidad durante 12 meses.
• Herramientas compatibles con Verifactu.
• Funciones extra como CRM, gestión de impuestos y control de gastos.
• Soporte técnico y formación inicial.

¿Elegir la opción gratuita de Verifactu o decantarse por la de pago?

A la hora de implementar Verifactu en tu negocio, la elección entre la solución gratuita de la AEAT o una de pago dependerá de varios factores: el volumen de facturación, tus necesidades operativas y el nivel de automatización que buscas. Ambas opciones son válidas, pero no ofrecen lo mismo.

Cuándo puede ser suficiente la opción gratuita de Verifactu de Hacienda:

• Eres autónomo o microempresa con muy pocas facturas mensuales.
• No necesitas integración con contabilidad, bancos o CRM.
• Tienes conocimientos técnicos para gestionar la plataforma pública sin soporte.
• No prevés crecimiento o internacionalización en el corto plazo.

En este caso, la plataforma pública de la AEAT, una vez se encuentre disponible, o un software con plan gratuito podrían cubrir tus necesidades básicas de cumplimiento legal.

Cuándo optar por una solución de pago de Verifactu:

• Necesitas emitir un volumen elevado de facturas.
• Buscas automatizar tareas contables y ahorrar tiempo.
• Quieres una solución con soporte técnico y actualizaciones automáticas.
• Necesitas cumplir Verifactu pero también gestionar impuestos, proyectos, cobros o equipos desde un mismo sistema.
• Trabajas con clientes internacionales o distintas divisas.

Una solución de pago compatible con Verifactu, como Holded, ofrece todo esto desde una única plataforma y puede resultar incluso gratuita, si la contratas con ayuda del Kit Digital.

¿Hay alternativas gratuitas para cumplir con la normativa que no sean Verifactu?

Cuando se habla de facturación digital, es muy habitual confundir Verifactu con otras herramientas o requisitos legales, como la factura electrónica.

Sin embargo, si tu negocio está obligado a cumplir con Verifactu, no existen alternativas legales que lo sustituyan. La normativa exige que las facturas emitidas cumplan con unos requisitos técnicos muy concretos y deben enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria.

Lo que sí existen son herramientas que ayudan a cumplir con otras normativas fiscales de forma gratuita, como:

• Emisión de facturas electrónicas básicas mediante plantillas o soluciones online gratuitas.
• Software de contabilidad limitado sin conexión con la AEAT.
• ERP en código abierto, aunque requieren conocimientos técnicos para configurarlos.

Estas herramientas pueden ser útiles para gestionar tu negocio de forma digital, pero no sustituyen a Verifactu si estás obligado a usarlo. Por tanto, es clave entender que Verifactu no es un complemento opcional, sino una exigencia legal que necesita una solución adaptada.