La validación de facturas electrónicas constituye un proceso técnico fundamental que garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal vigente y la correcta interacción con las administraciones públicas y entidades privadas.
Este procedimiento no solo asegura la autenticidad e integridad de los documentos, sino que también previene rechazos administrativos y posibles sanciones derivadas de incumplimientos normativos. La validación se ha convertido en un requisito indispensable para mantener relaciones comerciales fluidas con el sector público y prepararse para las futuras obligaciones del ámbito privado.
Automatiza la validación de tus facturas electrónicas
Genera facturas que cumplen automáticamente la normativa y valida documentos antes del envío en un abrir y cerrar de ojos
Comienza Gratis con Holded¿Qué significa validar una factura electrónica?
Validar una factura electrónica significa verificar que el documento cumple con todos los requisitos técnicos, estructurales y de contenido establecidos por la normativa vigente. Este proceso garantiza que la factura pueda ser procesada correctamente por los sistemas receptores y que contenga toda la información necesaria para su registro contable y fiscal.
La validación abarca múltiples aspectos: desde la correcta estructura del archivo XML hasta la presencia de todos los campos obligatorios, pasando por la verificación de la firma electrónica y el cumplimiento de los estándares de formato establecidos. Es un control de calidad integral que asegura la conformidad del documento antes de su envío definitivo, especialmente importante con la implementación de nuevos sistemas como Verifactu.
Según la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica, todas las facturas dirigidas a administraciones públicas deben ser electrónicas y, por tanto, validadas. La Orden HAP/1650/2015 regula específicamente los procedimientos de validación para garantizar la autenticidad y legalidad de estos documentos.
| ¿Conoces la Solución Pública de Facturación Electrónica? Te contamos todo lo que debes saber. |
Diferencia entre validar, firmar y conservar
La validación es el proceso de verificación técnica del formato y contenido de la factura antes de su envío. Comprueba que el documento cumple con los estándares establecidos y que contiene toda la información requerida.
La firma electrónica es el mecanismo que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del documento, asegurando que no ha sido modificado tras su emisión. Es un requisito técnico que se aplica al documento durante su creación.
La conservación es la obligación de mantener las facturas electrónicas archivadas durante el período establecido por la normativa (mínimo 4 años), garantizando su accesibilidad y legibilidad durante todo este tiempo.
Consecuencias de no realizar la validación correctamente
La falta de validación adecuada puede derivar en sanciones administrativas por incumplimiento de las obligaciones de facturación. La Agencia Tributaria puede imponer multas que van desde los 150 hasta los 6.000 euros, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.
Además, las facturas no validadas correctamente son rechazadas automáticamente por los sistemas de las administraciones públicas, generando retrasos en los pagos y complicaciones administrativas. Esto puede afectar significativamente el flujo de caja de la empresa.
Finalmente, durante una inspección fiscal, la presentación de facturas electrónicas no conformes puede ser considerada como una irregularidad grave, pudiendo derivar en la no deducibilidad de gastos o en la imposición de sanciones adicionales.
Requisitos para una validación exitosa
Una validación exitosa requiere el cumplimiento simultáneo de requisitos técnicos y de contenido que aseguren la conformidad integral del documento electrónico.
Formato XML
El formato XML es obligatorio para las facturas electrónicas dirigidas a administraciones públicas, específicamente el formato Facturae en sus versiones 3.2 o 3.2.1. Este formato estructurado permite el procesamiento automatizado de la información y garantiza la interoperabilidad entre sistemas.
El archivo XML debe seguir estrictamente el esquema (XSD) establecido por el Ministerio de Industria, con una estructura jerárquica que incluye cabecera, datos del emisor y receptor, líneas de factura e información fiscal. Cualquier desviación de este esquema puede provocar el rechazo automático de la factura.
Comprobaciones esenciales antes de subir el archivo
Antes de proceder a la validación, es fundamental verificar que el archivo XML contiene todos los elementos obligatorios: datos identificativos del emisor y receptor, numeración secuencial, fecha de emisión, descripción de productos o servicios, bases imponibles, tipos de IVA aplicables e importes totales.
La estructura debe incluir la declaración XML correcta, el namespace apropiado y todos los elementos obligatorios según el esquema Facturae. Los campos de texto deben respetar las limitaciones de caracteres establecidas y utilizar la codificación UTF-8.
Los sellos de tiempo son claves para la integridad temporal del documento, certificando el momento exacto de su creación. Aunque no son obligatorios en todos los casos, su inclusión aporta mayor seguridad jurídica y facilita la resolución de posibles disputas.
Además, la factura debe incluir la firma electrónica del emisor mediante un certificado digital válido. Este certificado debe estar vigente en el momento de la firma y emitido por una autoridad de certificación reconocida. La validación verificará automáticamente la validez y vigencia del certificado.
Dónde validar una factura electrónica
La validación de facturas electrónicas se puede realizar a través de diferentes plataformas según el destinatario final del documento, existiendo sistemas específicos para el sector público y herramientas para el ámbito privado.
Validación para proveedores del sector público (administraciones)
Las facturas dirigidas a administraciones públicas deben validarse obligatoriamente a través de los puntos generales de entrada habilitados oficialmente.
FACE
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es la plataforma oficial de la Administración General del Estado para la recepción y validación de facturas electrónicas. Accesible en face.gob.es, permite tanto la validación como el envío de facturas a organismos estatales, autonómicos y locales adheridos. Para generar facturas compatibles con esta plataforma, es fundamental conocer cómo generar FACE con Facturae.
La plataforma realiza validaciones automáticas de formato, estructura y contenido, proporcionando informes detallados sobre errores detectados. También permite consultar el estado de las facturas enviadas y descargar acuses de recibo de las operaciones realizadas.
FACeB2B
FACeB2B es la evolución de FACe orientada a facilitar la facturación electrónica entre empresas. Aunque aún está en desarrollo, se prevé que incluya funcionalidades de validación similares a FACe pero adaptadas a las relaciones comerciales privadas.
Portales de validación autonómicos y locales
Muchas comunidades autónomas y entidades locales han desarrollado sus propios puntos de entrada de facturas electrónicas. Ejemplos destacados incluyen los portales de la Generalitat de Cataluña, la Junta de Andalucía o el Ayuntamiento de Madrid, cada uno con sus especificidades técnicas.
Validación en el ámbito privado
Para las relaciones entre empresas privadas, la validación no es actualmente obligatoria, pero se recomienda como buena práctica para asegurar la correcta recepción y procesamiento de las facturas.
Validadores online de terceros
Existen múltiples herramientas online gratuitas que permiten validar la estructura y formato de archivos Facturae antes de su envío oficial. Estas herramientas son especialmente útiles para detectar errores básicos y realizar pruebas preliminares.
Herramientas integradas en software de contabilidad y gestión
Los principales programas de contabilidad y facturación incluyen validadores integrados que verifican automáticamente el cumplimiento normativo antes de generar el archivo final.
Plataformas como Holded integran validadores automáticos que comprueban la estructura XML, verifican los campos obligatorios y aseguran el cumplimiento de la normativa FACE antes de la emisión, garantizando que las facturas sean válidas desde el primer momento.
Validación en FACE paso a paso
El proceso de validación en FACe sigue una secuencia específica que garantiza la correcta verificación del documento antes de su registro definitivo.
Acceso e identificación en la plataforma
El acceso a FACe requiere identificación mediante certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve. Una vez autentificado, el usuario accede al panel principal donde puede gestionar facturas, consultar estados y acceder a las herramientas de validación.
La plataforma mantiene un registro de todas las operaciones realizadas por cada usuario, facilitando el seguimiento histórico de las facturas enviadas y su estado de procesamiento.
Carga del fichero XML y parámetros de la validación
El proceso de carga permite seleccionar el archivo XML desde el dispositivo local y especificar parámetros adicionales como la unidad destinataria, el tipo de operación y observaciones complementarias.
Durante la carga, FACe realiza una primera validación básica del formato y tamaño del archivo. Si detecta problemas evidentes, los notifica inmediatamente sin procesar el documento completo.
Interpretación del informe de resultados
Los resultados de validación se clasifican en tres categorías principales:
- Éxito: la factura cumple todos los requisitos y puede procesarse sin problemas. Se genera un acuse de recibo y la factura queda registrada en el sistema.
- Advertencias: se detectan aspectos mejorables que no impiden el procesamiento pero que podrían causar problemas futuros. Es recomendable revisar y corregir estos aspectos.
- Errores: se identifican problemas que impiden el procesamiento de la factura. Es obligatorio corregir todos los errores antes de reenviar el documento.
En caso de errores, el informe detalla específicamente cada problema detectado. Además, se indica la línea del archivo XML donde se encuentra el error y se sugiere la corrección necesaria.
Errores comunes y cómo solucionarlos
Es clave identificar los errores más frecuentes. Estas son algunas soluciones simples para cada uno:
Error en la firma electrónica
Los problemas de firma electrónica suelen relacionarse con certificados caducados, algoritmos de firma no soportados o incorrecta aplicación de la firma al documento XML. La solución pasa por verificar la vigencia del certificado, utilizar algoritmos SHA-256 o superiores y asegurar que la firma abarca todo el documento.
Esquema incorrecto
Los errores de esquema ocurren cuando el archivo XML no se ajusta a la estructura definida en el XSD oficial. Esto incluye elementos faltantes, atributos incorrectos o valores fuera de los rangos permitidos. La revisión manual del esquema y el uso de validadores XSD previos ayudan a identificar estos problemas.
Factura duplicada
La detección de facturas duplicadas se basa en la combinación de emisor, receptor, número de factura y fecha. Para resolver este error, es necesario verificar que no se ha enviado previamente la misma factura o, en caso contrario, utilizar una numeración diferente para el nuevo envío.
