Buscar atajos para reducir costes es una práctica habitual en la gestión fiscal y contable de autónomos y empresas. Utilizar un software de doble uso, esos programas que permiten llevar una contabilidad paralela para ocultar ingresos o manipular datos ante Hacienda, puede ser una tentación, pero debes saber que es ilegal y puede conllevar sanciones graves.
Aquí te contamos qué dice la ley sobre el software de doble uso, cómo las autoridades detectan estos sistemas y, sobre todo, cómo garantizar que tu facturación cumpla con la normativa sin exponerte a riesgos. Además, te ofreceremos alternativas legales y sencillas para optimizar tu contabilidad sin infringir la ley.
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Empieza gratis¿Qué es el software de doble uso o software de doble contabilidad?
El software de doble uso o software de doble contabilidad es un programa informático diseñado específicamente para manipular registros contables y fiscales de una empresa o de un autónomo, con el objetivo de ocultar ingresos, evadir impuestos o falsear datos económicos.
Su función principal es permitir que el usuario gestione dos versiones diferentes de su contabilidad: por un lado, la versión oficial que se presenta ante Hacienda o los organismos fiscales y, por otro, la versión real u oculta, que contiene todas las ventas y operaciones reales, incluidas las que no se declaran oficialmente.
Aunque pueda parecer complejo, el funcionamiento de estos programas es sencillo para el usuario. Habitualmente, el sistema permite emitir todas las facturas y tickets normalmente e incorpora funciones ocultas que permiten decidir qué operaciones “ocultar” o no declarar.
Estos son algunos de los usos ilegales más habituales de los softwares de doble uso:
- Ocultación de ventas en efectivo. Un restaurante, tienda o pequeño comercio que recibe pagos en efectivo puede no registrar algunas ventas de forma oficial, eliminándolas del sistema contable.
- Modificación de facturas. Un profesional o empresa puede emitir una factura completa, pero luego borrar o modificar la operación para que no figure como ingresada en la contabilidad oficial.
- Generación de dos libros contables distintos, uno oficial para Hacienda (con ingresos reducidos) y otro interno, que refleja la realidad del negocio.
Qué dice la ley sobre el software de doble uso
Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2021 de 09 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, se prohíbe expresamente la fabricación, distribución, comercialización y tenencia de este tipo de software.
- Está prohibido cualquier programa que permita alterar la contabilidad.
- Solo se pueden utilizar sistemas informáticos que garanticen la integridad, conservación y trazabilidad de los datos contables y fiscales.
¿Quiénes pueden ser sancionados? Las sanciones no solo afectan a quienes utilizan el software, sino también a fabricantes, distribuidores y usuarios finales (autónomos, pymes y empresas).
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¿Por qué está prohibido el software de doble uso?
La utilización de programas que permitan alterar los registros de facturación y contabilidad de una empresa o autónomo no solo está expresamente prohibida en España, sino también en muchos otros países, debido a los graves perjuicios que ocasiona tanto a nivel económico como social. Su uso no solo vulnera la ley, sino que afecta directamente al sistema fiscal, la competencia entre empresas y la confianza en el mercado.
Fraude fiscal
De hecho, el objetivo principal de este tipo de software es facilitar el fraude fiscal, ocultando a la hacienda pública ingresos y reduciendo la carga tributaria de forma ilícita e ilegal. Esto afecta directamente a la recaudación pública y, en consecuencia, a los recursos que el Estado puede destinar a sanidad, educación, subvenciones, etc.
Competencia desleal
Los programas de doble uso generan una competencia desleal entre empresas, puesto que quienes los utilizan pueden ofrecer precios más bajos que su competencia, al ahorrar fraudulentamente en impuestos, disfrutando importantes ventajas económicas frente a quienes cumplen la ley.
Esto perjudica gravemente a los autónomos y pymes que sí cumplen sus obligaciones fiscales y que, además, pueden verse forzados a competir en desigualdad de condiciones. En un mercado donde algunos ocultan ventas y otros no, la competencia deja de ser justa y afecta a la sostenibilidad de los negocios legales.
¿Qué sanciones implica la utilización de software de doble uso?
El nuevo reglamento desglosa las características que ha de tener un software para ser legal y adaptarse a la ley antifraude, así como qué funcionalidades están estrictamente prohibidas con el objetivo de garantizar la trazabilidad de las facturas, así como la integridad y accesibilidad de los datos contables y fiscales.
La normativa establece sanciones y multas económicas de distinta gravedad por la utilización de programas de doble uso con el objetivo de ocultar parte de la facturación a la AEAT. Las sanciones pueden alcanzar:
- Hasta 50.000 euros por cada ejercicio económico donde se haya detectado su uso.
- Hasta 150.000 euros si hay reincidencia o agravantes.
Además, el autónomo o empresa infractora deberá regularizar su situación fiscal, con los correspondientes recargos e intereses.
Por otro lado, debes saber que puede existir responsabilidad penal si las autoridades consideran que hay delito fiscal. Y, sin llegar a consecuencias tan graves, podrías dejar de percibir ayudas públicas o subvenciones a las que tuvieras derecho y sufrir daños reputacionales graves.
Por si esto fuera poco, podrías
- Se podrían bloquear ayudas públicas o subvenciones.
- La empresa podría sufrir daños reputacionales graves.
Cómo evitar sanciones: claves para cumplir con la normativa
Como venimos defendiendo durante todo el artículo, tanto si eres autónomo como si tienes una pyme, es fundamental que tu sistema de facturación cumpla con la normativa vigente para evitar posibles sanciones económicas y problemas legales. Aquí te explicamos las claves esenciales para garantizar que tu negocio está en regla.
Utiliza un software de facturación homologado y certificado, como Holded
Holded te ofrece una solución avanzada de facturación electrónica diseñada para simplificar tu gestión fiscal al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento normativo.
Como agente colaborador de la AEAT, podrás enviar de forma automática todas las facturas y libros contables a la Agencia Tributaria, eliminando riesgos de sanciones y proporcionando tranquilidad legal.
Esta certificación oficial te permite adaptarte sin esfuerzo a posibles cambios legislativos, ya que la plataforma se asegura de actualizar sus procesos de forma automática para estar siempre al día con la normativa española.
Además, Holded destaca por su capacidad de automatización, permitiendo crear, enviar y almacenar facturas electrónicas en cuestión de segundos, con plantillas personalizables y recordatorios automáticos para pagos pendientes. Por otro lado, su integración con entidades bancarias agiliza la conciliación de cobros, reduciendo errores manuales y optimizando la gestión del flujo de caja.
Todo ello se traduce en un notable ahorro de tiempo y costes administrativos, especialmente útil para pequeños negocios y autónomos que necesitan agilidad sin perder control.
Otra ventaja clave es su almacenamiento seguro en la nube, que cumple con los requisitos legales de conservación de facturas: podrás acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo, lo que facilita la movilidad y el trabajo remoto.
En definitiva, Holded combina seguridad jurídica, eficiencia operativa y facilidad de uso, lo que lo convierte en una herramienta esencial para la digitalización fiscal.
Verifica la trazabilidad y seguridad del sistema
En el mercado encontrarás multitud de soluciones legítimas para realizar tu facturación y contabilidad de forma legal. A la hora de elegir entre los mejores programas para hacer facturas electrónicas, asegúrate de que la opción escogida permite el acceso a los registros históricos durante todo el tiempo que marca la ley.
Asimismo, los softwares de facturación legales cuentan con sistemas de seguridad pensados para evitar manipulaciones y cumplen los estándares de protección necesarios de protección de datos y auditoría.
Consulta con tu asesor fiscal
Sin duda, este es el mejor consejo que podemos darte: antes de implantar cualquier opción o cambiar de tu software actual por otra alternativa, te recomendamos encarecidamente que consultes con tu asesor.
Como experto, es la persona indicada para verificar que el programa elegido cumple con la normativa, evaluar si tu sistema actual es válido y ayudarte a planificar correctamente tu contabilidad.
