¿Qué requisitos deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)?

Utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) ya no es una opción, sino una necesidad tanto para autónomos como para empresas. La normativa en gestión tributaria establece qué requisitos deben adoptar los sistemas y programas informáticos que respaldan los procesos de facturación, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.

En este artículo te explicamos de forma sencilla y práctica qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF) y por qué es importante adaptarse a tiempo para evitar sanciones y estar al día con la legislación.

¿Qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF)?

Los sistemas informáticos de facturación o SIF son combinaciones de hardware y software cuya función es la emisión, gestión y automatización de facturas. Los SIF han sido diseñados para garantizar la integridad, la conservación, la trazabilidad y la accesibilidad de las facturas electrónicas en cumplimiento de la legislación vigente.

Entre las ventajas que conlleva su utilización, destaca el hecho de que permiten mejorar la eficiencia, al automatizar procesos que antes eran manuales; la reducción de errores humanos; una mejora del control fiscal, que se relaciona directamente con un cumplimiento más eficaz de las obligaciones tributarias, y el hecho de que permiten tener una visión financiera más clara del estado del negocio.

¿Para qué sirven los Sistemas Informáticos de Facturación?

El fin último de los sistemas informáticos de facturación es contribuir a la digitalización de los negocios españoles, en cumplimiento con la normativa. Para ello, sus principales funciones son:

• Automatizar la facturación, creando y enviando de forma automática las facturas de ventas y servicios.
• Gestionar clientes y productos, administrando bases de datos, proveedores y catálogos de productos y servicios.
• Realizar el seguimiento de cobros y pagos mediante el control de facturas emitidas, vencidas y pendientes de cobro. Esto te ayudará a realizar una mejor gestión financiera de tu negocio.
• Ayudarte a cumplir con las obligaciones legales y fiscales, ya que generan de forma automática toda la información que te requiere la Agencia Tributaria en materia de facturación.

Además, en la mayor parte de los casos, los SIF pueden integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, como herramientas de contabilidad o CRM (gestión de relaciones con los clientes).

Para resultar eficaces, los sistemas informáticos de facturación modernos aseguran la integridad y la conservación de las facturas emitidas, que una vez introducidas en el sistema ya no pueden ser alteradas. Además, incluyen elementos que garantizan su autenticidad y validez, como una huella digital única (hash) o un código QR personalizado.

Estos sistemas permiten, además, asegurar la trazabilidad de las facturas, ya que posibilitan realizar un seguimiento completo del proceso, desde la generación del documento hasta su almacenamiento, incluyendo el envío a la administración, en los casos en los que sea necesario.

Finalmente, las huellas digitales que incluyen en cada factura permiten que tanto la administración como los usuarios puedan verificar en todo momento la autenticidad de una factura y si ha sido o no registrada de forma correcta. 

¿Quiénes están obligados a usar un SIF?

Una vez que la normativa entre en vigor (el próximo 1 enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades y el 1 de julio del mismo año para el resto de obligados tributarios) estarán obligados a usar un Sistema Informático de Facturación (SIF) todos los autónomos y empresas que desarrollen actividades económicas y estén obligados a expedir facturas, independientemente de su tamaño o sector.

Esta obligación afecta tanto a quienes trabajan con clientes particulares como a quienes prestan servicios o venden productos a otras empresas o profesionales.

Esta obligación afecta tanto a quienes trabajan con clientes particulares como a quienes prestan servicios o venden productos a otras empresas o profesionales, y de forma más concreta:

• Empresas y autónomos que desarrollen actividades económicas y emitan facturas.
• Sujetos del Impuesto de Sociedades.
• Sujetos del IRPF.
• Entidades que tributan a través del régimen de atribución de rentas, como algunas comunidades de bienes.

Además, con la futura implantación del sistema Verifactu, muchos contribuyentes deberán adaptar sus programas de facturación para que se conecten directamente con Hacienda y envíen la información en tiempo real.

¿Eres autónomo y no sabes cómo te afecta la entrada en vigor de Verifactu? Te contamos todo en este post.

Requisitos legales de los SIF

Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben cumplir con una serie de requisitos legales, de acuerdo con lo establecido en el Proyecto de Real Decreto.

• Integridad e inalterabilidad: el sistema debe asegurar que las facturas no puedan ser alteradas, manipuladas ni eliminadas una vez generadas. Toda la información debe conservarse íntegra durante el periodo legal.
• Trazabilidad: el SIF debe permitir rastrear todo el proceso de facturación: desde la creación de la factura hasta su modificación (si aplica) y conservación. Esto incluye el registro de quién, cuándo y cómo se ha generado cada factura.
• Debe almacenar un registro de todos los eventos que ocurran dentro del sistema (creación, emisión, rectificación, anulación, etc.), lo que se conoce como registro de eventos de facturación.
• Conservación y accesibilidad durante los 4 años que marca la normativa.
• Legibilidad y formato estructurado, que pueda ser leído por los sistemas.
• Las facturas deben seguir una numeración secuencial y sin saltos, lo que impide la ocultación de documentos.
• El sistema debe impedir la modificación o eliminación de facturas ya emitidas. En caso de errores, se deben generar facturas rectificativas.
• Comunicación con la AEAT para enviar los registros de facturación.
• Todas las facturas emitidas tienen que tener un código QR o huella digital equivalente con las condiciones que menciona la ley
• Si el SIF está adaptado al sistema Verifactu, debe ser capaz de enviar las facturas directamente a la Agencia Tributaria en tiempo real.
• Compatibilizar los sistemas informáticos de los clientes, proveedores y administraciones públicas.

Cumplir con estos requisitos no solo evita sanciones, sino que también facilita la gestión fiscal y mejora la imagen profesional de tu negocio.

¿Qué deben garantizar?

Los requisitos legales de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben garantizar tres aspectos fundamentales.

Por un lado, la integridad, lo que implica que toda factura debe conservarse exactamente como se generó, sin alteraciones, y con una numeración correlativa que impida la omisión de documentos.

Por otro, la seguridad: el SIF debe proteger la información frente a accesos no autorizados y posibles manipulaciones. Esto incluye el uso de registros de eventos internos que documenten cada acción realizada dentro del sistema, como la creación, modificación o anulación de una factura.

Finalmente, la trazabilidad, es decir, el sistema tiene que permitir seguir el recorrido completo de una factura, desde su generación hasta su almacenamiento, incluyendo cualquier rectificación o acción posterior. Esta trazabilidad es clave para facilitar el control fiscal por parte de la Agencia Tributaria.

Consecuencias de no cumplir con los requisitos de los SIF

No cumplir con los requisitos legales de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) puede tener consecuencias importantes para autónomos y empresas. La principal es la imposición de sanciones económicas, que pueden llegar hasta los 50.000 euros en el caso de que se utilice un software que no cumpla con los criterios establecidos por Hacienda.

Además, si se detectan infracciones más graves, como manipulación, alteración o destrucción de facturas, las multas pueden aumentar significativamente. También podrías enfrentarte a inspecciones fiscales más exhaustivas y a la pérdida de credibilidad ante la Agencia Tributaria. 

Las consecuencias pueden ir, incluso, más allá: una falta de sistemas informáticos adecuados puede conllevar la paralización de la actividad diaria de tu negocio o una pérdida de datos que provoque problemas mucho más graves. Para evitarlo, es fundamental asegurarse de que estás utilizando un SIF adaptado a la normativa, como Holded.

¿Qué deben tener en cuenta autónomos y pymes?

Actualmente, ya hay muchos autónomos y empresas que utilizan softwares de facturación, pero estos no siempre cumplen todos los requisitos técnicos y legales exigidos por Hacienda, por lo que en la práctica serán insuficientes cuando entre en vigor la normativa.

Si ya utilizas un programa de facturación debes revisar si se adapta al nuevo marco legal y, en caso de que no sea así, buscar una alternativa cuanto antes. Asegúrate de que el software elegido garantiza la integridad, conservación, trazabilidad y veracidad de las facturas.

Holded no solo te garantiza que cumple con la normativa actual, sino que el software se actualizará de forma automática para cumplir con cualquier posible cambio en la legislación que pueda surgir, sin que tengas que preocuparte por nada más.

Cómo elegir un SIF compatible

Si aún no utilizas un sistema informático de facturación y debes elegir uno o si te ves en la obligación de cambiar el que venías utilizando porque no cumple con las características obligatorias para estos software, toma nota de los aspectos que debes tener en cuenta para elegir tu nuevo SIF:

• Certificación y cumplimiento del reglamento:comprueba que está certificado por la Agencia Tributaria (como es el caso de Holded) o que, como mínimo, cumple con todos los requisitos que menciona la Ley Antifraude.
• Inalterabilidad: el sistema que elijas debe generar y registrar las facturas de forma que no sea posible alterarlas sin que quede un rastro.
• Trazabilidad: debe seguir el rastro de todas las operaciones realizadas, con un registro cronológico de cada acción.
• Registro de eventos: se debe incluir un log o registro de eventos en el que se detalle la fecha y hora de cada operación realizada.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad: las facturas deben conservarse durante al menos 4 años, de forma segura, accesible y en un formato legible.
• Conexión con la AEAT: ya sea de forma directa o a través de un certificado digital.

Además, y aunque no se mencionen de forma directa en la normativa, lo más adecuado es que el SIF que elijas te asegure actualizaciones periódicas, que te permitan seguir cumpliendo con la ley si se producen cambios en la misma en un futuro, y soporte técnico que pueda ayudarte a resolver dudas y posibles problemas.

A la hora de elegir, valora también otros aspectos prácticos, como cuál es tu volumen de facturación y, en consecuencia, las necesidades reales de tu negocio (en el mercado encontrarás opciones gratuitas y de pago), la facilidad de uso y las funcionalidades extra, que pueden ayudarte a gestionar otros aspectos de tu empresa desde un mismo lugar.

Adaptación al nuevo marco legal

La entrada en vigor de la normativa que regula los SIF obligará a muchas empresas a revisar sus procesos internos. Por eso, autónomos y pymes deben comenzar cuanto antes la adaptación al nuevo entorno digital fiscal.

El primer paso, antes incluso de actualizar o cambiar el software de facturación, debe ser formar a tu equipo acerca de los nuevos requisitos.

Asegúrate de que el sistema que usas cumple con las obligaciones de envío de información y seguridad y de que cuentas con soporte técnico o asesoramiento especializado ante posibles problemas o dudas de gestión.

Tanto si ya utilizas un software de facturación como si tienes que elegir el programa que vas a adoptar, echa un vistazo a todo lo que Holded te ofrece: además de cumplir con la legislación, podrás disfrutar de muchas otras funciones que te facilitarán enormemente la gestión de tu negocio.

Recuerda que, más allá del cumplimiento de la nueva normativa, la adaptación a la facturación electrónica es una oportunidad para modernizar procesos, reducir errores y ganar tiempo y control sobre la facturación del negocio.

Diferencia entre SIF y Verifactu

Con la nueva normativa sobre digitalización y control de la facturación, han surgido dos conceptos clave: los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y Verifactu. Aunque ambos sistemas están relacionados, no son lo mismo. Aquí te explicamos en qué se diferencian.

Ambos conceptos están pensados para mejorar el control fiscal, pero mientras el SIF sirve para emitir facturas electrónicas cumpliendo con las características que marca la

normativa, Verifactu es el canal de comunicación entre la empresa y la Agencia Tributaria, concebido para potenciar la transparencia y simplificar tu relación con Hacienda. ¿Ya estás preparado para el cambio?