¿Qué son los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria?

Si eres autónomo, dependiendo de en qué modalidad o sector trabajes ya mismo estarás obligado a hacerlo a través de programas de facturación electrónica que estén certificados por la Agencia Tributaria (AEAT). Ya que serán los programas de facturación que garanticen la integridad, la trazabilidad y la seguridad de los registros de facturación.

De hecho, si trabajas con las administraciones públicas ya tienes esta obligación desde 2015. Pero a partir de 2026, esta norma, se extiende al resto de relaciones comerciales.

¿Por qué necesitamos un programa de facturación y por qué debe estar certificado por la AEAT? Bien, la primera parte de la pregunta responde al proceso de digitalización en el que estamos inmersos.

La segunda remite a la Ley Antifraude, la normativa que regula el fraude fiscal y la elusión del pago de impuestos, y a la Ley Crea y Crece, que incentiva la creación y crecimiento de empresas. También al RD 1007/23 que regula los requisitos de estos software y que veremos a continuación.

Vamos a ver qué son estos programas de facturación, cómo funcionan, sus ventajas y algunos casos de éxito.

Características de los programas de facturación certificados por la AEAT

A grandes rasgos, los programas de facturación deben tener una serie de características para lograr la certificación de la AEAT.

Dichos programas deben generar un registro de facturación de alta en cada uno de los cuales figuren datos esenciales (número y serie de la factura, fecha de expedición, tipología, importe…). También debe aparecer un código de identificación del software empleado con la fecha exacta del registro.

Del mismo modo, estos software deben poder generar un registro de facturación de anulación y que tanto los de alta como los de anulación agreguen una huella (hash) y vayan firmados electrónicamente.

Requisitos que deben cumplir los programas para obtener la certificación

Aunque no hay una homologación oficial implementada por parte de la AEAT, si hay ciertos requisitos que deben cumplir los programas de facturación para que estén alineados con los requisitos de Hacienda.

Si eres empresario/a o autónomo/a te interesará conocer cuáles son las características principales que deben tener estos programas de facturación:

• Integridad e inalterabilidad de los datos: el programa debe ofrecer la posibilidad de generar, enviar y recibir facturas, y que tanto las que se emiten como las que se reciben queden registradas sin posibilidad de ser alteradas o modificadas.
• Trazabilidad asegurada: cada factura tiene que poder rastrearse desde su creación hasta su registro para garantizar la trazabilidad de las mismas y la integridad de los datos (que no se puedan borrar u ocultar).
• Accesible con otros programas certificados: el programa tiene que poder operar e intercambiar información gratuita con cualquier otro operador certificado. De poco sirve que yo pueda emitir una factura mediante un programa si dicha factura no se puede interpretar correctamente en el software de un cliente o proveedor.
• Conservación de las facturas: el programa de facturación tiene que permitir la consulta de facturas, no solo de las facturas emitidas, sino también de las recibidas, tanto a la Agencia Tributaria como a particulares que lo soliciten, y que se asegure el registro de las mismas durante cuatro años.
• Envío de los registros a la AEAT: para considerarse homologado tiene que tener la capacidad de remitir a la AEAT por vía electrónica los registros de facturación «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente», dice literalmente el Real Decreto 1007/23 que establece los requisitos de estos programas.
• Acceso de la AEAT a datos tributarios: que la AEAT pueda acceder a toda la información de interés tributario protegiendo a la vez el acceso a información confidencial empresarial que no afecte a la fiscalidad.
• Registro de eventos: el software tiene que permitir ver cuándo y quién accedió a una entrada, así como de un registro de altas y de anulaciones cuando se comete un error en una factura.
• Firma electrónica: el programa de facturación tiene que realizar todos los registros de alta y anulación firmados electrónicamente para estar homologado por Hacienda.

Ejemplos de programas de facturación certificados por Hacienda

Aunque a día de hoy no existe una lista oficial de programas homologados con una certificación oficial por parte de la AEAT, sí existen programas que cumplen con todos los requisitos técnicos y normativos para realizar la facturación electrónica.

Evidentemente, Holded es un programa de facturación que cumple con todos los requisitos mencionados, por lo que puedes contar con este software de facturación para tu contabilidad. Casi medio millón de negocios y autónomos/as y casi 11 millones de facturas lo acreditan.

Otros software conocidos de este sector son Contasimple, Factusol, Sage 50…

Ventajas de un software de digitalización homologado

Además de los requisitos y la obligación de usar un software que te permita facturar electrónicamente, conviene recordar las principales ventajas de contar con un programa de este tipo.

Eliminación del uso del papel

Esto no solo implica más orden en tu despacho, sino también en el apartado de la sostenibilidad: menos papel es menos tala y menos emisiones de CO₂.

Mejora en la eficiencia y reducción de errores

Un software está programado para hacer a la perfección una tarea por lo demás meramente automática; un ser humano puede equivocarse, errar en una contabilidad y, además, estará dedicando un tiempo precioso a algo que no precisa de su creatividad o inteligencia.

Seguridad y cumplimiento garantizados

El software de facturación homologado cuenta con todos los requisitos necesarios para que no se nos olvide la emisión de una factura, la reclamación de un cobro, la entrega de modelos a la Agencia Tributaria…

Acceso a beneficios fiscales o simplificaciones administrativas

Un control exhaustivo de la facturación no solo nos permitirá estar al día con nuestros impuestos y evitar así tediosas inspecciones, sino que también nos permitirá ahorrar tiempo y dinero en estos trámites.

Cómo elegir el mejor programa de facturación certificado

• Comprueba que tu sistema operativo es compatible con la solución informática que eliges.
• Busca uno que sea intuitivo y sencillo de utilizar, que no te obligue a estar aprendiendo a usarlo constantemente.
• Que cuente con un soporte técnico adecuado y rápido, que te solucione sobre la marcha cualquier incidencia. Cuantas más líneas abiertas (chat, e-mail, tutoriales), mejor.
• Que cumpla con tus necesidades: ni demasiado grande, ni demasiado básico.
• Escalabilidad: que crezca contigo y se adapte a ti y no al revés.

Entre los programas existentes en el mercado, Holded cuenta con una versión gratuita para que pruebes sus funcionalidades. Al tener tu contabilidad en la nube puedes acceder a ella en cualquier momento y desde tu dispositivo móvil, si así lo necesitas. Es ágil, intuitivo y muy fácil de empezar a usar.

También en la nube cuentas con Contasimple, SERES o B2brouter. SERES no hace públicos los precios; los otros dos cuentan con una prueba gratuita para después decidirte.

Factusol o Sage 50 cuentan con las modalidades nube y local; el primero no cuenta con periodo gratuito de prueba.

Casos de uso y testimonios

¿Qué opinan quienes han usado ya un programa de facturación homologado?

Smartfooding es una empresa que ofrece productos bío a través de su app móvil, con más de 3.000 referencias en su catálogo. Alexandre Raksanyi, su fundador, define a Holded como “una herramienta de máxima practicidad, muy intuitiva y eficiente”.

Visionario, empresa de venta online de gafas de diseño, reconocen que han reducido enormemente el tiempo dedicado a todo lo relacionado con la facturación. Localizar esta información y cualquier otra, que almacenaban físicamente o en hojas de Excel, les llevaba un tiempo que ahora se ahorran gracias a este software.

Lo mismo sucede con Ilunion, que confió en otro software de facturación (SERES) para regular la “complejidad” en el proceso de recepción de facturas.

Otra usuaria que se dedica a la contabilidad ha confiado en Factusol y destaca la agilidad en la “creación del perfil y carpeta de cada nueva empresa”.

Entonces, ¿por qué elegir un programa de facturación homologado por Hacienda?

Agilización de los trámites, mecanización de tareas y, sobre todo, cumplimiento de la ley nos ponen en la tesitura de optar por un programa de facturación certificado por la Agencia Tributaria.

Tienes aún cerca de un año para elegir: lo que te recomendamos es que testees dos o tres software de facturación que incluyan prueba gratuita y te quedes con el que más se ajuste en precio, prestaciones y facilidad de uso a tus necesidades. ¡Seguro que aciertas!