Gestionar la facturación es una de las tareas clave para cualquier autónomo, pero a menudo surgen dudas sobre los plazos. ¿Se puede emitir en cualquier momento o existe un límite legal? Cumplir con las obligaciones fiscales es crucial para evitar sanciones y mantener una contabilidad ordenada.
Es común preguntarse si hay un periodo establecido para enviar una factura tras finalizar un proyecto o una venta. La respuesta no es siempre intuitiva y depende de varios factores que todo profesional por cuenta propia debe conocer.
En este artículo, aclararemos los plazos legales que aplican según tu caso. Te explicaremos de forma clara y directa cómo realizar este proceso de manera sencilla, garantizando que tu negocio cumpla con Hacienda sin complicaciones. Resuelve tus dudas y factura con seguridad.
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¿Cuál es el plazo máximo para emitir una factura?
Según establece el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) en su artículo 11, no existe un único plazo para emitir facturas por la venta de un producto o la prestación de su servicio, sino que es el destinatario de la factura la circunstancia que marca el plazo máximo de creación y entrega de la misma. El incumplimiento de esta norma puede conllevar sanciones para la empresa o el autónomo.
Plazos de emisión de factura según el destinatario
Si el destinatario es un particular, la factura debe emitirse en el mismo momento de la operación. Sin embargo, en este caso, se permite la emisión de facturas simplificadas (tickets) en lugar de una factura tradicional.
Por el contrario, si la factura se dirige a un autónomo u otra empresa, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel al que se haya realizado la operación o prestación del servicio. Por ejemplo, si prestas un servicio el 15 de marzo, tienes hasta el 15 de abril para emitir la factura correspondiente.
En el caso de servicios continuados, como suscripciones o contratos de servicio, la factura se debe emitir a final del mes natural.
Es esencial respetar este plazo para que el destinatario de la factura pueda deducir el IVA y justificar el gasto ante Hacienda en el momento adecuado.
¿Sabías que las facturas impagadas pueden prescribir, aunque se hayan emitido de forma correcta? En este post te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.
Plazos para emitir factura según el tipo de factura
Los plazos para emitir facturas también varían dependiendo del tipo de factura que estés emitiendo:
- Factura ordinaria: debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la realización de la operación o prestación del servicio. Por lo tanto, si realizas una venta el 15 de marzo, la factura deberá emitirse, como máximo, el 15 de abril.
- Factura simplificada (ticket): se emite en el mismo momento de realizar la operación. Es común en ventas al por menor o cuando el importe de la factura no supera los 400 €.
Facturas recapitulativas
Estas facturas agrupan varias operaciones (ventas de productos, prestación de servicios, etc.) realizadas durante un mismo mes con un único cliente (en este caso, un autónomo o una empresa).
Puesto que el destinatario de la misma es una persona jurídica, la emisión debe ocurrir antes del día 16 del mes siguiente al que has realizado las operaciones, es decir, si prestas varios servicios a una misma empresa durante el mes de marzo, deberás emitir la correspondiente factura recapitulativa antes del 16 de abril.
A los particulares también se les puede emitir facturas recapitulativas cuando se realiza más de una operación en un mismo mes, pero no es tan común como con las empresas.
Sin embargo, en este caso la factura debe emitirse, como fecha límite, el último día del mes en el que se han producido las operaciones: si realizas varias entregas de productos a un particular durante el mes de marzo y no puedes emitir una factura por cada una de ellas, deberás emitir una factura recapitulativa antes del 3 de marzo.
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas
Con el objetivo de evitar la doble imposición (pagar impuestos dos veces por el mismo bien o servicio), las facturas intracomunitarias de bienes o servicios están exentas de IVA español cuando el destinatario de las mismas sea una empresa o profesional, que deberá pagar el impuesto correspondiente en su país.
Por lo que respecta a la fecha de emisión, y de la misma forma que el resto de facturas cuyo destinatario sea una empresa o autónomo, este tipo de facturas deben expedirse y enviarse antes del día 16 del mes siguiente al que se realice la expedición.
Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas son un tipo especial de factura que se emite cuando se comete un error en una factura previamente emitida o cuando se necesita realizar una modificación, ya sea por un ajuste, un descuento posterior, una devolución de bienes o cualquier otro tipo de corrección. Este tipo de factura tiene la función de anular parcial o totalmente el efecto de la factura original.
Las facturas rectificativas deben emitirse tan pronto como se tenga conocimiento del error que hay que subsanar y, como máximo, en un plazo de 4 años desde la emisión de la factura original a la cual corrigen.
¿Qué puede ocurrir si no cumplo las fechas de emisión de las facturas como empresa o autónomo?
El incumplimiento con las fechas de emisión de las facturas como empresa o autónomo puede generar consecuencias tanto fiscales como legales. Es importante que las facturas se emitan de acuerdo con la normativa vigente, tanto por lo que respecta a plazos como en lo que se refiere a los datos que deben contener, para evitar sanciones y problemas con Hacienda.
- Si emites la factura fuera de plazo, la sanción económica puede alcanzar el 2% del importe total de la operación.
- Si no emites una factura, la multa puede ser del 2% del importe total de la misma o bien de 300 euros por cada operación no facturada, si es imposible conocer el importe de las mismas.
- Si la factura es incorrecta en algunos de sus datos esenciales, como la fecha de emisión, o no cumple con los requisitos básicos, también puede ser objeto de sanción, aunque el plazo sea correcto.
Si este trimestre has emitido facturas atrasadas y tienes dudas acerca de cómo debes contabilizarlas, echa un vistazo a este post para resolver todas tus dudas.
Preguntas frecuentes
¿Se puede regularizar una factura emitida fuera de plazo?
Si, es posible regularizar una factura emitida fuera de plazo. Lo primero que debes hacer es emitir una factura rectificativa. Esta factura debe hacer referencia a la factura original y explicar la corrección, ya sea por el retraso o cualquier otro ajuste necesario (descuento, devolución, etc.).
Además, si la factura afecta al IVA o al IRPF, debes incluir la regularización de la misma en las declaraciones correspondientes. Si ya has presentado las declaraciones fiscales y la factura se emitió fuera de plazo, puede ser necesario hacer una autoliquidación complementaria para reflejar la corrección.
En cualquier caso, es posible que te enfrentes a las siguiente consecuencias:
– Si el retraso ha causado que no hayas pagado a tiempo los impuestos correspondientes (como el IVA o IRPF), Hacienda podría exigir intereses de demora por el tiempo en que no se realizaron los pagos correspondientes. Estos intereses suelen aplicarse en función del tiempo transcurrido y la cantidad que se debía.
– Aunque regularices la factura, si el retraso es significativo, Hacienda podría imponer una sanción dependiendo de la magnitud del incumplimiento. El importe de la sanción puede variar según el tiempo de retraso y la cantidad de impuestos no declarados.
¿Cuál es la diferencia entre plazos de emisión y fecha de emisión?
La diferencia entre “plazos de emisión” y “fecha de emisión” radica en dos conceptos clave dentro de la facturación y la normativa fiscal.
La fecha de emisión es el día específico en que se crea la factura, es decir, el día en que la factura es generada y enviada al cliente o receptor del bien o servicio. En términos legales, la fecha de emisión es un dato importante, es la referencia no solo para la facturación, sino también para el registro contable y el cumplimiento de la normativa fiscal.
Por su parte, los plazos de emisión hacen referencia al periodo establecido por la legislación fiscal para emitir una factura después de la entrega de un bien o la prestación de un servicio.
Cumplir los plazos de emisión garantiza que las transacciones se registren de forma correcta, dentro del periodo fiscal correcto, cumpliendo con la normativa vigente.
Como ya hemos visto, las facturas deben emitirse dentro de un período determinado, que varía dependiendo del tipo de transacción y del receptor de los productos o servicios a los que hace referencia la factura.
