Gestionar horarios y turnos laborales es uno de los mayores desafíos para autónomos y pequeñas empresas con empleados. Entre vacaciones, bajas, turnos rotativos y disponibilidad variable, crear un calendario equilibrado puede convertirse en un rompecabezas que consume tiempo valioso. Los errores en la planificación generan confusiones, sobrecostes y, lo peor, insatisfacción en tu equipo.
La solución está al alcance de todos: plantillas de Excel diseñadas específicamente para la gestión de turnos. Con ellas podrás visualizar de un vistazo la cobertura de todos los puestos, evitar solapamientos y horas extras no planificadas y compartir los horarios con tu equipo de forma clara e inmediata
Hemos seleccionado las 6 mejores plantillas que te permitirán automatizar esta tarea, adaptándola a las necesidades específicas de tu negocio. Descubre cómo pasar del caos al control total de los horarios con herramientas accesibles y fáciles de usar.
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DescúbreloLas 6 plantillas de gestión de turnos y horarios laborales que necesitas
Optimiza la organización de tu equipo con estas plantillas esenciales, diseñadas para cubrir todas las necesidades de gestión horaria. Desde el control diario hasta el seguimiento anual, estas herramientas te ayudarán a mantener todo bajo control de forma eficiente.
- Plantilla de tarjeta de tiempo semanal (con descansos)
- Plantilla de parte de horas semanal
- Plantilla de horario semanal de empleados
- Plantilla de programación de turnos de trabajo mensual
- Plantilla de seguimiento de asistencia de empleados mensual
- Plantilla de tarjeta de tiempo anual
1. Plantilla de tarjeta de tiempo semanal (con descansos)
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de tarjeta de tiempo es una herramienta que se utiliza para registrar las horas de trabajo y calcular el pago, incluidas las horas extra, las vacaciones, las licencias por enfermedad y la paga de vacaciones. También puede usarse para realizar un seguimiento de cómo se dedican las horas en el trabajo al designar las tareas.
Tradicionalmente, las tarjetas de tiempo eran tarjetas reales que los empleados usaban para fichar pero hoy en día se utilizan los términos plantilla de registro y tarjeta de tiempo como sinónimos.
¿Cómo llenar esta planilla?
Esta plantilla indica la actividad de un trabajador en una semana. Es importante anotar el día de comienzo de esa semana para que, tanto gerente como empleado, se ubiquen en el calendario. Rellenar esta plantilla es tan fácil como marcar los campos indicados: la fecha, la hora de comienzo y finalización, el tiempo de descanso, si se hicieron horas extra o sí era un día festivo.
Una casilla crucial será la tarifa por horas, en ella se verá también si hay una variación de salario entre días regulares, festivos o a cuánto se cobra la hora extra. Con esta información bien registrada la tabla Excel hará el resto por nosotros, calculando el total de horas y el salario a percibir.
2. Plantilla de parte de horas semanal
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Una plantilla de parte de horas semanales es un documento que se utiliza para registrar las horas trabajadas por los empleados en un proyecto o tarea en particular. Es útil para elaborar la nómina y para determinar la eficiencia del trabajo.
Los líderes de equipo pueden contar los resultados de dichos datos diarios, quincenales o semanales de las hojas de tiempo para reconocer a los trabajadores destacados y crear informes de rendimiento. El seguimiento de las horas de trabajo también es fundamental cuando se contratan trabajadores autónomos o a tiempo parcial.
¿Cómo llenar esta planilla?
La plantilla se rellena exactamente igual que la anterior. La diferencia entre una y otra es que en este caso se calculan las horas empleadas en un proyecto concreto. En este Excel, a diferencia del anterior, no se contabilizan los descansos.
3. Plantilla de horario semanal de empleados
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de horario semanal de empleados es una herramienta útil para la planificación y gestión de los horarios laborales de los empleados. Esta plantilla es muy fácil de editar y permite organizar y compartir de manera eficiente los horarios de trabajo de un equipo.
Su uso adecuado puede tener un impacto significativo en la productividad y el rendimiento empresarial. En ella se registran las horas trabajadas por cada empleado a lo largo de la semana. Así se pueden analizar de un vistazo las horas trabajadas y lo que han costado.
Además, contar con una plantilla de planificación semanal permite organizar los turnos de los empleados con antelación, lo que otorga a los trabajadores la oportunidad de planificar sus vidas personales con tiempo y reduce el riesgo de ausencias de última hora. Una gestión eficiente del horario garantiza que cada miembro del equipo sepa cuándo y dónde se necesita su presencia, lo que mejora la eficiencia operativa.
¿Cómo llenar esta planilla?
Los campos clave de esta plantilla son el nombre y número de identificación de los empleados que han trabajado cada semana, la fecha en que realiza ese turno y si es turno de día o de noche, en los casos en que se organice así la empresa. También se especificará cuando el trabajador haya hecho solo media jornada.
En la columna de los totales veremos las horas que ha trabajado cada persona, su salario por hora y el total a pagar.
4. Plantilla de programación de turnos de trabajo mensual
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
Esta plantilla de turnos mensuales se utiliza para llevar un registro de la programación de trabajo de los empleados a lo largo de un mes. Con este documento podrás planificar de forma sencilla los horarios de los empleados y del equipo.
¿Cómo llenar esta plantilla?
En esta plantilla se ve el mes entero y los turnos que trabaja cada empleado por día. Las letras M/T/N indican los turnos que se le atribuyen a cada empleado: mañana, tarde o noche. Otras como V indican que ese empleado está disfrutando de sus vacaciones.
En el registro de totales se verá cuántas horas ha trabajado en cada turno cada trabajador y el total de horas de trabajo programadas en el mes. Así, esta plantilla ofrece al gestor una buena ‘vista de pájaro’ de los turnos de todo un mes.
5. Plantilla de seguimiento de asistencia de empleados mensual
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de seguimiento de asistencia de empleados mensual es una herramienta útil para controlar y monitorizar el cumplimiento de la asistencia de los trabajadores de una empresa, organización o emprendimiento. Este documento proporciona una manera sencilla de verificar la asistencia de los empleados, así como el tiempo de trabajo y las horas extras.
¿Cómo llenar esta planilla?
Para llenar esta planilla sencilla bastará con anotar a la izquierda el nombre o número de identificación del empleado. A continuación se irán anotando los días de trabajo, los de vacaciones y los días libres por motivos personales, así como los días de enfermedad.
El recuento de totales mostrará a final de mes cuántos días totales de cada uno ha trabajado, ha disfrutado como días libres, personales o de baja por enfermedad.
6. Plantilla de tarjeta de tiempo anual
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de tarjeta de tiempo anual es una herramienta que se utiliza para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados durante todo el año. Esta plantilla es útil para las empresas que desean mantener un registro detallado de las horas trabajadas por sus empleados, lo que les permite calcular la nómina con precisión y asegurarse de que los empleados reciban el pago correcto por su trabajo .
¿Cómo llenar esta planilla?
Esta planilla tiene 12 columnas que representan los 12 meses del año. La información esencial de esta hoja será el nombre e identificación del trabajador al que corresponde esta información. Cada mes tiene marcado su número de días correspondiente y para cada día hay dos columnas: una de horas regulares y otra de horas extraordinarias.
En el contador total se leen cuántas horas se han trabajado en total y, de ellas, cuántas han sido regulares y extraordinarias.
Automatiza tu gestión de horarios con Holded
Uno de los software más punteros del mercado para digitalizar la gestión de horarios es Holded, además de que unifica todos los procesos en un solo lugar y online.
Es destacable la facilidad de uso, por parte de empresa y empleados, de la funcionalidad de registro horario conforme a la ley, que incluye horario de entrada y de salida, de forma diaria. Además destaca por:
- Su portal del empleado.
- Opciones para solicitar y aprobar ausencias y vacaciones.
- Calendario laboral por comunidades autónomas.
- Integración de horarios con la gestión de proyectos, para conocer tiempos de desempeño en cada tarea, rentabilidad de los proyectos, etc.
- Sección de documentos
- Sección de nóminas.
En conclusión, las plantillas Excel son una excelente herramienta para gestionar empresas con pocos trabajadores y pueden ayudar a dinamizar el trabajo y poner orden. Para una gestión más compleja o más sofisticada, los software como Holded mejoran aún más la gestión de empleados, tiempos, proyecto y trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se utilizan las plantillas de Excel una vez descargadas?
El uso de las plantillas una vez descargadas es muy sencillo y te permite dar acceso sólo al gestor o a otros miembros del equipo. Sólo hará falta personalizarla para las necesidades de ese grupo de trabajo, siguiendo estos pasos:
1. Abre el archivo (generalmente en formato .xlsx).
2. Guarda una copia como plantilla maestra antes de introducir datos.
3. Edita los campos variables: nombre de tu empresa, fechas relevantes y datos de empleados.
4. Ajusta los turnos y horarios según tus requerimientos (mañana/tarde/noche, horas específicas, etc.)
5. Modifica códigos de colores para visualización rápida (por ejemplo, azul para turno matutino, rojo para nocturno).
6. Configura alertas opcionales para conflictos de horarios (aparecerán automáticamente si hay solapamientos).
7. Usa las fórmulas preestablecidas para calcular horas trabajadas, extras y descansos.
8. Duplica la hoja mensualmente para crear nuevos historiales.
9. Exporta a PDF para compartir con tu equipo.
10. Actualiza anualmente las plantillas con posibles cambios normativos.
¿Es viable gestionar los horarios y turnos laborales solo usando Excel?
Cuando se trata de una PYME con pocos trabajadores los cuadrantes de Excel son una buena herramienta. En dimensiones reducidas si es posible gestionar los horarios y turnos con una hoja de Excel.
Sin embargo, también existen otras herramientas de software de planificación de recursos (ERP) o de recursos humanos (HRM) que, aunque pueden ser más caros, también ofrecen más funcionalidades y características para la gestión de horarios y turnos laborales.
