Gestionar las nóminas puede ser uno de los mayores quebraderos de cabeza para pequeños negocios. Los cálculos salariales, las retenciones de IRPF, las cotizaciones a la Seguridad Social y los constantes cambios normativos convierten este proceso en una tarea compleja y propensa a errores. Un pequeño fallo puede derivar en sanciones o problemas con empleados y organismos.
Pero hay una solución sencilla: plantillas de nóminas preconfiguradas que automatizan los cálculos y garantizan el cumplimiento legal. En este artículo, hemos seleccionado las 3 mejores plantillas gratuitas para 2025, diseñadas para ahorrarte tiempo, reducir riesgos y mantener tus registros en orden.
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Empieza gratis hoy¿Qué son las plantillas de nóminas?
Las plantillas de nóminas son documentos prediseñados (normalmente en Excel, Word u otros formatos digitales) que sirven para registrar el cálculo de los conceptos económicos de cada periodo de pago de los trabajadores.
Su función es simplificar el proceso de abono del salario de los empleados, incorporando todos los elementos necesarios para calcular y emitir nóminas de forma correcta y conforme a la ley. Por lo tanto, las plantillas de nóminas son una excelente herramienta que agiliza el trabajo del equipo de recursos humanos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizarlas en la gestión de empleados en tu empresa?
Utilizar plantillas de nóminas aporta numerosas ventajas a tu equipo. Para empezar, rellenar sus apartados ahorra tiempo, al evitar cálculos manuales, no requiere formación específica y su coste es muy reducido.
Además, su implementación es instantánea, aportan uniformidad a la documentación de la empresa, ayudan a mantener cierto orden, minimizan posibles errores en retenciones o cotizaciones y otorgan una imagen más seria y profesional al negocio.
Por otro lado, garantizan la legalidad, reduciendo el riesgo de sanciones, y permiten que cualquier empleado sepa cómo entender su nómina.
¿Qué información deben contener estas plantillas?
Las nóminas deben incluir obligatoriamente una serie de elementos. Como consecuencia, las plantillas de nóminas tienen que contener apartados o casillas para registrar al menos los siguientes datos y conceptos:
- Información del empleado, incluyendo su nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo de cotización, antigüedad y categoría profesional.
- Datos de la empresa.
- Periodo de pago correspondiente a la nómina.
- Salario bruto, bonificaciones, complementos y horas trabajadas, recogiendo por separado las horas regulares y las extraordinarias.
- Beneficios, como incentivos, reembolsos, subsidios y otros pagos.
- Salario neto o cantidad líquida a percibir, que es el pago que recibe el empleado una vez aplicadas las deducciones y los beneficios.
- Cálculos y resultados totales.
¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de nóminas y cómo evitarlos?
Hay numerosos errores que puedes cometer a la hora de gestionar tus nóminas. Los más habituales son los siguientes:
- Olvidarte de incluir alguno o algunos de los datos de los empleados.
- Equivocarte al calcular las retenciones o las deducciones finales.
- Calcular mal las horas extras.
- No incluir variables como reducciones de jornada o bajas médicas.
- Clasificar de manera incorrecta a los trabajadores.
No obstante, el mayor error de todos es no utilizar un software con herramienta de gestión de nóminas. Un programa como Holded no solo te ayudará a reducir los errores humanos al mínimo, sino que también te permite automatizar tareas y personalizar plantillas.
Las mejores 3 plantillas de nóminas en 2025
Hasta ahora es todo muy instructivo e interesante, pero seguramente tú hayas llegado hasta aquí en busca de las mejores plantillas de nóminas. En Holded hemos preparado tres plantillas diferentes que puedes descargar y utilizar gratis:
- Plantilla de nómina básica
- Plantilla de registro de nómina
- Plantilla de base de datos de empleados
1. Plantilla de nómina básica
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de nómina básica es un documento sobrio y formal que contiene todos los apartados necesarios para crear la nómina de un trabajador. Las cantidades se deben añadir a mano, pero los cálculos se realizan automáticamente.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Si te gusta esta plantilla de nóminas, solo tienes que abrir el enlace y tocar el botón azul con el texto Utilizar plantilla. Una vez dentro del documento, lo puedes descargar en el formato que desees siguiendo esta ruta: Archivo > Descargar. También podrás copiar o importar esta plantilla a tu cuenta de Google Drive y empezar a editarla desde tu carpeta.
En cuanto a cómo se rellena, tan solo debes introducir los datos de la empresa y del trabajador en el encabezado, así como el periodo de liquidación y las percepciones (incluyendo las salariales y las no salariales). Las fórmulas se encargan de realizar los cálculos automáticamente, pero ten en cuenta que es posible que tengas que hacer cambios en las casillas relativas a las deducciones en función de la normativa legal vigente.
2. Plantilla de registro de nómina
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de registro de nómina es similar a la anterior, aunque tiene un enfoque más internacional. Obviamente, podrás modificar aquellas casillas o los conceptos que no necesites. El diseño sigue siendo minimalista, pero es un poco más elaborado que el de la plantilla de norma básica. No obstante, dispone de menos detalles que la primera.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Descarga esta plantilla en el formato que desees siguiendo la ruta Archivo > Descargar o impórtala a tu cuenta de Google Drive y edítala directamente desde tu carpeta. Como novedad, hay un apartado para poner el logotipo de la empresa y una casilla para escribir mensajes personalizados para cada trabajador.
3. Plantilla de base de datos de empleados
¿Para qué se utiliza esta plantilla?
La plantilla de base de datos de empleados es un poco diferente a las anteriores, ya que este documento no está diseñado para crear nóminas, sino para generar un registro de todos los empleados.
Con esta base de datos, podrás tener una lista de todos tus trabajadores junto a sus datos personales y, si dispones de un programa de gestión empresarial como Holded, podrías sincronizar los datos para que aparezcan cumplimentados directamente en las nóminas.
¿Cómo llenar esta plantilla?
Tras descargar la plantilla pulsando sobre Archivo > Descargar o importarla a tu cuenta de Google Drive para editarla directamente desde tu carpeta, solo tienes que rellenar cada casilla con la información de cada empleado. Hay que introducir detalles como nombres y apellidos, la fecha de incorporación a la empresa, el correo electrónico, el teléfono o la fecha de nacimiento.
¿Existe una alternativa para llevar la gestión de nóminas empresariales?
Aunque llevar la gestión de las nóminas empresariales con plantillas editables en hojas de cálculo supone una mejora con respecto a la elaboración manual, existe una alternativa mucho más eficiente: utilizar un software especializado.
La implementación de un programa de nóminas permite acceder a un sistema automatizado que mejora los procesos relativos a la administración del salario de los empleados de una empresa. Estos programas suelen estar equipados con plantillas de nóminas, una combinación que arroja numerosos beneficios:
- Reducción de errores.
- Ahorro de tiempo y de recursos.
- Mayor seguridad y protección de la información confidencial de los empleados.
- Funciones para configurar notificaciones automáticas sobre próximos pagos, vencimientos o cambios en las políticas salariales de la empresa.
- Posibilidad de incorporar integraciones.
- Sistemas actualizados automáticamente conforme a las últimas leyes laborales y fiscales que garantizan el cumplimiento normativo.
¿Existen otras plantillas relevantes para la gestión de empleados?
Sí, hay numerosas plantillas para la gestión de empleados. Desde este mismo espacio hemos propuesto algunas, como las mejores plantillas de Excel para la gestión de turnos y horarios de trabajo o las plantillas de Excel para la planificación de producción para tu negocio.
Utilizar Holded para la gestión de nóminas
Entre los mejores programas de nóminas destaca Holded. El software de RR. HH. de Holded unifica todos los procesos en una plataforma online accesible desde cualquier dispositivo. Además de la gestión de nóminas, tendrás a tu servicio ERP, CRM, funcionalidades de facturación y contabilidad, herramientas de control de inventario y pedidos de fabricación, sistemas de organización de equipo, administración de proyectos…
De esta forma, Holded te ayuda a simplificar la gestión de tu negocio, automatizar tareas y agilizar todos los procesos. Asimismo, te devuelve el control aportando información actualizada en tiempo real y te permite gestionar las nóminas de una manera mucho más sencilla y sincronizada con el resto de tu contabilidad.
En otras palabras: aunque puedes descargar plantillas para mejorar la gestión de nóminas de tu empresa, nada se compara a trabajar con Holded, un programa en la nube diseñado para aliviar tu carga de trabajo y optimizar la eficiencia.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de nóminas y cómo evitarlos?
Hay numerosos errores que puedes cometer a la hora de gestionar tus nóminas. Los más habituales son los siguientes:
1. Olvidarte de incluir alguno o algunos de los datos de los empleados.
2. Equivocarte al calcular las retenciones o las deducciones finales.
3. mal las horas extras.
4. No incluir variables como reducciones de jornada, bajas médicas u horas extras.
5. Clasificar de manera incorrecta a los trabajadores.
No obstante, el mayor error de todos es no utilizar un software con herramienta de gestión de nóminas. Un programa como Holded no solo te ayudará a reducir los errores humanos al mínimo, sino que también te permite automatizar tareas y personalizar plantillas. Por lo tanto, con la ayuda de Holded podrás evitar errores, ahorrar tiempo y dar una imagen más profesional a tus empleados.
¿Existen otras plantillas relevantes para la gestión de empleados?
Sí, hay numerosas plantillas para la gestión de empleados. Desde este mismo espacio hemos propuesto algunas, como las mejores plantillas de Excel para la gestión de turnos y horarios de trabajo o las plantillas de Excel para la planificación de producción para tu negocio.
No obstante, tal y como hemos señalado en el artículo, la alternativa más cómoda, eficiente y funcional es gestionar todos los aspectos de tu empresa a través del software en la nube de Holded. Este programa incluye todas las herramientas de gestión empresarial que vas a necesitar… y tampoco faltan las plantillas personalizables.
