Impulsa la gestión de tu pyme con 19 plantillas de Excel gratis

Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Muchos emprendedores y pequeños empresarios buscan soluciones eficientes, pero no siempre cuentan con recursos para costear software especializado.

Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria. En este artículo, te ofrecemos 19 plantillas esenciales que cubren áreas clave como finanzas, ventas, stock y planificación, adaptadas a tus necesidades reales como pyme o autónomo.

Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. ¡Te ayudamos a mejorar esa gestión diaria!

Echa un vistazo a nuestra lista de principales plantillas para Excel gratis:

1.Plantilla Ingresos y Gastos

2.Plantilla Conciliación Bancaria

3.Plantilla Factura Empresarial

4.Plantilla Presupuesto de Ventas

5.Plantilla Control de Inventario

6.Plantilla Diagrama de Gantt

7.Plantilla Registro de Jornada Laboral

Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Pero también es importante para que tu empresa cumpla con la normativa vigente, presentando todos los datos de forma correcta.

Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Saltar del papel al entorno digital te hará la vida más fácil con la gestión de tu negocio.

Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar. Es de gran utilidad para poder tener toda la información organizada y asegurarte de seguir todos los pasos.

Vamos a ver algunas plantillas gratuitas, para qué sirve cada una y cómo los distintos tipos principales pueden llevar la contabilidad en Excel.

Plantillas para llevar la contabilidad

1. La plantilla de Ingresos y Gastos

Esta plantilla de ingresos y gastos sirve tanto para uso empresarial como para un autónomo que quiera llevar sus finanzas.

Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas. Así podrás hacer todo en menos tiempo, llevar mejor el control de gastos e ingresos y asegurarte de obtener un buen ROI (Return On Investment, por sus siglas en inglés) para tu empresa.

Es clave que utilices la plantilla sin alterar las celdas que tienen funciones de Excel como la suma u otras, marcadas en gris y que se modifican solas, por lo que no debes tocarlas.

Lo importante es que completes la Hoja de Cálculo con las cifras correspondientes en cada celda, y los totales de ingresos, gastos y acumulado se modificarán automáticamente.

2. La plantilla de Balance Contable

La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. La necesitarás para poder tener un balance general de tu negocio y realizar análisis financieros exhaustivos para tomar mejores decisiones empresariales.

Verás que la planilla incluye un apartado para los activos y otro para los pasivos, dos conceptos contables elementales.

• Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa. Aquí irían caja y bancos, existencias, cuentas por cobrar, terrenos, derechos de patente, etc.
• Los pasivos, por su parte, se refieren a toda la financiación de la empresa, incluyendo préstamos bancarios, tributos por pagar, deuda a largo plazo y demás.

Además, la plantilla gratis de balance de situación tiene un apartado para el Patrimonio, otro término de contabilidad importante.

• En patrimonio incluiremos las acciones comunes, preferentes y todos los fondos propios.

3. La plantilla de Flujo de Caja

El flujo de efectivo de la empresa es muy importante, porque permite hacer previsiones y llevar una buena gestión financiera.

La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Así, hace posible que la empresa detecte cualquier posible desviación de los límites mínimos o máximos.

• Se clasifica la caja entre efectivo, banco, mercado pago, etc.
• Permite establecer máximos y mínimos
• Muestra una alerta si se sale de los márgenes
• Permite visualizar un gráfico con la situación de saldos

Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación. Ofrece una advertencia si se sale de los límites marcados y cuenta con un gráfico para visualizar la situación de saldos.

4. La plantilla de Conciliación Bancaria

Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria. En otras palabras, hace posible cotejar el extracto bancario respecto al libro auxiliar de bancos.

• Se comparan los depósitos registrados y los que aparecen en el extracto bancario
• Se contrastan también los cheques y las notas de crédito bancarios, los gastos de tarjeta de crédito y demás, respecto a los asientos contables en el Libro Diario

Así, se pueden contrastar los datos registrados y ajustar cualquier incongruencia.

5. La plantilla de Libro Diario y Libro Mayor

La última de las planillas de Excel gratuitas de contabilidad que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. De esta forma se va generando automáticamente el libro mayor.

Para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y, a continuación, personalizar el periodo y la denominación o razón social. Una vez hecho esto, tendrás que colocar los asientos por fecha, añadiendo si son activos o pasivos, y también definir el código, que debe ser único para cada desglose.

Esta plantilla permite mayorizar automáticamente a partir del registro del libro diario de contabilidad.

Plantillas para llevar la gestión empresarial

Cuando hablamos de gestión empresarial nos referimos al conjunto de procesos y estrategias que permiten planificar, organizar y controlar todos los recursos de un negocio, optimizando el uso del tiempo, reduciendo costes, mejorando la productividad y asegurando la sostenibilidad de la empresa y, por eso, es especialmente crucial para pymes y autónomos con recursos limitados.

6. Factura empresarial

El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas. Con esta plantilla de Excel de factura empresarial podrás realizar y emitir facturas con agilidad. Cuenta con los campos necesarios desde el punto de vista legal:

• Fecha
• Número de factura
• Datos del emisor
• Datos del receptor
• Conceptos
• Unidades
• Importes netos por concepto
• Importes netos totales de la factura
• Impuestos
• Total con impuestos

Todos ellos editables y automatizados. Los impuestos o los sumatorios de conceptos y cantidades netas se autocalculan para realizar el documento de forma rápida y sin errores de cálculo.

7. Plantilla para presupuesto de gastos

Una plantilla para presupuesto de gastos permite realizar un seguimiento sobre los costes planificados frente a los costes reales en un determinado proyecto. 

También determina la desviación con exactitud, incluyendo gráficos de análisis que se actualizan automáticamente al introducir los datos.

Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos. Se desglosa por meses, para facilitar también una comparativa visual. 

8. Plantilla para presupuesto de ventas

En el modelo de presupuesto de ventas podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta. Con toda esta información, esta plantilla de presupuesto de ventas nos ofrece el valor estimado de las mismas, las ganancias netas y el tanto por ciento de beneficio sobre costes de producción.

9. Planeamiento de compras

La planificación adecuada de la adquisición de productos para la actividad de una empresa es otra función relevante, pues influye directamente en costes y rentabilidad.

Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras. En este modelo de Excel se introduce el tipo de producto, las unidades y el precio por unidad, asi como el presupuesto del que se dispone. 

Con toda la información facilitada, esta hoja de Excel realiza un estimado de los costes totales para esas compras y compara el resultado final con el presupuesto, para alertar de posibles desviaciones o sobrecostes.

10. Plantilla de control de inventario

Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. En este proceso es importante contar con esta plantilla de control de inventario, que permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. Y, más importante aún, sus costes y rentabilidad. 

Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear. Se pueden utilizar los métodos PEPS o FIFO, UEPS o LIFO o el de promedio ponderado. 

• Bajo el método PEPS o FIFO se contabilizan las salidas de stock al precio de coste en el momento de entrada
• En el método UEPS o LIFO se contabilizan según el precio en el momento de salida
• El de promedio ponderado hace una ponderación de ambas metodologías 

Por lo tanto, no solo permite organizar stocks, sino también contabilizar costes de forma automática y según diversos criterios.

11. Plantilla de formato de cotización

Esta plantilla de Excel incluye un formato de cotización fácil de rellenar, para enviar rápidamente presupuestos y propuestas a clientes. 

Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto. Conforme se añaden valores y precio se calcula automáticamente el impuesto de IVA, para facilitar la realización final de la cotización.

12. Análisis DAFO

El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones. Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO) quedan reflejadas de forma coherente y visual gracias a esta plantilla de Excel.

13. Diagrama de Gantt

Con esta plantilla de diagrama de Gantt es posible organizar de forma coherente y eficiente todas las tareas necesarias para que un proyecto se lleve a cabo cumpliendo con los objetivos marcados.

Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea. Relacionándolas entre sí, si es necesario, para optimizar los procesos y asegurar la ejecución del trabajo siguiendo los objetivos y parámetros que se hayan marcado.

14. Plantilla de registro de jornada laboral en Excel

Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral. Con este modelo es posible anotar los horarios y calcular tiempos completos de trabajo por trabajador , tal y como exige la normativa a todas las empresas. 

15. Plantilla de Excel calendario de teletrabajo

Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Con esta plantilla de Excel con calendario de teletrabajo es posible realizar un seguimiento exhaustivo de los días que han elegido los empleados para desempeñar sus funciones en la modalidad de teletrabajo.

Esta información se cruza con la del resto de compañeros para facilitar la organización de equipos. Permitiendo, además, incluir festivos y días no laborables, para llevar una coordinación aún más precisa.

16. Plantilla de Excel de calendario con agenda  

Esta plantilla de calendario con agenda es una herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales de manera visual y estructurada. Permite visualizar semanas y meses completos, asignar recordatorios y llevar un control eficiente de compromisos personales o profesionales.

Gracias a su diseño intuitivo, facilita la gestión del tiempo, evitando olvidos y optimizando la planificación. Es ideal para profesionales, pero también para estudiantes o cualquier otra persona que necesite un seguimiento claro de sus actividades, ya que combina las funcionalidades de un calendario tradicional con la flexibilidad de Excel para editar y personalizar eventos según las necesidades del usuario.

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17. Plantilla de Excel para seguimiento de proyecto 

Esta plantilla de seguimiento de proyectos es una herramienta esencial para gestionar tareas, plazos y avances en cualquier tipo de proyecto: podrás registrar actividades, asignar responsables, definir fechas de entrega y monitorizar el progreso en tiempo real, facilitando una visión clara del estado del proyecto.

Con funciones integradas para priorizar tareas y alertar sobre posibles retrasos, ayuda a mantener el control y la organización en equipos de trabajo. Es ideal para gerentes, líderes de proyecto o autónomos que necesitan un sistema estructurado para asegurar que cada fase se complete dentro del cronograma establecido.

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18. Plantilla de Excel para base de datos de empleados 

Esta plantilla de base de datos de empleados es una solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa. Permite registrar datos como nombres, puestos, contactos, fechas de ingreso, salarios y otros detalles relevantes en un formato ordenado y de fácil acceso. Su diseño simplifica la actualización y consulta de registros, evitando el uso de archivos dispersos o sistemas complejos.

Ideal para departamentos de Recursos Humanos o pequeñas empresas, esta herramienta ayuda a mantener un control eficiente de la nómina, evaluar la estructura organizacional y generar reportes básicos. Además, al estar en Excel, permite personalizar campos según las necesidades específicas de cada organización.

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19. Plantilla de Excel para calendario de vacaciones de empleados

Esta plantilla de calendario de vacaciones es una herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa. Permite registrar las fechas solicitadas y aprobadas de cada colaborador, evitando solapamientos y garantizando una distribución equitativa del tiempo libre. Su formato claro y organizado ayuda a planificar las ausencias con antelación, minimizando impactos en la productividad.

Con funciones para filtrar por departamento, empleado o mes, facilita el control de las vacaciones acumuladas y usadas. Es ideal para equipos de RRHH, gerentes o pequeñas empresas que necesitan un sistema sencillo pero efectivo para administrar este beneficio laboral, cumpliendo con la normativa y manteniendo un ambiente laboral organizado. La plantilla puede adaptarse fácilmente a las políticas específicas de cada compañía.

Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son muy intuitivas y te permitirán llevar una gestión contable correcta.

Pero nuestra recomendación para elevar tu gestión es utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás. ¡Mucha suerte al llevar la contabilidad de tu empresa!

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Conclusión

Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo. Más vale que tengas bien claras las plantillas desde el inicio, para que no te falte ningún dato importante.

Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas. Pero también porque asegurarás una gestión contable correcta.

También si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás. ¡Mucha suerte al llevar la contabilidad de tu empresa!

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