¿Cómo hacer una nota de gastos? Elementos que debe tener y ejemplos

Gestionar los gastos profesionales no debería ser una tarea compleja, pero a menudo se convierte en un quebradero de cabeza. Para los empleados, supone el desafío de documentar cada desembolso de forma clara y cumplir con la política de la empresa. Para los managers, implica revisar meticulosamente cada justificante para validar su procedencia y asegurar su contabilización, un proceso que consume un tiempo valioso.

Este artículo proporciona la guía definitiva para dominar este proceso. Explicaremos de manera concisa cómo elaborar una nota de gastos perfecta, detallando los elementos obligatorios y opcionales que debe contener. Además, incluiremos ejemplos prácticos para ambos colectivos, asegurando que cada informe sea claro, completo y procesable desde el primer minuto.

Descubre cómo implementar un método sencillo que te permitirá gestionar tus gastos de forma rápida y ordenada y recuperar el control de los ingresos y gastos de tu empresa.

¿Qué es una nota de gastos?

La nota de gastos es el documento donde se reflejan los pagos a los que han hecho frente los empleados de una organización en nombre de la misma y que debe presentarse a la empresa para su justificación. También llamada hoja de gastos, se trata de un registro que debe contemplar una serie de datos dependiendo de las exigencias de cada sociedad, tales como fechas, importes, conceptos y proveedores, entre otros.

¿Para qué sirven las notas de gastos?

La función principal de las notas de gastos es contabilizar los pagos realizados por los empleados en nombre de la empresa y, sobre todo, realizar el correspondiente reembolso a la persona que la aporta y que ha adelantado el importe.

Devolución de gastos: Permite que la empresa reintegre a sus empleados el dinero que estos han pagado por adelantado en nombre de la compañía.

Seguimiento de gastos: Ofrece a la organización un registro completo de los costos operativos, mejorando el control financiero y facilitando la identificación de hábitos de gasto.

Documentación de gastos: Actúa como comprobante para la empresa y para efectos contables y fiscales, validando la procedencia de los gastos realizados durante el desarrollo de las actividades profesionales.

Análisis de tendencias: El estudio de los informes de gastos permite reconocer patrones o comportamientos de consumo en la organización, facilitando la toma de decisiones más acertadas.

Como es lógico, se trata de un proceso sujeto a normativas fiscales, lo que supone que su gestión debe ser organizada y rigurosa, además de quedar debidamente documentada en la contabilidad de la empresa.

¿Qué información debe incluir una nota de gastos?

Para cumplir con la norma, las notas de gastos deben incluir cierta información de forma obligatoria. Lo primero es la información del empleado, incluyendo todos los datos personales del mismo, como su nombre completo, departamento en el que trabaja y proyecto o cliente al que se imputa el gasto realizado.

A continuación, deben aportarse todos los detalles relativos al gasto:

• Fecha en la que se ha producido.
• Lugar en el que se realizó (necesario, especialmente, para el control de viajes de trabajo o reuniones concretas).
• Nombre del proveedor (por ejemplo, restaurante en el que se produjo la comida o empresa en la que se realizó la compra objeto del gasto).
• Concepto, es decir, descripción del propósito del gasto (siguiendo los ejemplos anteriores, comida con cliente o compra de material de oficina).
• Importe total, desglosando base imponible e IVA, si aplica.
• Categoría del gasto, a efectos organizativos de la empresa, para poder clasificarlos en distintos tipos y llevar un mejor control presupuestario.
• Forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.)

Finalmente, es necesario aportar la documentación necesaria para acreditar el gasto realizado, como ticket o factura. Además, es útil añadir un campo de comentarios, en el que se pueda recoger cualquier comentario o aclaración adicional, en caso de ser necesario.

¿Cómo se hace una nota de gastos?

Crear una nota de gastos es un proceso sencillo, siempre y cuando tanto trabajador como empresa tengan claro el protocolo a seguir y la información que se debe incluir en cada caso.

Para ello, el primer paso es la definición de un procedimiento, formado por pasos concretos y claros que todos los interesados deben conocer a la perfección y que incluya los plazos que se deben cumplir y quién es el responsable de recibir y gestionar los recibos de gastos.

A continuación, debes recopilar todos tus justificantes de gastos, incluyendo tickets, facturas y recibos de todos los gastos que hayas realizado en tu actividad laboral.

Para facilitar el proceso, es recomendable crear una plantilla, que incluya todos los datos que se deben aportar (puedes utilizar Excel o Word, por ejemplo) o, mucho más sencillo y eficaz, un software específico, como Holded, para la gestión de gastos empresariales.

En esta plantilla deben aparecer campos para toda la información que debe recopilar la nota (fecha, descripción, importe, categoría, motivo del gasto y justificantes que lo respalden).

A continuación, define el proceso de entrega de la nota, especialmente por lo que respecta al envío de la misma y al responsable de validación (que puede ser el supervisor o responsable de cada departamento o bien el departamento de administración de la empresa).

Finalmente, determina cómo será el procedimiento de validación de la nota, en el que se comprobará la validez y pertinencia de la misma, así como su inclusión en la contabilidad de la empresa y el proceso y plazos de reembolso al empleado.

Aunque cada organización debe establecer sus propios procesos en la creación y gestión de este tipo de documentos, el mejor consejo que podemos darte para hacer más eficiente la gestión de la nota, tratando de eliminar o, al menos, reducir los riesgos e inconvenientes asociados es apostar por la digitalización de la hoja implementando un software de gestión y contabilidad que incluya este recurso para hacer más eficiente su gestión.

Holded te ofrece la oportunidad de mejorar todos los procesos contables de tu negocio, entre los que se encuentran la digitalización de facturas y tickets, la creación y la gestión de notas de gasto: podrás consultar tus estados financieros en tiempo real, calcular los impuestos por pagar y automatizar la presentación de algunos modelos.

Ejemplos de gastos más habituales

Aunque en la nota de gastos puedes encontrar todo tipo de pagos que tengan que ver con la actividad profesional de tus empleados fuera de la organización -siempre que sean estrictamente necesarios y estén justificados-, hay ciertos gastos “recurrentes”, es decir, que aparecen con mayor frecuencia por tratarse de transacciones más comunes entre trabajadores:

• Dietas y manutención (viáticos): comidas durante un viaje de trabajo o una jornada extendida fuera de la oficina habitual. Se justifica con la factura o ticket restaurante detallado y la nota debe incluir el motivo de la comida, las personas presentes y el lugar.
• Transporte (taxi, Uber/Cabify, metro, autobús): desplazamientos por trabajo dentro de una ciudad (ej: a una reunión con un cliente). Tendrás que entregar el ticket de la máquina expendedora o el recibo de la app de transporte (debe mostrar origen, destino y fecha).
• Alojamiento: hoteles durante un viaje de trabajo. Solicita factura oficial del hotel a nombre de la empresa o empleado, con el desglose de la estancia.
• Kilometraje: desplazamiento en coche propio por motivos laborales. En este caso, no se requiere factura, pero la nota debe detallar origen, destino, kilometraje total y motivo del trayecto. Se calcula aplicando la tarifa de km de la empresa.
• Parking y peajes: otros gastos derivados del uso de vehículo durante un viaje de trabajo. Se justifican mediante el ticket del parking o el recibo de peaje con fecha.
• Vuelos y trenes para viajes de negocios. Puedes justificarlos con factura de la compañía aérea/ferroviaria y tarjeta de embarque.
• Material de oficina: como cartuchos de tinta, carpetas, bolígrafos… Deberás entregar factura o ticket de compra detallado.
• Gastos de representación o client entertainment: por ejemplo, comidas o actividades con un cliente para fortalecer la relación comercial. Se justifican con la factura del restaurante o establecimiento y la nota debe especificar el nombre de la empresa del cliente y el propósito de la reunión.
• Gastos de formación o conferencias, como inscripciones a cursos, seminarios o conferencias relacionadas con la actividad profesional. Tendrás que justificarlo con la factura de la entidad organizadora y el programa del evento.

¿Por qué es importante la nota de gasto?

No subestimes la importancia de las notas de gastos: más allá del cumplimiento de la normativa fiscal, una correcta gestión de los recibos de gastos conlleva importantes beneficios:

• Control financiero y presupuestario: las notas de gasto permiten a la empresa gestionar adecuadamente su presupuesto y detectar pautas de gastos.
• Transparencia y rendición de cuentas: conocer los gastos que realizan tus empleados, en qué casos y por qué motivos te ayuda a administrar adecuadamente los fondos de tu negocio.
• Justificación y reembolso de gastos: las notas de gastos ayudan a justificar los desembolsos realizados por los empleados y devolverlos de forma eficiente.
• Análisis y toma de decisiones: conocer en qué se gastan los recursos de la empresa te permite identificar posibles áreas de mejora y diseñar presupuestos más eficientes.
• Prevención de fraude: controlar los desembolsos realizados por tus empleados de forma precisa ayuda a evitar posibles gastos no autorizados, innecesarios o fraudulentos.
• Eficiencia operativa: una gestión más ágil ayuda a ahorrar, además de dinero, tiempo y recursos, que pueden destinarse a otras áreas más productivas de la empresa.
• Cumplimiento fiscal: por último, pero no menos importante, las notas de gastos son imprescindibles para cumplir con la normativa fiscal vigente y para deducir los impuestos relacionados, como el IVA o el IRPF.

Ejemplo de notas de gastos

Existe un sinfín de posibilidades a la hora de redactar una nota de gastos, pero lo más común es recurrir a plantillas que contemplan de forma estructurada cada uno de los datos. A continuación, te dejamos un ejemplo simple para que puedas observar qué datos se deben incluir sí o sí:

• Fecha: 09 de abril de 2025.
• Tipo de gasto: comida en desplazamiento de trabajo.
• Importe: 62,75 €.
• Categoría: alimentación.
• Documentos: incluir factura de la comida a nombre de la empresa.
• Justificación: breve explicación de los motivos por los que se ha efectuado el gasto.

Inconvenientes en la gestión de notas de gastos

La gestión de hojas de gastos conlleva ciertos inconvenientes relativamente frecuentes, ya que se trata de un proceso en el que participan diversos agentes y que, por tanto, se presta a interpretaciones y errores. No obstante, se trata de problemas perfectamente conocidos y que, gracias a la generalización de la tecnología, cada vez son menos comunes.

• Errores humanos: especialmente cuando las notas se elaboran y gestionan de forma manual, en vez de utilizar un software especializado.
• Pérdida y deterioro de documentos: fundamentalmente cuando se trata de notas físicas, que pueden perderse o estropearse, complicando el seguimiento y gestión.
• Tiempo y esfuerzo: tanto por parte del empleado que hace (y debe justificar) el gasto, como por parte del departamento encargado de la gestión de los gastos en la empresa.
• Dificultades en la auditoría: si no hay un protocolo pre establecido con pasos claros y definidos, es muy difícil auditar los gastos y su pertinencia, tanto de forma interna como externa.
• Análisis de datos limitado: identificar pautas de gasto, áreas de mejora u oportunidades de ahorro que puedan beneficiar a la empresa es complicado, incluso aunque todos los pasos se realicen a la perfección.
• Reembolsos lentos: cuando la comprobación y el pago se realizan de forma manual, el proceso puede alargarse en el tiempo y reducir la satisfacción de los empleados.

Cómo contabilizar una nota de gastos

Contabilizar adecuadamente las notas de gastos, además de cumplir con la normativa vigente, beneficia tanto a la empresa como a la persona trabajadora. La contabilización implica 3 pasos:

1. Introducir el coste en el libro de contabilidad de la empresa.
2. Realizar los correspondientes cargos en cuenta.
3. Reembolsar la cantidad reflejada a la persona que ha adelantado el gasto.

Además, hay otro aspecto que no debes obviar en la administración de las notas de gasto: en caso de que el IVA correspondiente a los costes pueda deducirse en la liquidación trimestral del impuesto, los importes deben quedar correctamente registrados a estos efectos.

El IVA en las notas de gastos

Ahora bien, no podemos obviar que la deducción del IVA en la nota de gastos presenta ciertas consideraciones relevantes, ya que no siempre es posible desgravar en su totalidad los costes reflejados en el documento. Por ejemplo, los gastos de alojamiento no permiten la recuperación del impuesto en ningún caso.

En cambio, en el lado opuesto encontramos una de las dietas más comunes entre los empleados: las comidas durante la jornada laboral o las comidas de negocios, en cuyo caso el IVA sí es deducible al completo, siempre que el registro de la nota de gastos sea correcto, reflejando el nombre de la empresa y el importe abonado por los empleados.

Por último, en cuanto al IVA de los gastos relacionados con el desplazamiento no existe el todo o nada: cuando se trate de un vehículo comercial, se podrá deducir el 100% del impuesto sobre el carburante, mientras que en los vehículos particulares, el IVA del carburante es deducible en un 50%. Ni el kilometraje registrado en viajes de trabajo ni los gastos en transporte público se consideran gastos deducibles en una nota de gastos.