¿Cómo firmar una factura electrónica?

Cada vez se extiende más el uso de la factura electrónica, y ya mismo su utilización va a ser obligatoria para todas las empresas. Sin embargo, hay varias dudas que surgen con frecuencia: como si es obligatorio que la factura electrónica contenga la firma, qué necesitas para firmar electrónicamente una factura o cómo incluirla de forma correcta.
Vamos a darle respuesta a estas dudas en este artículo de una manera clara y sencilla. Solo tienes que seguir leyendo.

Qué es una factura electrónica y por qué firmarla 

La factura electrónica es aquella que tiene un formato digital y que se emite y recibe por medios telemáticos. Se trata de un fichero informático, por lo que se necesita un ordenador para su procesamiento.

Se regula en el Reglamento de facturación al igual que la factura en papel y ambas tienen muchos aspectos en común, si bien también se recogen algunas especialidades sobre la factura electrónica como consecuencia de su formato específico.

De hecho, sea cual sea el soporte en el que se emita una factura, el obligado a su expedición deberá garantizar:

• La autenticidad de su origen, es decir, la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios a que se refiere así como la del emisor de la factura si no es el mismo.
• La integridad de su contenido, lo que significa que no ha sido modificado.
• Su legibilidad.

En el caso de las facturas electrónicas, estos extremos se aseguran por cualquiera de los siguientes medios:

1. Mediante firma electrónica avanzada.
2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
3. Mediante otros medios que las partes hayan comunicado a la AEAT previamente a su utilización y que esta haya validado.

A la fecha de publicación de este artículo, es obligatoria la expedición de facturas electrónicas para documentar todas las operaciones cuyo destinatario sea la Administración Pública, aunque cada organismo podrá excluir de esta exigencia, si lo considera conveniente, las transacciones que sean inferiores a 5.000 euros. (Sobre este tema hablamos en este artículo: cómo generar facturae). 

Ahora bien, con la publicación de la Ley Crea y Crece en 2022 dicha obligación se extiende a la generalidad de las operaciones realizadas por y para cualquier tipo de empresa.

Se prevé una implementación escalonada en función del volumen de facturación del negocio y el plazo se marca en función de la fecha de publicación en el BOE del desarrollo reglamentario, que aún está pendiente.

Así, para los empresarios y profesionales con un volumen de facturación superior a 8.000.000 de euros será obligatoria la expedición, remisión y recepción de facturas electrónicas a los doce meses de la publicación del Reglamento en el BOE. 

Y para aquellas que no alcance este importe el plazo será de veinticuatro meses.

¿Es obligatorio que la factura electrónica vaya firmada?

La verdad es que no.

No es obligatorio que la factura digital contenga la firma electrónica del emisor porque su autenticidad, integridad y legibilidad puede estar garantizada por cualquiera de los otros sistemas válidos que hemos señalado (intercambio electrónico de datos u otro medio que se haya comunicado a la Agencia Tributaria y esta haya aprobado).

Ahora bien, sí que se trata del método más utilizado.

Requisitos para firmar una factura electrónica 

Para poder firmar electrónicamente una factura nos encontramos con dos imprescindibles. Contar con un certificado digital válido y con un software de firma electrónica que sea compatible con el formato que tenga nuestra factura.

Nos encontramos con dos formas de firmar una factura electrónica a través de distintos tipos de certificados electrónicos.

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
• Firma electrónica reconocida, que es aquella firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Cualquiera de las dos es válida y en ambas opciones es necesario disponer de certificado electrónico reconocido.

En caso de utilizar un servicio de facturación prestado por un tercero, será este quien deba firmar la factura.

Pasos para firmar una factura electrónica

Para firmar una factura electrónica cumpliendo con lo establecido por la normativa es necesario disponer de un certificado digital y un software compatible de firma electrónica.

Vamos a ver cuáles son los pasos generales a seguir para firmar una factura electrónica:

1. Obtén un certificado digital: ya que con él estarás identificado como el emisor de la factura. La forma más habitual de tramitar el certificado digital es a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, mediante un proceso bastante sencillo.
2. Instala un software de firma electrónica compatible: No sirve cualquier programa, ya que debe contar con una serie de requisitos. Puedes descargar e instalar programas como AutoFirma o Holded, que son compatibles con el formato de firma electrónica (como Facturae), que permiten subir el certificado electrónico de la empresa a la plataforma. Además, a través de la sede de la Agencia Tributaria se puede consultar cuáles son los programas homologados, y si cumplen con los requisitos legales establecidos.
3. Abre la factura en el software de facturación: abre la factura en el software de firma electrónica. Éste archivo tiene que estar en formato PDF o Facturae. Todo lo relativo a la factura digital se encuentra regulado por la ley. Por lo tanto, tener claro cómo crear facturas respetando la legalidad es fundamental para que tenga validez legal.
4. Selecciona el certificado electrónico: dentro de la plataforma de facturación, selecciona el certificado digital con el que tienes que firmar la factura electrónica.
5. Firmar la factura electrónica: a través de Holded u otra plataforma de software compatible es muy sencillo. Ya que el software te guiará a través de todo el proceso para aplicar la firma electrónica al documento de forma correcta.

Consideraciones a tener en cuenta antes de firmar una factura electrónica

Para evitar errores a la hora de firmar una factura electrónica ten en cuenta que el software de firma electrónica sea compatible con el formato en el que se encuentre la factura.

Ten en cuenta que si la factura va dirigida a la Administración Pública es obligatorio que utilices el certificado digital cualificado o reconocido y cumplir con la política de firma que establece la administración.

Algunos programas, como Holded, ya incorporan la función de firma electrónica facilitando el proceso. Ya que no solo podrán crear la factura sino realizar la firma electrónica en un único programa.

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