Las facturas con retención son un trámite cotidiano para autónomos y empresas, pero también una fuente frecuente de errores. Muchos emprendedores y pymes dudan al calcular el porcentaje aplicable, incluir los datos correctos o declarar estas retenciones después. Un fallo en el proceso puede significar sanciones o problemas en las liquidaciones con Hacienda.
La buena noticia es que dominar este procedimiento es más sencillo de lo que parece. En esta guía despejamos todas las incógnitas: desde los casos en los que es obligatoria la retención hasta cómo reflejarla en la factura paso a paso. Además, incluimos un ejemplo real que puedes usar como plantilla.
Si quieres emitir facturas con retención sin perder horas buscando información dispersa, este artículo es tu solución. Vamos al grano, sin tecnicismos innecesarios.
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Empieza gratis¿Qué es una factura con retención?
Una factura con retención es aquella en la que el emisor descuenta un porcentaje del importe total en concepto de ciertos impuestos, como el IRPF, indicando que dicho porcentaje debe restarse a la base imponible establecida. Por su parte, el cliente es responsable de ingresar dicha cantidad en Hacienda en nombre del emisor.
¿Cuáles son las retenciones más comunes?
La retención más común que suele aplicarse a las facturas es la debida al IRPF, únicamente aplicada a profesionales autónomos que prestan servicios a otros profesionales. Habitualmente es del 15%, aunque durante los 3 primeros años de actividad se reduce hasta el 7%.
Además, hay otros casos específicos en los que puedes emitir facturas con retención, como arrendamientos de inmuebles urbanos, que generalmente ascienden al 19% de la base imponible.
¿Cuándo debes emitir una factura con retención?
Deben emitir facturas con retención los autónomos cuya actividad profesional esté registrada en las secciones 2 o 3 del Impuesto de Actividades Económicas (Actividades Profesionales y Actividades Artísticas, respectivamente).
Algunos ejemplos de profesionales autónomos que realizan actividades profesionales sujetas a retención son asesores, abogados, diseñadores, consultores y otros autónomos o freelance, colegiados o no, que trabajan para otros profesionales.
¿En qué casos no se aplican las retenciones de IRPF en las facturas?
No todas las facturas emitidas por un autónomo o pyme deben incluir retención:
- Si el cliente es un particular, ya que solo aplican las retenciones entre autónomos o empresas.
- Si se trata de venta de productos, porque sólo aplican las retenciones en servicios profesionales.
- Si el profesional al que facturas tiene su domicilio fiscal fuera de España.
- Los autónomos en módulos, o actividades exentas de IRPF o IVA, por su propia naturaleza no deben aplicar retención.
¿Qué retención debes aplicar a la factura?
Como ya hemos mencionado, el porcentaje de retención que debes aplicar a tus facturas depende de la actividad a la que te dediques y el momento profesional en el que te encuentres.
- Ciertas actividades ganaderas, como la avicultura, el engorde porcino y algunas de transporte en estimación objetiva deben aplicar una retención de IRPF del 1%.
- Las actividades forestales, agrícolas y ganaderas (exceptuando las señaladas en el punto anterior) llevan una retención del 2%.
- Durante los 3 primeros años de actividad del autónomo la retención a aplicar es del 7%, siempre que no hayan estado dados de alta con anterioridad.
- El tipo general de retención es del 15%, que aplican todos los autónomos de los epígrafes 2 y 3.
Por ello, es importante revisar tu actividad y la normativa vigente antes de emitir una factura.
Obligaciones fiscales de las facturas con retención
La obligación fiscal más importante relacionada con las facturas con retención se refiere a quién debe ingresar en Hacienda la cantidad retenida, que corresponde al cliente, es decir, al receptor de la factura.
Si recibes una factura con retención, deberás declarar e ingresar en Hacienda el importe retenido mediante la presentación del modelo 130. Así, estas retenciones funcionan como una especie de adelanto de IRPF de cara a la declaración anual de la Renta del autónomo que emite la factura, que tú recaudas e ingresas en su nombre.
| ¿Aplicas retenciones a tus trabajadores, otros profesionales o empresarios? En este caso, debes declararlas a través del modelo 111. |
Cómo hacer una factura con retención paso a paso
A lo largo de tu actividad profesional seguramente deberás emitir facturas con retención en numerosas ocasiones, por lo que es importante que interiorices cómo emitirlas correctamente: el proceso es muy sencillo, solo debes tener en cuenta que, aunque se trata de dos impuestos que incluyen casi todas las facturas, el IRPF y el IVA se gestionan de forma completamente distinta.
- Incluir los datos obligatorios del emisor y el receptor: nombre o razón social, NIF, fecha de emisión y número de factura.
- Especifica el método y plazo de pago, la fecha de la factura y, por supuesto, el o los conceptos adecuadamente detallados.
- Detallar el concepto. Descripción clara de los servicios prestados.
- Calcular la base imponible. Suma de los importes antes de aplicar impuestos o retenciones.
- Aplicar el IVA. Calcula el IVA correspondiente sobre la base imponible (según el tipo aplicable.
- Aplicar la retención. Calcula la retención aplicable a la base imponible antes de aplicar el IVA.
- Calcular el total a pagar mediante la siguiente fórmula:
| Base imponible + IVA – Retención = total a pagar por el cliente |
Ejemplos prácticos de facturas con retención
Ya hemos visto cómo es el proceso de retención paso a paso, ahora vamos a trasladarlo a casos prácticos con tres ejemplos. Supongamos que trabajas como editor de vídeo y has terminado un trabajo para una empresa por un servicio de grabación, montaje y retoques valorado en un total de 1000 €.
Factura profesional con IRPF y exenta de IVA
- Base imponible: 1.000 €
- Retención IRPF 15%: -150 €
- Total a pagar: 850 €
Factura profesional con IRPF e IVA
- Base imponible: 1.000 €
- IVA 21%: 210 €
- Retención IRPF 15%: -150 €
- Total a pagar: 1.060 €
Factura profesional con IRPF e IVA por módulos
En actividades en módulos, no suele aplicarse IRPF, salvo excepciones. En el caso de que aplique, se haría tal y como muestra el siguiente ejemplo:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA 10%: 100 €
- Retención IRPF 1% (según caso): -10 €
- Total a pagar: 1.090 €
¿Cómo se contabilizan las facturas con retención?
Cuando recibes una factura con retención, debes tener en cuenta que el importe retenido no lo cobrarás, sino que lo ingresará el emisor a Hacienda en tu nombre. Por está razón, su contabilización es diferente a una factura normal.
- La base imponible se registra como ingreso total.
- La retención figura como “retenciones a cuenta”.
- El IVA se contabiliza como impuesto repercutido.
- El importe recibido es la diferencia entre base + IVA – retención.
Es importante reflejar las retenciones correctamente en tu contabilidad, para que cuando realices la declaración anual de IRPF cuadre con los importes que hayan declarado tus clientes en tu nombre.
Cómo emitir facturas con retención con Holded
Como habrás podido ver, emitir facturas con retención no es nada complicado. Sin embargo, puedes facilitar el proceso aún más utilizando un software de facturación como Holded, que automatiza todo el procedimiento, evitando posibles errores humanos que aparecen cuando se acumulan decenas y decenas de facturas.
Ventajas del software frente a facturación manual
Normalizar el uso de un programa de facturación puede ayudarte enormemente en tu gestión del día a día, ya que:
- Introduce los datos y genera facturas profesionales en segundos.
- Calcula automáticamente el IVA y las retenciones.
- Minimiza posibles errores fiscales.
¿Qué funcionalidades clave debes buscar en un programa de facturación?
¿Cómo saber cuál es el software de facturación más adecuado para ti? A la hora de elegir, busca las siguientes funcionalidades:
- Plantillas de facturas con retención personalizables.
- Control de facturas emitidas y retenidas.
- Integración con modelos fiscales trimestrales.
- Avisos de vencimiento y cobros pendientes.
Errores comunes en las facturas con retención y cómo evitarlos
Emitir facturas con retención puede parecer sencillo, pero si no pones especial atención, corres el riesgo de cometer errores que luego te pueden provocar problemas fiscales, sanciones o incluso pérdidas económicas.
- Aplicar retención a un cliente particular. Recuerda que la retención solo se aplica entre autónomos o empresas, no a clientes particulares. Verifica siempre si tu cliente es empresa o autónomo antes de aplicar la retención. Si es un particular, solo debes incluir el IVA (si corresponde) sin retención.
- No reflejar la retención correctamente en la factura. Debes desglosar siempre la retención de forma clara, indicando el porcentaje aplicado. Utiliza la misma estructura en todas tus facturas para mayor claridad.
- Confundir base imponible con total a pagar. No olvides que la base imponible es la suma de los importes antes de impuestos o retenciones. El total a pagar es el resultado final tras aplicar IVA y restar la retención.
