Sigues gestionando tus facturas en papel o en formatos digitales no estructurados? Si eres autónomo o tienes una pyme, la facturación electrónica no es solo una tendencia (que se convertirá en obligación próximamente), sino una herramienta clave para optimizar tiempo, reducir costes y cumplir con las obligaciones legales.
En este artículo, te explicamos cómo digitalizar tus facturas de forma sencilla, sin complicaciones técnicas, y cuáles son las ventajas concretas para tu negocio: desde el ahorro en almacenamiento y la reducción de errores hasta la agilización de procesos fiscales. Descubre los pasos esenciales para implementar la facturación electrónica de manera eficiente y cómo elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
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Crea tu factura¿En qué consiste la digitalización de facturas?
Todos los negocios, independientemente de su sector, necesitan llevar una facturación, es decir, un control y registro de los gastos y de los ingresos mediante la emisión de facturas.
La digitalización de facturas consiste en trasladar al formato electrónico aquellas que ya tienes en papel, o en emitirlas directamente en formato digital con un programa de facturación especializado. Sin más. Vamos por partes.
Automatizar las facturas de venta de la plataforma online ha sido clave para nuestro negocio.
Marc Ministral, COO de Aina Barcelona.
Elige la herramienta adecuada: Puedes optar por un escáner tradicional o por aplicaciones móviles especializadas en la digitalización de documentos. Estas apps suelen utilizar tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). También puedes optar por un software de gestión documental que permite organizar, organizar y gestionar las facturas digitalizadas.
Captura la factura: Usa el escáner o la cámara de tu teléfono para obtener una imagen clara del documento. Verifica que se vean con nitidez los datos clave como el número de factura, el importe y el nombre del emisor.
Guarda el documento en formato digital: Se recomienda almacenar la factura en formatos como PDF o JPEG. Asigna un nombre de archivo descriptivo para que sea fácil de identificar más adelante. Pero pasarse a la factura electrónica es mucho más que simplemente pasar del papel al PDF: debes emitir un documento digital en un formato estructurado XML que cumpla con los requisitos de trazabilidad, autenticidad e integridad, gracias a la inclusión de la firma electrónica u otro sistema de autenticación aceptado.
Clasifica y guarda el archivo: Puedes subirlo a una plataforma de gestión documental o guardarlo en la nube. Organiza los archivos en carpetas por proveedor, categoría o fecha para mantener el orden.
Conecta con tu sistema de gestión: Si utilizas un programa de facturación, es conveniente integrarlo para que las facturas digitalizadas se sincronicen automáticamente, facilitando así su contabilidad y el control fiscal.
¿Qué es un programa OCR y cómo se relaciona con la digitalización de facturas?
Como ya te hemos adelantado, pasar tus facturas en papel a un formato digital para facilitar su almacenamiento es realmente sencillo si utilizas un programa OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que te permite convertir documentos escaneados en archivos editables. Imagina poder extraer el texto de tus facturas en papel para digitalizarlas más fácilmente.
Una vez digitalizadas con OCR, las facturas pueden ser almacenadas, organizadas y gestionadas en un software de contabilidad o facturación electrónica.
¿Sabes qué datos debe incluir sí o sí una factura? Entérate para no cometer errores.
¿Qué leyes regulan el proceso de digitalización de facturas?
En España, la digitalización de facturas está regulada por varias normas que establecen los requisitos técnicos, legales y de conservación para garantizar su validez. A continuación repasamos las principales leyes y reglamentos que debes conocer.
La Ley 25/2013, de Impulso de la Factura Electrónica fue un paso decisivo para impulsar la facturación electrónica en España, especialmente en el ámbito de las relaciones entre empresas y con la Administración Pública. Su objetivo principal es agilizar los procesos administrativos y reducir la carga burocrática.
La norma establece que las grandes empresas y las entidades públicas están obligadas a aceptar facturas electrónicas, lo que ha servido como catalizador para su adopción generalizada. Además, fomenta su uso en las transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y administraciones (B2G), promoviendo estándares técnicos que garantizan la interoperabilidad.
La Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información sentó las bases legales para equiparar la factura electrónica con la tradicional en papel, otorgándole plena validez jurídica.
Uno de sus aspectos más relevantes es que elimina cualquier discriminación entre ambos formatos, siempre y cuando la factura digital cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad. Además, la norma aborda cuestiones relacionadas con la conservación de documentos electrónicos, asegurando que puedan ser presentados como prueba en caso de inspección o litigio.
El Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación, es una de las normas más importantes en materia de facturación, ya que detalla los requisitos obligatorios que deben cumplir tanto las facturas en papel como las electrónicas.
Entre sus disposiciones, establece que las facturas digitales deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que puede lograrse mediante firma electrónica avanzada, sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier otro método que permita un control de auditoría fiable. Además, regula los plazos de conservación (generalmente, seis años) y las obligaciones de expedición y entrega.
El Reglamento eIDAS (UE 910/2014), aunque es una norma europea, tiene un impacto directo en la facturación electrónica en España, ya que regula los sistemas de identificación y firma electrónica en toda la Unión Europea.
Este marco garantiza que las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas tengan el mismo valor legal que las manuscritas, lo que es esencial para validar facturas digitales en transacciones transfronterizas. Además, establece estándares de seguridad y confianza que deben cumplir los proveedores de servicios electrónicos, asegurando la autenticidad de los documentos.
Finalmente, y además de la legislación general, hay que tener en cuenta la normativa sectorial y ciertas obligaciones específicas para ciertos sectores o situaciones. Por ejemplo, los proveedores de la Administración Pública están obligados a utilizar el formato Facturae, un estándar técnico que facilita la interoperabilidad.
Del mismo modo, sectores como el sanitario o el financiero pueden tener requisitos adicionales en cuanto a formatos, conservación o sistemas de validación. Estas exigencias suelen estar detalladas en reglamentos autonómicos o directivas sectoriales, por lo que es importante verificar si afectan a tu actividad..
¿Cómo beneficia a tu empresa digitalizar facturas?
Las ventajas de digitalizar facturas son numerosas, pero te damos las nueve principales:
- Ahorro de tiempo. Como decíamos en el apartado anterior, un software adecuado (que incluya facturación y contabilidad) agilizará y simplificará todos esos trámites engorrosos que siempre son iguales, con lo que podrás dedicar tu tiempo a implementar otros aspectos de tu negocio que requieran de todo tu talento.
- Ahorro de espacio. Imagina la diferencia entre guardar kilos de papel (la ley obliga a guardar las facturas durante cinco años si no las tenemos debidamente digitalizadas) o tenerlo ocupando espacio en tu mesa y almacenar toda tu contabilidad en tu ordenador y/o en la nube (esto es, en internet).
- Ahorro de dinero. Si hasta hace poco lo habitual era enviar las facturas en papel por correo postal, el envío de facturas digitalizadas, al hacerse a de manera online, ahorra unos costes de papel e impresión nada desdeñables.
- Mejora y facilita la organización de los datos. Cuando digitalizamos las facturas y trasladamos a ese formato toda nuestra contabilidad, el sistema que hayamos elegido crea las facturas en un momento, personaliza retenciones y porcentajes, hace los cálculos adecuados, facilita la búsqueda de datos…
- Evita errores humanos. Cuanto más automatizados estén todos estos procesos, más improbable es que el factor humano se cuele en nuestra contabilidad.
- Mayor control de la morosidad. Uno de los grandes avances por parte de Hacienda fue el de impulsar la digitalización de las facturas precisamente con este fin: que los organismos públicos no fueran grandes deudores de empresas a las que esa morosidad podía hacer daño. Con Holded cuentas, por ejemplo, con un portal personalizado para cada cliente de manera que el control de cobros pendientes sea mucho más eficaz y seguro.
- Facilita la contabilización de las facturas de la empresa. La diferencia entre hacer un trabajo de recopilación de facturas, comprobar cada apunte, etc. y tenerlas todas a un clic te dejará tiempo para lo importante: vender tu producto y ofrecer tus servicios.
- Sostenibilidad. Toca pensar también en este aspecto, y más aún cuando ser más sostenibles cuesta exactamente nada. Tener cientos de facturas en formato físico son kilos de papel que le estamos ahorrando al planeta, así como las tintas, que suelen ser muy tóxicas. Eso, por no hablar de que a menudo el papel impreso se deteriora a tal velocidad que, pasados unos meses, puede que no logremos entender lo que pone en ellas.
- Es el sistema ideal para gestores y asesores. Un programa de gestión que incluya, claro está, la creación y emisión de facturas electrónicas facilita el trabajo de clasificación y computación de cada factura en una asesoría, con el consiguiente ahorro de tiempo y de dinero.
Holded es intuitivo, la integración con otras áreas como contabilidad y RRHH, la capacidad de personalización de facturas y su funcionalidad de informes financieros son factores clave.
Lucía Marini, administrativa en Emotion Barcelona.
Además, pasarte a la factura electrónica te asegura que vas a cumplir con lo dispuesto por la legislación vigente y te ofrece mayor seguridad en la facturación, ya que la integridad y autenticidad de los documentos está garantizada.
Todas estas ventajas convergen en una fundamental en la gestión de tu empresa: facilita la toma de decisiones, ya que te proporciona información precisa y actualizada en todo momento, lo que te permite analizar los datos de forma más precisa y llevar un control superior de tu gestión financiera.
¿Cuáles son los pasos para digitalizar tus facturas con Holded?
En el mercado encontrarás distintos programas para digitalizar facturas, aunque nosotros te recomendamos el que mejor conocemos: Holded tiene la ventaja de que su curva de aprendizaje es muy alta (es decir, se aprende muy rápido en muy breve espacio de tiempo). Además, es muy intuitivo (aun así, te recomendamos usar la Holded Academy para más información), pero en esencia así es como funciona
1. Crea una cuenta gratuita en Holded
El primer paso es dar de alta una cuenta gratuita en Holded. Solo deberás seguir los pasos en el formulario, y ya podrás acceder desde tu usuario y contraseña a tu panel de control.
2. Completa los datos necesarios para adaptar el programa a tu empresa
Asegúrate de definir tu perfil con la máxima precisión posible, para poder contar con la solución óptima para tu negocio.
3. Personaliza una plantilla
Selecciona una plantilla e incluye tu logotipo en ella. Hay más de 40 plantillas en las que puedes personalizar tu formato de factura.
4. Redacta tus facturas o impórtalas al nuevo software
En caso de tener facturas en papel, deberás transcribir el contenido para digitalizarlas.
5. Almacénalas
Ya puedes guardar tus facturas o descargarlas si quieres.
Sí, también puedes subir tus antiguas facturas
Todas las facturas anteriores a tu suscripción a Holded también podrán estar perfectamente almacenadas en tu sistema de gestión. En la ya mencionada Academy te explicamos cómo hacerlo en pocos y sencillísimos pasos.
Aquí tienes un resumen:
Si cuentas con un Excel o las facturas en otro programa, puedes importarlas a Holded. Para ello, ve al apartado de Compras > Facturas y haz clic en acciones, arriba a la derecha. A continuación, selecciona la acción ‘Importar’.
Aparecerá una ventana emergente con la opción de subir un archivo, que deberá ser en formato XLSX.
Prueba y familiarízate con el programa
A menudo, el ensayo y el error es un método de aprendizaje habitual. Hay quienes prefieren leerse todos los paso a paso y quienes optan por ir moviéndose por el programa para hacerse con él. Tienes, por ejemplo, la opción de crear una factura de prueba, enviarla (a ti mismo o a un compañero de la empresa) y después eliminarla para evitar que se almacene.
Hemos experimentado una reducción en el tiempo dedicado a tareas manuales, una mayor precisión en los procesos de facturación.
Lucía Marini, administrativa en Emotion Barcelona.
¿Por qué es importante adoptar el proceso de digitalización de facturas?
La digitalización de facturas ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad estratégica para autónomos y pymes. Más allá del cumplimiento legal, aporta ventajas tangibles que mejoran la eficiencia, reducen costes y fortalecen la competitividad del negocio. Estas son las razones clave por las que adoptar la facturación electrónica es una decisión inteligente:
- Cumplimiento legal: las administraciones públicas y muchos sectores empresariales exigen ya la factura electrónica en formatos específicos (como Facturae para contratos públicos). Incumplir estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas o problemas en inspecciones de Hacienda.
- Ahorro de tiempo y costes: la facturación electrónica elimina gastos en papel, impresión, envíos postales y almacenamiento físico; reduce errores manuales por duplicidades, pérdidas o datos mal registrados; y agiliza procesos como la búsqueda de facturas, la conciliación bancaria o la presentación de impuestos.
- Mayor seguridad y control financiero: las facturas digitales con firma electrónica garantizan la autenticidad e integridad, evitando falsificaciones y asegurando que no sean modificadas. Además, garantizan la trazabilidad, ya que permiten saber cuándo se emitió, recibió o pagó una factura.
- Copia de seguridad automática: se almacenan en la nube o en sistemas cifrados, evitando pérdidas por incendios, robos o deterioro.
- Mejora de la relación con clientes y proveedores, gracias a que las facturas llegan en segundos por correo electrónico o plataformas colaborativas y se integran fácilmente con otros sistemas, facilitando el pago automático, la contabilidad digital o la gestión de inventarios.
- Sostenibilidad y responsabilidad corporativa, ya que reducir el uso de papel contribuye a disminuir la huella ambiental (menos tala de árboles, residuos y emisiones por transporte) y alinear el negocio con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU, algo valorado por clientes y socios.
Preguntas frecuentes
¿Tienen el mismo valor legal las facturas digitales que las físicas?
Sí, tienen un valor jurídico pleno y los mismos efectos legales que una factura en papel. No olvidemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios a otra empresa, particular o entidad. Por tanto, no hay nada que temer al respecto. Es más: la ley lo regula en el Real Decreto 1619/2012. Las facturas emitidas desde Holded son perfecta y absolutamente legales.
¿Cómo puede ayudarme un programa de facturación?
De muchas maneras. La principal es el ahorro de costes (y de tiempo) al implementar un sistema que automatiza una infinidad de tareas, y que el tiempo que les dedicamos lo podríamos estar dedicando a otros aspectos más sensibles de nuestro negocio.
Otra ventaja esencial es que eliminamos los posibles errores humanos casi al 100%, por lo que los desajustes en la contabilidad desaparecerán. Por último, te ahorras quebraderos de cabeza con todos los temas de asesoría fiscal (entrega de modelos trimestrales a la Agencia Tributaria, documentación en el Registro Mercantil, etc.), que un software como Holded automatiza.
¿Y si un cliente no quiere una factura digital?
Es prácticamente imposible que nadie hoy día rechace una factura digital, precisamente por todos los motivos expuestos. Nadie quiere traspapelar una factura, ya sea una empresa o un particular, y tenerla simplemente en su correo electrónico es una ventaja frente a los papeles amontonados que supone almacenar facturas físicas.
Eso, sin contar con que una factura en papel se puede perder por el camino y una digital es infinitamente más segura. No obstante, si se diera esa posibilidad, siempre queda la opción de imprimirla para ese cliente o, mucho mejor aún, que sea él quien lo haga y evitar así el envío por correo postal, que puede hacer que la factura se traspapele.
¿Tengo que saber de informática para manejarme con un software como este?
Para nada. Con que tengas la pericia habitual de cualquier usuario de ordenador recién iniciado (escribir un correo y enviarlo, cumplimentar un formulario, etc.), no necesitas en absoluto tener grandes conocimientos de informática. Con Holded, este es tremendamente intuitivo, justo para que no necesites un montón de horas aprendiendo a utilizarlo.
Y si se me estropea el ordenador, ¿qué pasa? ¿Me quedo sin facturas?
En absoluto. Se almacena toda la información en la nube, es decir, en internet. Es importante recalcar este aspecto de seguridad: no solo no desaparecerán, sino que además nadie salvo tu empresa tendrá acceso.
Por tanto, no debes temer por la información. Si el ordenador se deteriora o sufre un accidente que lo hace inservible, tu facturación estará siempre ahí. Basta con conectarte desde otro dispositivo.
