¿Qué necesitas para cumplir con el reglamento Verifactu?

Con la llegada de VeriFactu en 2025, las facturas electrónicas adquieren un papel protagonista, y su incorrecto envío o gestión puede derivar en sanciones significativas. ¿Sabes si tu negocio está realmente preparado?

Desde los requisitos técnicos hasta los plazos de adaptación, son muchos los detalles que exigen atención inmediata. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que identifiques qué necesitas ajustar y cómo implementar los cambios con éxito, garantizando que te adaptas a la nueva normativa sin sobresaltos.

¿Qué es el Reglamento Verifactu?

Como te contamos en detalle en este post, el Reglamento Verifactu es una normativa destinada a regular la emisión de facturas electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y verificación de las operaciones comerciales. Este reglamento busca optimizar los procesos de facturación mediante sistemas tecnológicos seguros, alineados con las exigencias legales y fiscales.

Se trata de una de las principales novedades que introdujo la ley antifraude y, tras diversos retrasos, entrará en vigor de forma progresiva a partir de enero de 2026.

¿Cuáles son los objetivos de Verifactu?

La normativa Verifactu se engloba dentro de las iniciativas propuestas por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, aprobada para luchar contra la corrupción y el fraude fiscal y sus principales objetivos son:

• Reforzar la trazabilidad fiscal de las transacciones comerciales y las facturas correspondientes, en línea con el esfuerzo para reducir el fraude y la evasión fiscal.
• Establecer la obligatoriedad de la facturación electrónica para agilizar procesos y minimizar errores manuales.
• Unificar formatos y sistemas de validación para que todas las empresas, especialmente pymes y autónomos, puedan cumplir sin barreras técnicas.
• Facilitar el cumplimiento normativo y evitar multas por incumplimiento en plazos, formatos o autenticidad de las facturas.
• Impulsar la digitalización obligatoria en línea con las directivas europeas y las nuevas exigencias fiscales.

¿A quién afecta dicho reglamento?

Verifactu afecta a todas las personas físicas y jurídicas que emiten o reciben facturas en el ámbito comercial. En particular: pequeñas y medianas empresas (pymes), autónomos, grandes corporaciones y entidades gubernamentales que gestionan compras o contratos.

Hay que recordar que según datos del Ministerio del Interior, en España, las pymes suponen el 99,8%, por lo que estos cambios afectarán a un gran número de negocios. Es importante destacar que para la remisión de información a la Administración tributaria, se requiere una conexión a Internet.

Quedan exentos de cumplir con el reglamento Verifactu:

• Los territorios forales, que tienen sus propios sistemas de facturación, en muchos casos, similares a este sistema, como TicketBAI en el País Vasco.
• Las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información)
• Quienes no estén obligados a emitir facturas por sus operaciones, como los autónomos por módulos o en recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas.

Pero a quien más le va a afectar será a las empresas de facturación electrónica, como Holded, porque tienen nuevas obligaciones a la hora de cumplir con la AEAT.

Plazos a tener en cuenta

La entrada en vigor de Verifactu ha sufrido distintas demoras, motivados por el retraso del desarrollo reglamentario que debe definir cómo y cuándo se va a aplicar esta norma. A día de hoy, las fechas son las que te contamos a continuación:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas, sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras formas jurídicas que deben cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al Impuesto sobre Sociedades) tienen como plazo para adaptar sus programas de facturación hasta el 1 de enero de 2026.
• El resto de los obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades que, aunque deben cumplir con obligaciones de facturación, no están sujetas al Impuesto sobre Sociedades) disponen de un plazo límite hasta el 1 de julio de 2026.

Por su parte, los programas electrónicos de facturación, como es el caso de Holded, que son quienes realmente deben cumplir con las especificaciones marcadas por Verifactu, deberán estar completamente adaptados a los requisitos marcados por la normativa en julio de 2025.

¿Cómo cumplir con el Reglamento Verifactu?

Para cumplir con el Reglamento Verifactu has de asegurarte de tener un software de facturación electrónica. Así te asegurarás de cumplir los requisitos legales.

¿Qué requisitos legales se deben cumplir?

Existen una serie de requisitos legales que se deben cumplir a partir de la fecha límite de implantación.

1. Registro de actividades comerciales: Asegurarse de que las operaciones están registradas y verificables.
2. Emisión de facturas electrónicas: Utilizar sistemas compatibles y certificados.
3. Conservación de registros: Guardar las facturas durante el tiempo estipulado por la normativa fiscal.

¿Qué sistemas de facturación se pueden utilizar para adherirse al Reglamento Verifactu?

La normativa Verifactu no te obliga a utilizar su sistema concreto, sino que puedes elegir entre distintas opciones:

• Softwares de facturación certificados por la autoridad fiscal, como Holded, que además de permitirte cumplir con todos los requerimientos de la normativa, ya es colaborador social de la AEAT.
• Otro tipo de plataformas en la nube, siempre y cuando cuenten con verificación integrada.
• Sistemas de facturación empresarial ERP compatibles con la normativa Verifactu.

¿Qué características deben adoptar dichos sistemas para cumplir con este reglamento?

Los desarrolladores de este tipo de sistemas deberán hacer una declaración responsable que implica que el software reúne todas las características que demanda la AEAT:

• Inalterabilidad y trazabilidad de las facturas, es decir, capacidad para asegurar que las facturas que se envían no se pueden modificar a posteriori y que es posible seguir su trayectoria.
• Esto se consigue mediante la generación inmediata de un registro por cada factura emitida.
• Envío de la información a la AEAT de manera automática.
• Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
• Posibilidad de generar un registro de anulación en caso de que haya que eliminar una factura errónea.
• Integración de una herramienta criptográfica para añadir una huella o hash a las facturas, que permita su trazabilidad, y la firma electrónica. 

¿Cuáles son las ventajas y beneficios de seguir este reglamento?

Según explica Hacienda en una nota informativa, llevar la facturación con el sistema Verifactu tendrá sus ventajas. 

La Agencia Tributaria llevará directamente tu registro de IVA. Es decir, tus libros de ingresos y gastos, que es en lo que se basa tu contabilidad de autónomo. Esto facilitará la presentación de tus declaraciones fiscales. 

Aunque el envío automático a Hacienda de las facturas es opcional y cada empresa podrá decidir si sus facturas electrónicas son Verifactu o no Verifactu, la AEAT recomienda su uso por los siguientes motivos: 

• Mejora en la gestión administrativa: Los procesos son más eficientes y menos propensos a errores.
• Reducción del fraude fiscal: Al garantizar la verificación de cada operación.
• Facilidad en auditorías: La información organizada reduce el tiempo de revisión.
• Ahorro de tiempo y recursos: Automatización de tareas repetitivas.

Sanciones por incumplimiento

No respetar esta normativa conlleva penalizaciones importantes, tanto para quienes utilizan los sistemas como para los responsables de su desarrollo y distribución:

• Multas para las personas usuarias: Empresas y profesionales independientes que no empleen un software certificado podrían enfrentarse a sanciones de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal. Estas penalizaciones tienen como objetivo prevenir el uso de herramientas no autorizadas y combatir el fraude.
• Sanciones a desarrolladores de software: Los proveedores que no cumplan con los estándares establecidos podrían ser multados con hasta 150.000 euros al año. Esto refuerza la obligación de garantizar que las soluciones ofrecidas sean conformes a la ley.
• Falta de certificación en los programas: La comercialización o distribución de software sin los certificados correspondientes podría dar lugar a penalizaciones de hasta 1.000 euros por licencia.

Preguntas frecuentes