La tecnología OCR ha llegado a los negocios no sólo para quedarse, sino para seguir evolucionando la automatización de procesos y sistemas documentales. Concretamente, la contabilidad es una de las áreas más beneficiadas con la irrupción de estas herramientas, que facilitan la facturación y todos las acciones que rodean a este tipo de documentos.
A continuación desvelamos en qué consiste y cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres antes de mostrarte los mejores softwares.
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Empieza gratis hoy¿Qué es el OCR?
El OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres) es la tecnología que permite trasladar la imagen de un texto a un formato textual que puedan leer los dispositivos electrónicos. Por ejemplo, cuando se escanea un documento y el equipo lo guarda como imagen en principio, se utiliza el OCR para convertirlo a texto.
¿Qué debe tener un OCR para digitalizar facturas?
Un software OCR es el que desarrolla este proceso de forma automatizada, algo especialmente interesante en el ámbito de la facturación, sobre todo cuando el sistema es capaz de trasladar directamente los documentos a los archivos contables donde la propia herramienta almacena el resto de tickets y facturas de la empresa. Pero, ¿cómo debe funcionar?
- Validez legal del software para evitar guardar copias físicas de las facturas, ya que la aptitud del documento digital sería total.
- Precisión en el reconocimiento de caracteres para no cometer errores al convertir los datos clave de una factura.
- Cantidad de escaneos suficiente para responder a las necesidades de cada negocio.
- Diversas metodologías para trasladar las imágenes de las facturas a formato textual.
- Eficiencia a la hora de desarrollar los procesos de escaneo y conversión de cada documento.
- Variabilidad de formatos para ofrecer compatibilidad ante distintos tipos de archivo.
- Sistema de comprobación humana para certificar la validez de los escaneos.
Tipos de OCR
El reconocimiento óptico de caracteres presenta diversas variables en función de cómo se aplique sobre el documento y, sobre todo, de lo avanzada que esté la tecnología en cada caso, ya que en determinadas soluciones ya se aplica la mejora conocida como ICR, que permite perfeccionar la precisión de la lectura y conversión a texto.
Reconocimiento de palabras inteligente
El reconocimiento de palabras inteligente se basa en una tecnología superior que implementan los softwares OCR, el reconocimiento inteligente de caracteres, que permite, en este caso, la lectura de palabras completas para obtener la versión de texto de un archivo de imagen a partir de diversos patrones y atributos de imagen.
Reconocimiento óptico de marcas
Además de leer caracteres, es importante que un software OCR sea capaz de procesar otro tipo de elementos, como marcas de agua, símbolos o logotipos, que con frecuencia forman parte de la identificación de marca en las facturas emitidas -aunque también son comunes en otros tipos de documentos-.
Software inteligente para el reconocimiento óptico de caracteres
Tal como mencionábamos, el reconocimiento inteligente de caracteres, también conocido por las siglas ICR –Intelligent Character Recognition-, perfecciona la tecnología OCR, aunque en este caso lo hace procesando las imágenes por caracteres en lugar de por palabras. Se trata, en definitiva, de un sistema similar al que utilizamos los humanos al leer basado en el machine learning.
Software simple para el reconocimiento óptico de caracteres
El software simple OCR es la principal opción en este tipo de tecnología, aunque su evolución hacia el ICR se aplica cada vez en más organizaciones por su precisión. En este caso se trata de seguir patrones para leer carácter por carácter comparándolos con una base de datos interna, lo que muestra limitaciones según el tipo de fuente utilizada en el documento.
¿Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres?
Para entender en qué consiste la tecnología de reconocimiento óptico de carácteres es importante saber cómo se desarrolla el proceso que lleva a cabo el software OCR, desde que registra la imagen hasta que proporciona el resultado final.
Como vemos a continuación, pese a la velocidad a la que se obtiene la conversión, este proceso pasa por varias fases.
Obtención de la imagen
El primer paso en el proceso de conversión a texto mediante tecnología OCR reside en la obtención de la imagen, que puede tener lugar mediante escaneo, fotografía o subida de un documento previamente capturado y almacenado en el equipo.
Procesamiento de la información
A continuación, el software OCR procesa la información contenida en la imagen eliminando ruido y distorsiones y alineando el contenido. De este modo se mejora el contenido del archivo para facilitar el reconocimiento de los caracteres y su conversión a formato de texto.
Reconocimiento textual
A partir de esta fase comienza el reconocimiento del texto, cuyo inicio reside en detectar las secciones de los archivos que contienen texto antes de procesarlo y comenzar la transformación de un archivo de imagen en un archivo de texto.
Coincidencia entre patrones
En esta parte del proceso de reconocimiento óptico de la imagen, la tecnología compara el texto que ha detectado en el documento con los patrones almacenados en su propia base de datos, de modo que establece similitudes entre caracteres.
Extracción de características
En base a estos patrones, el sistema OCR identifica una serie de características comunes y define cada uno de los caracteres que componen el texto escaneado en la imagen. Es la última fase del proceso antes de la obtención del resultado final.
Procesamiento final
Tras el reconocimiento de caracteres el software OCR ofrece un resultado final, convirtiendo por fin la imagen obtenida en un documento de texto perfectamente legible y con el que trabajar, que en el caso de facturas conviene almacenar automáticamente en el propio programa.
Los 15 mejores software de OCR en la actualidad
Ahora sí, una vez entendemos cómo funciona un software OCR, llega el momento de conocer los mejores programas del mercado a la hora de ofrecer esta solución. En este sentido, conviene tener en cuenta no sólo el proceso de conversión textual, también las herramientas que complementan esta actividad para optimizar otros flujos de trabajo propios de la gestión del negocio.
Escáner OCR de Holded
Comenzamos hablando del que mejor conocemos: como software de gestión completa para autónomos y empresas, Holded te ofrece un escáner OCR como opción para la digitalización de facturas en papel, además de otras opciones que permiten transformar este tipo de documentos al formato electrónico. Su integración en la herramienta de contabilidad más completa del mercado incrementa sus posibilidades.
Entre otras cosas, la tecnología OCR de Holded te ofrece la posibilidad de identificar y gestionar duplicados, además de garantizar la validez legal de las facturas escaneadas y convertidas a formato digital y almacenarlas. Además, cuenta con app compatible con iOS y Android, lo que permite la gestión de facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar.
OnlineOCR
OnlineOCR es una herramienta online, como su propio nombre indica, que ofrece una gran precisión en la conversión textual de manera eficiente. Una de sus características principales es la infinidad de idiomas para los que ofrece el reconocimiento óptico de caracteres, algo que no se encuentra en otras aplicaciones.
Aunque no se trata de una solución enfocada en la gestión, sí ofrece algunas funciones complementarias para ajustar la calidad de la imagen o rotarla, algo que logra en gran variedad de archivos y formatos. Eso sí, no es recomendable para un uso diario elevado -sin registro únicamente ofrece 15 escaneos al día-.
SimpleOCR
SimpleOCR es un software que se caracteriza por facilitar la posibilidad de compartir los documentos escaneados, lo que convierte a este programa en una solución ideal para el trabajo en equipo. Es una de las opciones más sencillas del listado, pero propone un escaneado rápido y eficaz.
No obstante, cuenta con menos opciones -sobre todo a nivel avanzado- que el resto de alternativas, aunque su uso resulta muy sencillo. En definitiva, es una apuesta ideal para quienes necesiten un uso puntual de esta tecnología.
OCR.space
Esta solución basada en el reconocimiento óptico de caracteres y ubicada en la nube se utiliza para convertir documentos escaneados o fotografías obtenidas mediante dispositivos inteligentes. Para iniciar el proceso, OCR.space admite todo tipo de documentos procedentes directamente de una URL o en formato WEBP, JPG, PDF y PNG.
Este software OCR online ofrece opciones gratuitas y de pago, cuyas principales diferencias residen en el contenido publicitario y en el número de conversiones que se pueden ejecutar por dirección IP al día. Además, permite mejorar los documentos escaneados para incrementar su calidad y legibilidad y convertirlos a distintos formatos.
OCR de ChronoScan
Por su parte, ChronoScan es un software OCR que se puede descargar en escritorio para utilizar en PC, aunque también cuenta con versión online para trabajar desde cualquier equipo sin necesidad de instalación. En este caso hablamos de una herramienta con múltiples soluciones de gestión, si bien el reconocimiento óptico de caracteres es uno de sus fuertes.
Ofrece diversos planes de pago para todo tipo de profesionales y empresas de cualquier envergadura, y es una opción interesante para organizaciones que realizan multitud de escaneos diarios -incluso aquellas que ofrecen un servicio de escaneo a otros negocios-. Al tratarse de su especialidad, la conversión textual es muy precisa.
EdrawMind
Esta herramienta no está pensada específicamente para desarrollar procesos contables y de facturación, aunque podría ser útil en un momento dado. Su principal función es la gestión del conocimiento, creando mapas mentales a partir de fotografías.
No es una opción gratuita, pero merece la pena cuando el objetivo es desarrollar resúmenes y esquemas de contenido fotográfico o escritos a mano. Funciona apoyándose en un sistema propio de inteligencia artificial para analizar documentos escaneados en PDF.
Amazon Textract
Amazon Textract forma parte del elenco de softwares y soluciones que Amazon Web Services pone a disposición de sus clientes. Admite cualquier tipo de documento porque emplea tecnologías ICR para mejorar el reconocimiento óptico de caracteres, lo que supone la conversión a texto con total exactitud en cuestión de minutos.
Como sucede con Holded, al implementar otras soluciones de gestión, el OCR se complementa con distintas aplicaciones que facilitan el desarrollo de procesos de contabilidad y facturación. No obstante, el escaneo de Amazon Textract va más allá de las facturas, ya que es capaz de convertir en texto imágenes de todo tipo.
OCR de Klippa
Klippa es un software de pago que se emplea habitualmente en servicios financieros y en el sector público. Promete eficiencia en el escaneo y la conversión de documentos sin perder la precisión de los resultados. Además de facturas -uno de sus usos más habituales-, también es común su implementación en la lectura de contratos y pasaportes, entre otros documentos.
Ofrece tres vías diferentes de escaneo, como son su página web, la app para iOS y Android y el correo electrónico, además de ofrecer integraciones con diversas aplicaciones de gestión de terceros. Esto es, por un lado, ventajoso porque permite seguir usando los programas habituales, si bien lo recomendable es recurrir a un único software para la totalidad de los procesos de gestión.
FreeOCR
FreeOCR es una herramienta gratuita para el reconocimiento óptico de caracteres que, como tal, es una de las más básicas en este listado. No obstante, resulta más que suficiente para escaneos puntuales y es compatible con Windows, uno de los sistemas operativos más utilizados.
Como es lógico, incluye menos opciones que otras alternativas, sobre todo en materia de variedad de formatos y edición de las conversiones, además del número de escaneos permitidos al día.
OCR de Softworks
En el sector de los servicios de banca, principalmente financieros e hipotecarios, Softworks es una de las aplicaciones más utilizadas para el reconocimiento óptico de caracteres. Entre otros motivos, porque su precisión es una de las más altas del mercado en la conversión de imágenes y archivos PDF a documentos de texto.
Esto es así porque se apoya en una tecnología propia de inteligencia artificial para leer texto incluso en imágenes de baja calidad y documentos prácticamente ilegibles. Además, este recurso implica una mejora en el procesamiento de los archivos y, sobre todo, en la eficiencia y velocidad de conversión textual.
ABBYY FineReader
A diferencia de otros softwares OCR, ABBYY FineReader ofrece un buen número de posibilidades de edición de los escaneos, incluso en su versión gratuita, y lo hace con total precisión: una de las apuestas más seguras del sector a coste cero por los resultados que ofrece.
Por supuesto, su versión premium multiplica las opciones avanzadas, si bien no hay una gran diferencia con la oferta gratuita para quienes no le dan un uso profesional, incluso experto.
Lens OCR
Este software pertenece a Microsoft Office y, como tal, resulta especialmente útil para empresas y negocios que trabajan con Windows y su sistema de ofimática. Fuera del ámbito de la facturación, donde también se aplica, es muy recurrente en casos en los que se busca agilidad a la hora de convertir una imagen en texto.
Un proceso válido tanto en escritorio como en dispositivos inteligentes, a partir de la descarga de la aplicación para Android o iOS. Su uso es habitual para la conversión de texto en tarjetas de presentación, dibujos, pizarras, menús y cartas en el sector de la restauración, señales de tráfico o documentos escritos a mano.
PDF-XChange Editor
PDF-XChange Editor destaca principalmente por la diversidad de herramientas de edición que ofrece, tal como deja claro su nombre. Además, posiblemente presente una de las interfaces más intuitivas de este listado, si bien algunas de las funciones más avanzadas pueden resultar complicadas.
Cuenta con versión gratuita y de pago, si bien las licencias que ofrece de pago son de por vida. En cuanto a su rendimiento técnico, ofrece resultados de gran precisión en tiempos relativamente cortos, reduciendo considerablemente los posibles errores en la conversión textual.
OCR de Symphony
Nuevamente nos encontramos ante una herramienta que forma parte de un software más completo: Symphony Suite. Su operativa es algo diferente al de otros sistemas, ya que el OCR de Symphony rastrea todos los archivos de gestión de documentos hasta obtener todos los que se correspondan con PDF y TIFF en formato imagen para convertirlos.
En este caso se repite una dificultad común en algunas de estas aplicaciones -sí es un aspecto que puede resultar beneficioso en determinados contextos-, y es que hablamos de una herramienta que debe integrarse con otras para desarrollar todo su potencial, ya que Symphony Suite consta de diversas herramientas, pero no presta soluciones de gestión y trabajo con documentos.
OCR de Docsumo
Por último, el OCR online que ofrece Docsumo se caracteriza fundamentalmente por ser gratuito. Pese a ello, ofrece un rendimiento más que aceptable en el escaneo y conversión de imagen a formato textual, incluso en diseños complejos, aunque presenta limitaciones con respecto al peso del archivo.
Al tratarse de un software en línea -incluso cuenta con una extensión en Google Chrome-, los documentos se eliminan de sus servidores una vez procesados. Esto es una gran noticia para tu privacidad, pero no lo es cuando el propósito, además de escanear, es almacenar documentos con validez legal.
Ventajas de la tecnología OCR
La tendencia al alza en la incorporación de cualquier software OCR por parte de las empresas es fruto de las ventajas que ofrece en diversos ámbitos, especialmente en el de la contabilidad y la facturación. Entre estos beneficios, de hecho, destacan la posibilidad de trabajar con el texto contenido en imágenes y la mayor eficiencia en los procesos:
- Compatibilidad con la inteligencia artificial, que permiten llevar el reconocimiento óptico de caracteres un paso más allá y aplicarlo en otras áreas empresariales.
- Mayor facilidad en la consulta de datos y el trabajo con los archivos gracias a la conversión de documentos y su almacenamiento automático en el software.
- Incremento de la eficiencia productiva a partir de la creación de flujos de trabajo documentales mediante el escaneo y la conversión automática de los archivos.
- Eliminación de procesos físicos como el almacenamiento de archivos en papel, gracias a la existencia de softwares que garantizan la validez legal de los documentos.
- Reducción del trabajo humano en tareas repetitivas mediante un tipo de automatización que mejora su eficiencia y permite centrar esfuerzos en actividades más complejas.
La importancia de la tecnología OCR en facturación
Muchas de las facturas que se intercambian a día de hoy entre negocios -también entre empresas y particulares, aunque en este caso es menos relevante- continúan entregándose en papel. Sin embargo, este formato constituye un impedimento en su procesamiento, gestión, contabilización y almacenaje, por no hablar del riesgo de extravío del documento.
Independientemente de la eficiencia en los procesos, que es seguramente el principal beneficio de la tecnología OCR, softwares como Holded ofrecen la posibilidad de llevar la facturación un paso más allá desde el escaneo del documento hasta su contabilización en los libros de empresa y el almacenamiento del documento garantizando su validez legal.
