Cómo hacer una factura con 5 ejemplos

Si te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes tener en cuenta es la información obligatoria que debe contener. Al generarla, es fundamental inlcuir datos clavecomo el emisor y el cliente, la fecha y el número de factura, además de una descripción clara de los productos o servicios ofrecidos.

También deben indicarse los importes correspondientes (base imponible, IVA y, en su caso, el IRPF). No hay que olvidar el total a pagar. Además, para que la factura sea válida legalmente debe seguir un orden numérico coherente y contener toda la información obligatoria.

En este artículo puedes encontrar una explicación detallada sobre como hacer una factura de los modelos más comunes y usarlos de ejemplo para que la gestión de tu facturación no te dé quebraderos de cabeza. 

Para ello, es necesario recapitular un poco y empezar por los básicos entre los básicos: ¿qué es una factura? Y seguir con: ¿cuáles son los datos imprescindibles que deben aparecer independientemente de su modelo?

¿Qué es una factura?

Si recurrimos a la definición del diccionario encontramos: “Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla”. No lo hubiésemos resumido mejor. A fin de cuentas, una factura es un comprobante de una transacción.

Hay diferentes tipos de factura. Dependiendo de las necesidades de quien la emita, aparecerán unos datos u otros, en un orden específico. Un ejemplo de estilo sería la factura electrónica.

Debes tener en cuenta, y muy claros, cuáles son los datos que deben estar en una factura para que sea válida a ojos de la administración pública. Te los listamos a continuación.

¿Qué datos deben aparecer siempre en una factura?

Esta es la información que una factura debe incluir para considerarse legal:

1. Datos del emisor: debe incluir nombre y apellidos (en el caso de que sea un trabajador autónomo) o razón social (en el caso de las empresas, NIF/CIF, domicilio fiscal y datos de contacto (teléfono y/o correo electrónico)
2. Datos del receptor: debe incluir nombre y apellidos o razón social, dependiendo del caso, NIF en el caso de los autónomos o el CIF en el de las empresas y dirección fiscal
3. El número y/o serie. Es el código que nos ayudará a mantener el orden con nuestras facturas. Ha de seguir un orden correlativo, lo que significa que una factura emitida en junio no puede estar numerada con un número anterior a otra emitida en febrero. 
4. La fecha de expedición. Es uno de los factores más importantes porque determinará el trimestre en el que se tributará a Hacienda.
5. El concepto, el importe total y los impuestos facturados. El concepto es aquel servicio o producto por el que se factura y el importe, la cantidad acordada por la transacción, es decir, la cuota tributaria junto con la descripción de las operaciones prestadas.
6. Base imponible: calcular el importe total antes de impuestos.
7. Impuestos: aplicar el IVA y el IRPF (si corresponde) y calcular sus importes.
8. La forma de pago. Sección en la que se indica el método de pago. Por ejemplo, en efectivo, tarjeta o transferencia.

Cómo hacer una factura: ejemplos paso a paso

• Usa plantillas de factura. Todo es más fácil si cuentas con una plantilla para agilizar la creación de tus facturas. Podrás rellenar los datos de tus facturas en un documento adaptado a la ley que, además, se puede personalizar de manera sencilla y efectiva. En Holded es muy fácil montarlas y podrás elegir entre varios modelos.
• Asegúrate de que todo lo que vas a reflejar en tu documento de factura (datos, importe total, datos del cliente, impuestos, etc.) está consensuado por los dos profesionales implicados.
• Rellena tus facturas con todos los datos correctos. Conviene revisarlos porque, en el caso de que se escape algún error, puede acabar derivando en problemas para tu negocio.
• Decide si trabajarás en tu negocio con factura tradicional (en papel) o factura electrónica.
• Envía tu factura y conserva una copia.
• Observa que se cumplen los períodos de pago que hayas pactado.

Ejemplos de facturas

Teniendo en cuenta los requisitos que te hemos mencionado anteriormente, un ejemplo de factura sería el siguiente:

Factura
Número: 2025-004
Fecha: 03/07/2025

Emisor:
Nombre: Rafael Ruiz
NIF: 12345678A
Dirección:Avenida Principal, 45, 08001 Barcelona
Teléfono: 91 123 45 67
Email: rafael.ruiz@gmail.com 

Receptor:
Nombre: Escapada Technologies, S.L.
NIF: B12345678 
Dirección: Avenida Principal, 46, 08001 Barcelona

Concepto: Servicio de consultoría (10 horas) - 60€/hora: 600€, Desplazamiento: 70€, Total: 670€.

Base Imponible: 670€

IVA (21%): 140.70€

Total: 810.70€ 

Forma de pago: Transferencia bancaria a la cuenta 0000 0000 00 0000000000

Como existen diversos tipos de facturas, vamos a añadir un ejemplo práctico de los 5 tipos más comunes

1. Ordinaria

Como puedes ver, la factura ordinaria es la más común. Ahora bien, la forma en la que se distribuyan los datos depende de la persona que lo emita. Si estás aquí porque quieres conseguir un sistema rápido para liberarte de la facturación, existen herramientas para hacer que la emisión de estos documentos sea fácil y ágil. Por ejemplo, con el módulo de facturación de Holded podrás automatizar toda tu facturación y ganarás tiempo para dedicarte a otros aspectos de tu negocio.

2. Factura simplificada o ticket

La factura simplificada o ticket es lo mismo que lo anterior, pero de forma resumida. Es decir, es un documento o factura que no incluye los datos del cliente. Se usa habitualmente para agilizar los pagos y tienen una serie de requisitos para poder emitirlas:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los que se autoricen por el departamento de Gestión Tributaria.
• En operaciones donde el Reglamento de Facturación permite expedir tickets, siempre que no excedan de 3.000 euros con IVA incluido.

3. Proforma

La proforma no es una factura a efectos legales, es una especie de justificante que sirve para que ambas partes acuerden un compromiso de inversión futura. O dicho de otra manera, una mezcla entre factura y presupuesto. Suele tener la estructura de una factura normal y corriente aunque, tal y como puedes ver en el modelo adjunto, siempre ha de ir etiquetada como “factura proforma”.

4. Rectificativa

Una factura rectificativa, también conocida como factura de abono, es aquella factura que se emite para realizar modificaciones o ampliaciones de otra factura original. Sirve para subsanar errores de facturación y, a efectos prácticos, funciona como una factura normal y corriente igual que aquella a la que va a sustituir, pero con las cantidades correctas.

5. Recapitulativa

Las facturas recapitulativas sirven para agrupar distintas operaciones comerciales de un mismo cliente dentro de un mes natural. Es, tal y como puedes ver en el ejemplo de arriba, una factura ordinaria en la que usaremos los conceptos para reflejar cada una de las operaciones comerciales.

Esperamos que estos ejemplos de modelos de factura te sirvan de ayuda y lo tengas todo claro para poder emitir la que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu clientela.

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