En determinadas operaciones comerciales, la factura no la emite quien presta el servicio o entrega el bien, sino un tercero autorizado. Este mecanismo, conocido como factura emitida por terceros, está regulado legalmente y puede resultar muy útil en entornos con alta externalización o plataformas intermediarias.
En este artículo te vamos a explicar qué es la facturación a terceros, qué condiciones legales debes cumplir para utilizarla, cómo registrar correctamente una factura de compra emitida por un tercero, y qué implicaciones tiene en el marco del Suministro Inmediato de Información (SII).
Crea facturas electrónicas en segundos
Con esta herramienta gratuita puedes crear y enviar facturas personalizadas.
Crea tu factura¿Qué es una factura emitida por terceros?
Una factura emitida por terceros es aquella que no es expedida directamente por el proveedor del bien o servicio, sino por un tercero autorizado, normalmente el cliente o una plataforma intermediaria, en nombre del prestador. Es decir, aunque tú seas quien vende el producto o realiza el servicio, otra persona o entidad emite la factura en tu nombre.
Las facturas emitidas por terceros son habituales en situaciones como:
- Empresas que delegan la facturación a sus clientes por acuerdo previo.
- Plataformas digitales que facturan en nombre de los vendedores como por ejemplo, marketplaces.
- Grupos empresariales donde una sociedad centraliza la emisión de facturas para varias filiales.
Lo importante es que, aunque el documento lo emita un tercero, la responsabilidad sobre el contenido de la factura sigue recayendo en el emisor real de la operación, que debe asegurarse de que los datos son correctos y están completos.
Ventajas de la facturación a terceros
Emitir una factura a través de un tercero es una práctica cada vez más común, especialmente en sectores donde se externaliza la gestión administrativa. Como cualquier sistema, tiene sus ventajas.
- Simplificación administrativa: especialmente en entornos con alto volumen de operaciones repetitivas.
- Automatización del proceso cuando se delega en plataformas digitales.
- Mejora la coherencia en la numeración y control fiscal si se gestiona desde un punto único.
Desventajas de facturar a terceros
A pesar de los beneficios, ésta práctica conlleva también ciertos riesgos y limitaciones, ya que si no se sabe cómo numerar las facturas correctamente se pueden caer en ciertos errores comunes.
- Pérdida de control directo sobre la emisión del documento fiscal.
- Mayor riesgo de errores contables o fiscales, si no se valida correctamente la información.
- Necesidad de establecer un acuerdo formal entre las partes y cumplir requisitos estrictos marcados por la Agencia Tributaria.
¿Qué dice la ley sobre la facturación a terceros?
La facturación emitida por terceros está permitida y regulada por la Agencia Tributaria, siempre que se cumplan una serie de condiciones legales que aseguren la validez fiscal del documento.
La normativa aplicable se encuentra en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que establece los requisitos que deben cumplir las facturas expedidas por terceros o por el propio destinatario de la operación.
La normativa establece que el proveedor debe autorizar expresamente al tercero para emitir facturas en su nombre, pero la responsabilidad del contenido sigue siendo del proveedor o prestador real del servicio.
Por lo que respecta a los plazos, la factura debe emitirse en el momento de realización de la operación o en el plazo legal máximo, que generalmente es antes del día 16 del mes siguiente y el emisor real siempre debe recibir copia de la factura emitida por el tercero.
Finalmente, y como en cualquier otro caso, se debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad del documento.
Este sistema, aunque legítimo, exige un acuerdo expreso y verificable entre las partes. Sin dicho acuerdo, la factura carece de validez fiscal.
Para poder acogerte a este sistema de facturación emitida por terceros, es imprescindible que ambas partes estén correctamente identificadas y dadas de alta en Hacienda, lo que debes gestionar a través del modelo 036.
Qué requisitos debo cumplir para emitir una factura a terceros
Emitir una factura en nombre de otro requiere cumplir con varios requisitos formales que garanticen su validez legal y fiscal. Tanto el emisor real como el tercero que genera la factura deben asegurarse de seguir el marco regulado por la Agencia Tributaria. Además, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Autorización previa y por escrito: el proveedor o prestador del servicio debe autorizar expresamente al tercero para emitir facturas en su nombre. Esta autorización debe ser documentada y estar disponible ante una posible inspección.
- Acuerdo entre las partes: el acuerdo debe especificar el contenido, la frecuencia y el sistema de emisión de las facturas. También debe quedar claro quién garantiza la custodia y conservación de los documentos.
- Recepción y conformidad: el proveedor debe recibir una copia de la factura emitida por el tercero y confirmar que está conforme con la información contenida en ella.
- Plazo de emisión: la factura debe emitirse dentro de los plazos legales, es decir, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
- Contenido completo y exacto: debe contener todos los datos exigidos en una factura ordinaria como la identificación de ambas partes, la descripción de la operación, la base imponible, el tipo impositivo, el IVA repercutido, etc.
- Numeración correlativa: aunque el documento lo emita un tercero, debe integrarse correctamente en la serie de numeración del proveedor original.
Estos requisitos permiten asegurar que la factura sea válida desde el punto de vista contable y fiscal y que tanto el proveedor como el tercero cumplen sus respectivas obligaciones.
¿Cómo se emite una factura a terceros?
La emisión de una factura por parte de un tercero implica que una persona o entidad distinta al proveedor genere el documento en su nombre, respetando todos los requisitos legales. Aunque el proceso es similar al de una factura tradicional, tiene ciertas particularidades clave.
El primer paso es el establecimiento de un acuerdo formal previo y por escrito entre el proveedor y el tercero que expedirá las facturas. En este punto, además, se deben recopilar los datos necesarios para facturar, como el NIF del proveedor, datos del cliente, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicable, etc.
Aunque la emita un tercero, la factura debe incluir los datos fiscales del proveedor (quien realiza la operación) como emisor principal e indicar expresamente que ha sido emitida “por cuenta del proveedor”.
La numeración de la factura tendrá que respetar la numeración y secuencia del emisor, integrándose correctamente en su sistema contable, y este debe recibir una copia para su validación y registro contable.
¿Cómo puedo registrar una factura emitida por un tercero a mi nombre?
Aunque hayas solicitado a un tercero que emita una factura en tu nombre, recuerda que sigues siendo el responsable de registrarla correctamente en tu contabilidad, ya que fiscalmente la operación te corresponde a ti. El hecho de que el documento lo haya generado otra persona no modifica tu obligación de declarar el ingreso o gasto.
Lo primero que debes hacer es verificar la factura recibida, asegurándote de que los datos son correctos, especialmente la identificación fiscal, la descripción de la operación, la base imponible y el IVA.
A continuación, archiva la factura junto con el acuerdo de facturación a terceros; este respaldo puede ser solicitado por la Agencia Tributaria en una posible inspección.
Como en cualquier otro caso, registra el ingreso en tus libros de contabilidad y repercute el IVA correspondiente. Integra la numeración en tu sistema de facturación respetando tu serie y secuencia de numeración.
Finalmente, declara la factura a través de los modelos correspondientes en tus declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303) y, si aplica, en el modelo 347 de operaciones con terceros.
El SII y la facturación a terceros
El Suministro Inmediato de Información (SII) es el sistema de gestión del IVA que obliga a ciertos contribuyentes a enviar los registros de facturación de forma electrónica y casi en tiempo real a la Agencia Tributaria.
En el caso de las facturas emitidas por terceros, la obligación de informar sigue recayendo sobre el proveedor, no sobre quien emite materialmente la factura.
Esto implica que, si estás acogido a este sistema, tienes un plazo de 4 días hábiles desde la expedición para remitirla a la AEAT, además del resto de condiciones que ya hemos comentado (mención expresa a la emisión por un tercero, registro de facturas expedidas y acuerdo previo por escrito que justifique esta modalidad).
¿Y si tú eres el tercero que emite la factura?
Si no eres el proveedor, no tienes obligación directa ante el SII. Pero sí debes asegurarte de que la factura contiene todos los datos requeridos por ley y el proveedor la recibe correctamente y puede incluirla en su envío al SII.
