¿Cómo puede un autónomo desgravarse las dietas?

Cuando eres autónomo, cada gasto cuenta, y las dietas, es decir, los gastos en comidas y desplazamientos relacionados con tu actividad profesional, pueden suponer un importante ahorro fiscal. Sin embargo, este es uno de los temas que más dudas genera: ¿cuándo es deducible una comida?, ¿qué requisitos deben cumplirse?, ¿cómo se justifica correctamente un viaje?

Entender bien cómo funcionan las dietas y qué exige Hacienda para poder desgravar estos gastos es clave para evitar problemas y optimizar tu declaración. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para deducir tus dietas como autónomo de forma legal y efectiva.

¿Qué son las dietas en el contexto de los autónomos?

En el ámbito fiscal, las dietas son los gastos que un autónomo puede generar cuando se ve obligado a salir de su lugar habitual de trabajo por motivos profesionales. Estos gastos están relacionados principalmente con el mantenimiento, el desplazamiento y el alojamiento, y pueden ser deducibles siempre que cumplan ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

Requisitos generales para deducir dietas

Para que los gastos en dietas sean considerados deducibles por la Agencia Tributaria es imprescindible que cumplan una serie de requisitos. No basta con haber realizado el gasto: hay que justificarlo, vincularlo con la actividad económica y seguir ciertas normas formales específicas. Estos son los criterios principales que debes tener en cuenta:

• Justificación documental. La deducción solo es válida si presentas una factura completa emitida por el establecimiento donde hayas realizado el gasto (restaurante, hotel, etc.). No sirven los tiques ni los justificantes simplificados. La factura debe incluir todos los datos fiscales obligatorios, como tu nombre, NIF y concepto detallado.
• Relación directa con la actividad profesional. El gasto debe estar vinculado a tu actividad económica, es decir, debe haberse producido con motivo de un desplazamiento profesional: una visita a un cliente, un evento de trabajo, una reunión fuera del entorno habitual, etc. No se aceptarán dietas asociadas a actividades personales o ajenas a la profesión.
• Registro en la contabilidad o libros de gastos. Las dietas deben estar debidamente registradas en tus libros contables (libro de gastos o libro de ingresos y gastos, según el régimen fiscal). Es esencial mantener un control ordenado y actualizado para justificar el gasto ante cualquier inspección o requerimiento de Hacienda.
• Pago mediante medios electrónicos. Desde 2018, la normativa exige que las dietas se abonen mediante medios electrónicos (tarjeta bancaria, transferencia, Bizum, etc.). No se aceptan pagos en efectivo si se pretende deducir el gasto. Este requisito permite a la Agencia Tributaria verificar la trazabilidad del gasto y garantizar su autenticidad.

Cumplir con estos requisitos es fundamental para evitar sanciones y asegurar que las dietas se deduzcan correctamente. Una gestión cuidadosa y bien documentada puede suponerte un importante ahorro fiscal.

¿Se pueden deducir las dietas en el IVA?

Una de las dudas más comunes entre los autónomos es si las dietas también pueden deducirse en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), además del IRPF. La respuesta es que sí, es posible deducir el IVA de ciertos gastos en dietas, pero solo si se cumplen unas condiciones muy concretas que establece la Ley del IVA.

A continuación, te contamos qué tipo de dietas pueden beneficiarse de esta deducción, qué requisitos debes cumplir y qué errores evitar.

¿Qué dietas son deducibles en IVA?

No todas las dietas permiten recuperar el IVA soportado. En general, solo son deducibles a través del modelo 130 aquellas relacionadas con la manutención y el alojamiento, siempre que sean necesarias para la actividad económica, estén debidamente justificadas con una factura completa y respondan a una obligación del autónomo de desplazarse fuera de su entorno habitual de trabajo.

Por ejemplo, una comida con un cliente en otra ciudad o el alojamiento en un hotel por un viaje de trabajo podrían ser gastos con IVA deducible.

Requisitos específicos según la Ley del IVA

La normativa del IVA establece ciertos requisitos adicionales para poder deducir el impuesto:

• Factura completa: debe incluir todos los datos fiscales del autónomo, especialmente el NIF.
  
• Vinculación directa con la actividad profesional: es necesario demostrar que el gasto tiene una relación directa con el desarrollo del negocio.
  
• No considerarse uso personal: el gasto no debe tener un carácter privado, ya que en ese caso se considera no deducible.
  
• Pago mediante medios verificables: al igual que en el IRPF, se recomienda realizar el pago por medios electrónicos.

Ejemplos prácticos

• Deducible: vas a otra ciudad para una reunión con un cliente. Comes en un restaurante y pides una factura con tus datos fiscales. Pagas con tarjeta. Puedes deducir el IVA.
  
• No deducible: almuerzas cerca de tu oficina sin reunión o actividad profesional concreta y solo tienes el tique. No puedes deducir el IVA ni justificar el gasto.
  
• No deducible: haces un viaje personal y cenas en un restaurante sin vinculación con tu trabajo. Aunque pidas factura, no es deducible por tratarse de un gasto privado.

¿Se pueden deducir las dietas en el IRPF?

Sí, como autónomo puedes deducir ciertos gastos en dietas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), siempre que cumplas una serie de condiciones fijadas por la Agencia Tributaria. 

Sin embargo, este es uno de los aspectos que más confusión genera, ya que Hacienda establece criterios muy específicos sobre cuándo y cómo pueden aplicarse estas deducciones.

Criterios de Hacienda

Como en el caso de la deducción del IVA, Hacienda tiene ciertas exigencias muy claras que marcan la frontera entre los gastos por dietas que puedes deducir del IRPF y los que no. Para que sea deducible, la dieta debe:

• Estar directamente relacionado con la actividad económica.
• Responder a una necesidad real de desplazamiento fuera del domicilio habitual y del centro de trabajo.
• Estar justificado mediante una factura completa y no simplemente con un tique.
• Estar debidamente registrado en tu contabilidad como autónomo.
• Haber sido pagado por medios electrónicos, no en efectivo.

Hacienda es especialmente estricta con la justificación de las dietas deducibles del IRPF, por lo que conviene que conserves toda la documentación relacionada con el gasto y, si es posible, una explicación clara del motivo del desplazamiento o de la reunión profesional.

Límites y cuantías exentas

La Ley del IRPF establece unos límites diarios exentos de tributación para los gastos en dietas, que también sirven como referencia para lo que es razonable deducir.

En el caso de desplazamientos sin pernocta, es decir, en aquellos en los que no pasas la noche fuera, se permiten hasta 26,67 € diarios en territorio nacional y 48,08 € en el extranjero.

Por el contrario, en el caso de que exista pernocta, podrás deducir hasta 53,34 € diarios en territorio nacional, que se incrementan hasta 91,35 € en el extranjero.

Estas cantidades no tributan y pueden deducirse si se cumplen todos los requisitos. Si el gasto supera estos límites, la parte excedente deberá tributar como rendimiento.

Casos aceptados y denegados por la AEAT

Aunque en teoría puede parecer muy sencillo justificar las dietas correspondientes a un viaje de trabajo, debes tener en cuenta que la AEAT puede decidir en base a criterios que, en ocasiones, pueden resultar controvertidos.

Así, es relativamente sencillo que Hacienda te permita deducir una comida tras un desplazamiento a otra ciudad para reunirte con un cliente, si dispones de factura y has realizado el pago con tarjeta, o bien un alojamiento en hotel durante un viaje profesional, siempre que tengas una factura a tu nombre.

Ahora bien, se han dado casos en los que se ha rechazado la deducción de comidas en el lugar habitual de trabajo sin justificación clara de su relación con la actividad o dietas sospechosas de estar relacionadas con con actividades personales o familiares, aún cuando se haya emitido una factura completa y legal por las mismas.

Consejos prácticos para deducir sin problemas

Deducir dietas correctamente puede suponerte un ahorro significativo, pero también puede convertirse en un quebradero de cabeza si no sigues ciertos criterios básicos. A continuación, te compartimos una serie de consejos prácticos para que puedas deducir tus gastos en comidas y viajes con total tranquilidad ante Hacienda.

¿Cómo justificar las dietas ante Hacienda?

La clave para deducir sin problemas está en justificar correctamente cada gasto. Hacienda puede requerirte pruebas que demuestren que las dietas están directamente vinculadas con tu actividad profesional y debes poder aportarlas. Por eso es fundamental que:

• Puedas explicar y justificar el motivo del desplazamiento o reunión profesional.
• Dispongas de la correspondiente factura a tu nombre, en vez de un simple ticket.
• Puedas demostrar que el gasto no tiene carácter personal.

Factura vs ticket

Uno de los errores más comunes es presentar un ticket en lugar de una factura completa. Aunque el ticket puede servir como prueba de pago, no es válido para deducir el IVA ni garantiza la deducibilidad en IRPF.

Si deduces un gasto sin una factura válida o sin relación con tu actividad, Hacienda puede rechazar la deducción y aplicar sanciones, que oscilan entre el 50 % y el 150 % del importe mal deducido, además de los correspondientes intereses de demora.

Cómo conservar y clasificar las facturas

Mantener un sistema organizado para guardar tus facturas es esencial. Algunos consejos importantes son guardar todas las facturas durante al menos 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal y clasificarlas por tipo de gasto (manutención, alojamiento, transporte) y por fecha.

Además, nuestra recomendación es que te asegures de que tus facturas estén digitalizadas, lo que te facilitará localizarlas rápidamente en caso de inspección o pérdida de documentos físicos.

Uso de apps y herramientas para el control de gastos

Hoy en día existen múltiples aplicaciones y distintos softwares de contabilidad que pueden ayudarte a registrar, clasificar y conservar tus gastos de forma automatizada. Una solución como Holded puede ayudarte a tener todas tus facturas organizadas y a presentarlas de la forma más adecuada para deducir todos tus gastos ante Hacienda.

Consulta con asesoría si hay dudas sobre la deducibilidad

Si no estás seguro de si un gasto es o no deducible deducible como dieta, lo más recomendable es que consultes con tu asesoría fiscal, que puede ayudarte a maximizar tus deducciones legales y optimizar tu carga fiscal.

Recuerda: deducir es tu derecho, pero hacerlo bien es tu responsabilidad.