¿Es obligatoria la factura electrónica? Conoce a quién afecta y cuándo entra en vigor

La factura electrónica está transformando la manera en que las empresas gestionan sus operaciones, pero ¿sabes si estás obligado a implementarla? Previsiblemente, en 2026 se generalizará el uso de este formato, por lo que aún tienes tiempo para adaptarte sin problemas.

En este artículo te contamos en qué casos es obligatoria la factura electrónica y qué perfiles empresariales deben adoptarla, para que puedas prepararte con antelación y evitar sanciones. ¡Sigue leyendo para no quedarte atrás!

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital equivalente a una factura tradicional en papel, pero con la ventaja de que se emite, se recibe y se conserva digitalmente. A diferencia de un PDF escaneado, una factura electrónica válida debe cumplir con ciertos requisitos legales, como un formato estructurado (por ejemplo, XML) y ser enviada a través de sistemas autorizados para garantizar su autenticidad e integridad.

Su objetivo principal es simplificar procesos, reducir costes y garantizar una mayor transparencia en las operaciones. Además, cumple con estrictos requisitos de autenticidad e integridad. ¿El resultado? Una gestión más eficiente y segura para empresas y autónomos.

¿Cuándo será obligatorio el uso de la factura electrónica? 

La factura electrónica será obligatoria en España para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas) a partir de 2026, aunque su aplicación se hará de manera escalonada y por fases. El objetivo es facilitar a los negocios la incorporación de este cambio tan importante, que exige de nuevos procesos y un despliegue de recursos.

Actualmente no hay una fecha concreta de entrada en vigor de la obligación de facturar electrónicamente, ya que depende de la publicación del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece, aunque lo que sí sabemos con seguridad son los plazos que empezarán a contar en ese momento:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

A partir de esa fecha será obligatoria también la conservación de las facturas de manera digital durante un período mínimo de 4 años, accesibles para su inspección si se requiere.

Asimismo, se recomienda la integración de la facturación electrónica con otros sistemas, como la contabilidad o la declaración de impuestos, para facilitar su gestión y reducir errores.

Conoces los Sistemas informáticos de Facturación? Te contamos todo lo que necesitas saber en este post.

Factura Electrónica y Verifactu

Con la entrada en vigor de Verifactu, el sistema de verificación de facturas previsto por la Ley Antifraude, el 29 de julio de 2025, la obligación más urgente atañe a los programas de facturación, cuyo plazo para adaptarse a la normativa finalizaba en esa fecha. A partir de este momento:

• Las empresas (personas jurídicas) estarán obligadas a utilizar un software de facturación compatible con este sistema a partir del 1 de enero de 2026.
• Por su parte, los autónomos y el resto de contribuyentes disponen de algo más de plazo, concretamente hasta el 1 de julio de 2026. 

Es importante destacar que, por el momento, no existe obligación de enviar las facturas electrónicas a la AEAT mediante Verifactu (excepto en el caso de aquellas empresas que ya estuvieran obligadas, por ejemplo, las que facturan a la Administración), sino únicamente de utilizar un sistema homologado, como Holded.

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Ley Crea y Crece: nueva normativa para autónomos

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, popularmente conocida como Ley Crea y Crece, nace con el objetivo principal de favorecer el emprendimiento reduciendo la burocracia, pero también fomentar la digitalización de las empresas para evitar morosidad y aumentar la transparencia entre empresa.

Digitalizar y mejorar la transparencia

La digitalización de las empresas establecerá la obligación progresiva de uso de la factura electrónica, que ya deben cumplir las empresas que facturen a ayuntamientos y administraciones públicas y se implantará de forma progresiva para el resto de empresas y autónomos.

Menos burocracia para crear empresas

Con el objetivo de facilitar la creación de empresas, ahora será posible realizar todos los trámites en 24 horas, con un capital social inferior a los 3.000 euros que se requerían anteriormente (incluso de 1 euro, en algunos casos). Además, en el caso de que el capital social sea inferior a dicha cifra, no hay que realizar escritura notarial, sino que es suficiente un documento privado, lo que ayuda a reducir los costes.

La simplificación del proceso supondrá que todos los trámites puedan realizarse en la ventanilla única del portal CIRCE: registro mercantil, Hacienda, Seguridad Social, etc.

Lucha contra la morosidad

La ley prevé medidas para luchar contra la morosidad, como plazos más estrictos para las empresas y administraciones públicas, que deben pagar a sus proveedores en un máximo de 30 días, y sanciones más duras para quiénes incumplan dichos plazos.

¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica para todas las empresas?

La obligación de emitir facturas electrónicas se implantará de forma progresiva hasta alcanzar a todas las empresas y autónomos, previsiblemente a partir de 2026, aunque depende de la aprobación del desarrollo reglamentario de la ley.

• Facturación a Administraciones Públicas: todos los autónomos y empresas que realizan operaciones con la Administración Pública ya que están obligados a facturar de forma electrónica desde enero de 2015.
• Empresas que facturen más de 8 millones de euros: tendrán un plazo de 12 meses a partir de ese momento para adaptarse a la facturación electrónica.
• Resto de las empresas y autónomos: dispondrán de 12 meses adicionales para comenzar a utilizar la factura electrónica, es decir un total de dos años desde la publicación del reglamento.

Es posible que se establezcan algunas exclusiones a la obligación de utilizar la factura electrónica, como los autónomos que únicamente facturen a empresas extranjeras sin establecimiento permanente en España, aunque es algo pendiente de confirmar.

¿Quién está exento de emitir factura electrónica?

La obligación de facturación electrónica también contempla exenciones para algunos contribuyentes, en función de su volumen de negocio y de su sector, como los autónomos y pymes que facturen menos de 85.000 euros al año, así como aquellos que tributen bajo el régimen de módulos, algunas actividades agrícolas y el comercio mayorista.

Tampoco se obligará a emitir facturas electrónicas en operaciones de bajo importe, como las inferiores a 400 euros o todas aquellas que ya se justifican mediante facturas simplificadas; así como las de importes inferiores a 3.000 euros en sectores como hostelería, transporte de pasajeros y peluquerías, entre otros.

Aquellas empresas o autónomos que trabajen con clientes procedentes de fuera de España tampoco estarán obligados a emitir facturas electrónicas, pero solo en estas operaciones.

¿Qué implica la obligatoriedad de la factura electrónica?

Los autónomos y empresas obligados a facturar de forma electrónica tendrán que adaptar sus procesos, especialmente en 3 ámbitos concretos:

• El primero de ellos es la emisión, que afecta a todas las relaciones comerciales con otros autónomos y empresas con sede dentro del territorio nacional.
• El segundo es la recepción y la gestión de las facturas, ya que será necesario contar con los medios necesarios para recibir facturas electrónicas de sus proveedores, así como para gestionarlas y archivarlas conforme a la normativa.
• Finalmente, entrará en vigor la obligación de enviar todas las facturas electrónicas a la AEAT mediante el sistema Verifactu, que ha entrado en vigor en julio de 2025 y cuyo uso se estandarizará de forma progresiva a lo largo de 2026.

¿Cuál es el objetivo de la obligatoriedad de la factura electrónica?

La generalización de uso de la factura electrónica está prevista dentro de las disposiciones de la Ley Crea y Crece como acción fundamental en la lucha contra la morosidad y fomento de la eficiencia y la transparencia en las transacciones económicas de las empresas, al mismo tiempo que se facilita y favorece la digitalización del tejido empresarial español.

Otros objetivos de la norma se refieren a la reducción de costes asociados, especialmente, al uso de papel, el envío y el almacenamiento de las facturas; una mayor trazabilidad, gracias a la centralización de los datos y la facilidad de acceso a los mismos que permite la digitalización; y una mejor eficiencia en los procesos, derivada de las acciones anteriores.

Además, la progresiva digitalización ayudará a facilitar el cumplimiento fiscal de las empresas, gracias a la reducción de posibles errores humanos, y contribuirá a mejorar la competitividad de las empresas, que podrán derivar recursos dedicados a procesos obsoletos, mejorando su eficiencia y productividad.

La generalización del uso de la factura electrónica aporta grandes beneficios y ayuda a transformar la gestión de los autónomos. Más allá de cumplir con la normativa, ofrece ventajas clave:

• Reduce gastos en papel, impresión, envío y almacenamiento
• Centraliza todas las facturas en formato digital
• Facilita el acceso y consulta
• Minimiza errores
• Asegura que las facturas cumplan con los requisitos legales
• Agiliza la contabilidad
• Simplifica las declaraciones fiscales
• Contribuye a reducir el impacto ambiental

Sanciones por incumplimiento de la obligatoriedad de la factura electrónica

La normativa prevé, asimismo, multas y sanciones para aquellas empresas y autónomos que, estando obligados, no cumplan con la emisión, gestión, recepción y archivo de facturas electrónicas, así como por no utilizar programas homologados o, más grave aún, optar por softwares de doble uso.

• Multas administrativas: hasta 10.000 euros por infracción, incrementadas en casos de reincidencia.
• 1% del valor total de las operaciones no facturado
• as digitalmente, con un mínimo de 300€ y un máximo de 6.000€ por trimestre
• Por almacenamiento irregular de facturas, podría haber sanciones de 300€ por operación afectada o 2% del importe (el que sea mayor) si no se conservan durante el plazo legal (4 años).
• Hasta 10.000€ por incumplimiento de la emisión de facturas electrónicas B2B o restricción a su acceso para las empresas obligadas.

Además, están previstas sanciones en caso de falta de trazabilidad de las facturas o vulneración de la integridad documental de las mismas. Más allá de las multas económicas, podrías enfrentarte a la pérdida del Kit Digital (que también puedes utilizar para adaptarte a la facturación electrónica) y los casos más graves pueden llegar a sancionarse con la suspensión temporal del negocio o la cancelación del registro del contribuyente.

¿Cómo adaptarse al uso de la factura electrónica siendo autónomo?

Adaptarse a la factura electrónica como autónomo es sencillo y esencial. Necesitarás comprender las exigencias legales y también en qué consiste la factura electrónica.

Una vez tengas las bases, estos son los pasos clave para hacerlo sin complicaciones:

• Obtén un software de facturación electrónica
• Configura tu certificado digital
• Familiarízate con el nuevo formato de facturas
• Asegúrate de almacenar los datos de forma segura
• Mantén actualizada tu base de datos
• Comunícate con proveedores y clientes para hacer el salto digital

Con estos pasos, no solo cumplirás con la normativa, sino que mejorarás la eficiencia de tu gestión administrativa.

Consejos para que los autónomos implementen la factura electrónica

Es importante que la incorporación de la factura electrónica se lleve a cabo con una serie de buenas prácticas. Así podrás cumplir la ley con mayor seguridad, y además como autónomo ganarás tiempo, gracias a los recursos y tips adecuados.

• Exige a los clientes la factura electrónica
• Utiliza una plataforma de facturación electrónica confiable
• Protege los datos personales con seguridad informática
• Mantén registros organizados de tu facturación
• Infórmate de manera regular sobre novedades en las legislaciones
• Apóyate o pide asesoría a un experto en contabilidad 

¿Qué programas se pueden utilizar para facturar electrónicamente?

En el mercado hay muchas soluciones de facturación para empresas, sin embargo, asegúrate de optar por un programa intuitivo, en la nube, integrable con el resto de herramientas que utilices y escalable.

Holded es un ERP en la nube que cuenta con un módulo de facturación completo y fácil de usar. Cumple con la normativa fiscal y permite enviar facturas en formato digital. Además, también es útil para organizar y almacenar datos fiscales de forma eficiente. Se conecta con plataformas de contabilidad, bancarias y de gestión de inventarios. Es una herramienta ideal para autónomos que buscan optimizar su facturación y cumplir con la ley en España.

Formatos recomendados para la facturación electrónica

Los formatos recomendados para la facturación electrónica están diseñados para garantizar la validez legal y la compatibilidad con las autoridades fiscales. Los más comunes son:

• Facturae, basado en el lenguaje XML
• PDF con firma electrónica
• EDI (Intercambio Electrónico de Datos, por sus siglas en inglés)
• UBL(Universal Business Language)

En España Facturae es el formato estandarizado, utilizado tanto por empresas como por autónomos. Es compatible con la Agencia Tributaria y asegura la autenticidad e integridad de la factura.